- Xuất NVL cho sản xuất
Phụ lục 20: Bảng phân bổ NVL
3.2.3. Giải pháp 3: hoàn thiện công tác kế toán quản lý NVL
Việc quản lý vật tư ở Công ty tương đối chặt chẽ và đảm bảo đúng nguyên tắc. Tuy nhiên, qua thực tế ở các đội tại nơi có các công trình XD ta nhận thấy còn thiếu sót trong việc quản lý, gây lãng phí mất vật tư, việc giao nhận và thu mua còn chưa được đong đếm kỹ lưỡng. Để thuận tiện cho việc quản lý, Công ty cần XD các nhà kho tạm thời để chứa NVL, quản lý việc đong đếm chặt chẽ hơn để giảm bớt việc thất thoát vật tư một các vô ý. Trong qua trình thu mua cần phải tham khảo giá cả kỹ lưỡng, chất lượng, khối lượng và đảm bảo chọn nhà cung cấp có khả năng dồi dào, đảm bảo việc thi công không bị gián đoạn.Để đảm bảo quản lý tốt NVL tại các công trình, cuối kỳ kế toán vật tư lập “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” (ban hành theo QĐ 2006 QĐ - BTC), như vậy giúp cho việc kiểm kê NVL tại kho được phản ánh chính xác, kịp thời, tránh lãng phí vật liệu, giúp cho công tác quản lý NVL dễ dàng hơn
Phụ lục 22: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Ngoài ra, để quản lý tốt NVl, phòng vật tư lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư rồi phát cho các đội sản xuất. Phụ trách đội tính toán khối lượng công việc và nhu cầu vật tư viết vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư rồi chuyển lên phòng vật tư.Phòng vật tư dựa vào dự toán công trình và tiến độ thi công kiểm tra và trình lãnh đạo phê duyêt số vật liệu được cấp ghi vào cột duyệt cấp, ký vào phiếu yêu cầu rồi đưa phiếu cho người yêu cầu xuống kho lấy vật tư. Thủ kho căn cứ vào cột duyệt cấp của phiếu yêu cầu để xuất kho vật tư.
Phụ lục 23: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư
Hiện nay, công ty chưa phân loại VL mà tất cả VL đều là NVL chính, công ty có thể phân loại như sau:
NVL chính: sắt, thép, gạch, ngói…. NVL phụ: Sơn, giấy dán tường….
Việc phân loại rõ ràng giúp cho việc theo dõi quản lý NVL được tốt hơn
Ngoài ra để quản lý tốt NVL, tránh việc nhầm lẫn thiếu xót, công ty nên sử dụng “ Sổ danh điểm vật tư” sổ này là sổ tổng hợp NVL một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán NVL tại công ty được thuận tiện và dễ dàng
Mỗi nhóm NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự để tiện cho việc cung cấp thông tin về từng nhóm, loại NVL chính xác, kịp thời.
Bộ mã NVL xây dựng một cách khoa học, hợp lý tránh trùng lắp, dễ sử dụng và có thể bổ sung cho NVL mới. Bộ mã NVL có thể được xây dựng như sau:
04 số đầu: loại vật liệu
02 số tiếp theo: Nhóm vật liệu
02 số tiếp theo: chỉ thứ vật liệu trong mỗi thứ 02 số tiếp theo chỉ qui cách vật liệu trong mỗi thứ
Để sử dụng dễ dàng, dễ tìm hiểu, dễ nhớ bộ mã NVL có thể lập trên cơ sở số hiệu tài khoản cấp 2. Có thể mở đối với NVL của công ty như sau:
Vật liệu chính: TK 1521 Vật liệu phụ: TK 1522 Nhiên liệu: TK 1523
Phụ tùng thay thế: TK 1524
Phụ lục 24: Sổ danh điểm NVL