Bao gồm : 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc đều có trình độ trên đại học.
Điểu hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Ban giám đốc
Phòng hành chính nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng Sales và Marketi ng Phòng chăm sóc khách hàng Bộ phận logistic
Thay mặt công ty giao dịch ký kết các hợp đồng sản xuấ kinh doanh. Quyết định bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền.
Lập kế hoạch phát triển công ty và các chính sách quản cáo tiếp thị sản phẩm, liên hệ hợp tác liên doanh với các công ty
Phòng hành chính nhân sự
Bao gồm : 1 trường phòng và 2 nhân viên.
Thực hiện chức năng nhân sự hành chính, quản trị và bảo vệ, tổ chức lao động, thù lao lao động, tổ chức đời sống tập thể các hoạt động xã hội.
Xây dựng quy chế khoán, tiền thưởng, nội quy lao động, tiêu chuẩn nâng bậc lương phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh sản xuất hàng năm hoặc từng thời kỳ của công ty.
Đảm bảo công tác hành chính phục vụ kinh doanh, tiếp khách, lễ tân, vệ sinh, tạp vụ....
Phòng kế toán tài chính
Bao gồm : 1 toán trưởng và 1 kế toán viên
Thực hiện chức năng hạch toán kế toán, quản lý vốn, tài sản, kiểm tra phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện chặt chẽ chế độ nguyên tắc quản lý kinh tế nhà nước, toàn bộ vốn tài sản mất cân đối, phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty và kịp thời phục vụ nhiệm vụ kinh doanh sản xuất, thực hiện thu hồi công nợ, đảm bảo mực tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng hợp lý.
Phối hợp các phòng ban để nghiên cứa đề xuất với ban giám đốc các biện pháp chỉ đạo trong công tác kinh doanh, quản lý vốn và tài sản của công ty.
Phòng sales và marketing
Bao gồm : 1 trưởng phòng phụ trách chung và 2 nhân viên kinh doanh, 2 nhân viên marketing.
Để đẩy mạnh công tác tiêu thụ trong hoàn cảnh hiện nay không chỉ đòi hỏi về số lượng nhân viên là bao nhiêu mà còn phụ thuộc vào trình độ, năng lực làm
này càng quan trọng hơn, vì công ty không thực hiện chức năng sản xuất mà chỉt phân phối sản phẩm do công ty mẹ trong thành phố Hồ Chí Minh chuyển ra.
Phòng kinh doanh và marketing có chức năng bao gồm : chính sách giá, sản phẩm, phân phối, xúc tiến hỗn hợp và kinh doanh hàng hóa.
Tham mưu cho giám đốc trong việc xác định các danh mục sản phẩm kinh doanh, các dịch vụ trong mỗi giai đoạn. Xác định nguồn hàng, thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. Thiết lập kên phân phối trên thị trường đã được xác định.
Kiểm tra các mặt hàng về khối lượng, chủng loại, tiêu chuẩn chất lượng, mẫu mã bao bì...Đồng thời xác định giá bán ra cho mỗi loại sản phẩm dựa trên phân tích thông tin số liệu trên thị trường. Xúc tiến bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, tổ chức tham gia các cuộc thi, hội chợ triển lãm.
Tiến hành ký kết hợp đồng và thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy định. Liên kết các tổ chức kinh tế sản xuất và tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Phối hợp với các phòng ban khác đề xuất các phương án kinh doanh có hiệu quả
Phòng chăm sóc khách hàng
Bao gồm: 1 giám sát và 1 nhân viên.
Chăm sóc khách hàng không phải là một công việc khó khăn nhưng lại đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay, bởi chính khách hàng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đây cũng là một mảng được công ty TNHH TM Âu Á vô cùng coi trọng.
Nhiệm vụ của phòng chăm sóc khách hàng bao gồm :
Tư vấn cho khách hàng về dịch vụ qua điện thoại và trực tiếp tại cơ sở
Lưu trữ và quản lý thông tin đầy đủ của khách hàng để sử dụng dữ liệu cho việc chăm sóc khách hàng. Hàng ngày kiểm tra hồ sơ khách hàng, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng. Giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ, sản phẩm theo quy trình của cơ sở và những thắc mắc của khách hàng.
Hỗ trợ bộ phân bán hàng trong việc tiếp cận khách hàng mới và phát triển mạng lưới khách hàng. Hỗ trợ bộ phận Marketing trong việc xây dựng thương hiệu và
thực hiện chiến lược quảng bá hình ảnh như: tổ chức sự kiện, quảng cáo, tiếp cận khách hàng mới, lựa chọn và quản lý đối tác marketing, v.v.
Bộ phận logistic
Bao gồm : 1 giám sát và 1 nhân viên.
Logistics là người chịu trách nhiệm quản lý các chuỗi qui trình (process) trong chuỗi cung ứng liên quan đến các bên như: nhà cung cấp, nhà máy, nhà bán sĩ, nhà bán lẻ, người tiêu dùng.
Logistics là người phối hợp các qui trình để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đồng thời phải có tầm nhìn về các ảnh hưởng từ bên ngoài như sự thay đổi của luật, chi phí nhiên liệu, môi trường kinh doanh.
Đảm bảo việc vận hành tốt và thông suốt các hoạt động như vận chuyển, tồn kho, thu mua, …
Kiến thức về CNTT đóng một phần quan trọng trong lĩnh vực logistics trong dự báo ngày càng phức tạp của tồn kho, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và đánh giá hiệu suất hoạt động.
3.2.1.2. Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy quản trị tại công ty TNHH TM Âu Á chi nhánh Hà Nội
Trong những năm gần đây trong công ty đã có sự quan tâm, coi trọng công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Tuy nhiên các hình thức đào tạo còn hạn chế, các nhân viên quản lý và người lao động ít có cơ hội được đào tạo do dó chưa khuyến khích được người lao động làm việc hiệu quả. Để tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đội ngũ cán bộ của công ty cần phải có trình độ và kiến thức sâu rộng về quản lý, thị trường, sản phẩm...Vì vậy công ty cần có thêm các giải pháp về công tác đào tạo phát triển cán bộ như: tạo điều kiện cho cán bộ đi học thêm các lớp sau đại học, tổ chức các lớp học kỹ năng ngắn hạn cho nhân viên...
Tăng cường sự phối hợp, kiểm tra hoạt động của công nhân viên trong công ty một cách chặt chẽ, nắm bắt thông tin kịp thời đề đưa ra các quyết định hợp lý. Tạo môi trường làm việc đoàn kết giữa các bộ phận với bầu không khí lành mạnh, giao tiếp cới mở. Còn trong phân công chức năng quyền hạn cho các nhân
viên cấp dưới phải trên cơ sở phân công một cách khoa học hợp lý và tránh tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng.
Lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu trong việc chấp hành nội quy công ty. Luôn luôn cời mở thân thiện đề tạo mối quan hệ với cấp dưới, luôn tạo cơ hội cho cấp dưới thông qua các chính sách lương thưởng.
3.2.1.3. Hoàn thiện công tác phân quyền
Hoàn thiện công tác ủy thác gồm ủy quyền và giao việc, tiêu chuẩn hóa chức năng nhiệm vụ cho các cấp quản lý, cụ thể như sau:
- Khi tiến hành ủy thác giám đốc phải căn cứ trên các nguyên tắc chung của công ty và cần phân biệt rõ giữa ủy quyền và giao việc để giám áp lực làm việc cho các cấp quản lý, thuận tiện cho việc quản lý và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên cấp dưới trong công ty.
- Tiêu chuẩn hóa chức năng nhiệm vụ cho các nhà quản lý. Để thưc hiện tốt nhiệm vụ của mình thì các nhà quản trị của công ty phải có đầy đủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ, và đây cũng là tiêu chuẩn để phân chia nghiệp vụ và quyền hạn phù hợp với năng lực của mỗi người.
3.2.1.4. Một số giải pháp khác
Tổ chức nơi làm việc với điều kiện môi trường và không khí làm việc tốt nhất. Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết. Nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động. Bên cạnh đó ban giám đốc cần tạo ra bầu không khí tâm lý vui vẻ, đoàn kết hơn để cho nhân viên làm việc nhiệt tình và thoải mái hơn. Cụ thể như cải thiện điều kiện lao động, nâng cao phúc lợi vật chất cho cán bộ công nhân viên. Sử dụng biện pháp giáo dục và thuyến phục nâng cao tinh thần làm việc, làm chủ tập thể, tạo ra tin thần đoàn kết...
Giám đốc cần có những chính sách khuyến khích về vật chất và tinh thần để thúc đẩy động lực làm việc cho cán bộ công nhân viên trong công ty như khen thưởng cho tập thể hay cá nhân hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hoặc vượt chỉ tiêu, khuyến khích bằng vật chất đối với cá nhân có sáng kiến về biện pháp quản lý kinh tế có hiệu quả...
3.2.2. Một số kiến nghị với nhà nước.
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp mà trong đó sự lép vế thuộc về các doanh nghiệp trong nước. Vì vậy nhà nước ta cần có nhũng chính sách kinh tế, chính sách thương mại... phù hợp với thực trạng kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp. Trong thời gian vừa qua, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã phải đóng cửa do làm ăn thua lỗ, tỉ lệ thất nghiệp tăng cao. Đây là lúc thể hiện vai trò lãnh đạo của chính phủ Việt Nam, chính phủ sẽ là cầu nối liên kết giữa người tiêu dùng và các doanh nghiệp, và giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm giảm tối đa thiệt hại tới mức có thể đưa nền kinh tế khôi phục sớm trở lại.
- Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, nhà nước cần giảm bớt các thủ tục và điều kiện vay vốn không cần thiết, nâng cao mức vốn được vay cho các doanh nghiệp
- Xây dựng và thiết lập hệ thống môi trường thông tin giúp các doanh nghiệp tìm hiểu tốt hơn về hệ thống luật quốc tế, xừ lý kịp thời cá vấn đề phát sinh cũng như cung cấp các thông tin kịp thời trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến luật chơi chung trong môi trường tổ chức thương mại quốc tê WTO.
- Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp việt Nam có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt khi Việt Nam gia nhập WTO, mở cửa thị trường hàng hoá ngoại nhập ngay trên sân nhà thì nhà nước cần không ngừng cải thiện, nâng cao chương trình đào tạo trong các trường đào tạo dạy nghề, ngoài ra cần nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật trong các cơ sở dạy nghề để học viên có nhiều điều kiện thực hành hơn nữa.