ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long
Phần mềm tin học là một phần không thể thiếu được của CNTT. Nó là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị cũng như các nhân viên trực tiếp sử dụng. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng trong công việc, các tổ chức có chức năng khác nhau. Trong các DNBH, các phần mềm chủ yếu được sử dụng bên cạnh các phần mềm phổ thông như Ms Word, Ms Excel, Ms Powerpoint, Ms Outlook còn có các phần mềm chuyên biệt phục vụ các hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Tuy nhiên, trong quá trình ứng dụng các phần mềm còn gặp nhiều hạn chế, do vậy, việc hoàn thiện và nâng cấp các phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và khai thác triệt để những tiện ích mà phần mềm mang lại là một việc rất cần thiết. Lãnh đạo Công ty cần có những biện pháp cụ thể hơn nữa để nâng cao chất lượng phần mềm. Tuy vậy, việc đó không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà phải có thời gian dài, trải qua nhiều giai đoạn. Công ty
nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể từng bước tiến hành thiết lập những kế hoạch nhằm tăng hiệu quả của việc ứng dụng các phần mềm trong hoạt động kinh doanh của mình.
Với lượng khách hàng khổng lồ mỗi năm, việc cần thiết là phải có một phần mềm chuyên dụng nhằm quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Do đó, em xin kiến nghị Quý Công ty nên sử dụng phần mềm CRM nhằm thực hiện công tác quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả, từ đó tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, đó là điều mà bất kỳ DN nào cũng muốn.
CRM (Customer Relationship Management) là lựa chọn tối ưu cho vấn đề này của PTI Thăng Long. Một hệ thống CRM hiệu quả sẽ giúp PTI Thăng Long:
Tập hợp tất cả thông tin khách hàng thành một hệ thống, lưu giữ tất cả thông tin và lịch sử giao dịch với khách hàng. Do đặc thù của kinh doanh bảo hiểm, nên thông tin khách hàng và thời hạn bảo hiểm đã cấp cho khách hàng là hết sức quan trọng. Nó ảnh hưởng đến doanh thu kỳ tiếp theo của Công ty. Do vậy, điều này giúp PTI Thăng Long tránh trường hợp mỗi nhân viên quản lý khách hàng riêng của mình dẫn đến mất thông tin khách hàng khi nhân viên nghỉ việc.
Kiểm soát được nhân viên đang làm việc gì và tiến độ như thế nào đối với mỗi khách hàng. Điều này đảm bảo nhân viên sẽ triển khai quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng theo đúng quy chuẩn, tránh trường hợp mất khách hàng do công tác chăm sóc không tốt.
Giúp nhà quản lý biết được tiềm năng của từng khách hàng cũng như phải phân tích và đánh giá các thương vụ với khách hàng. Thương vụ nào cần phải tập trung đẩy mạnh, đang tắc ở khâu nào, khách hàng nào cần chăm sóc “đặc biệt”… Nắm được những thông tin này nhà quản lý mới đánh giá được tình hình kinh doanh, khả năng đạt được kế hoạch, mục tiêu đặt ra và đưa ra những giải pháp kịp thời.
Đảm bảo việc chia sẻ thông tin khách hàng giữa những phòng ban. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu khách hàng do bộ phận Kinh doanh tìm kiếm lại không được bộ phận Bán hàng chăm sóc tốt hay thương vụ đã được thực hiện nhưng bộ phận Giám định lại không theo dõi để đáp ứng nhu cầu khách hàng… Không khéo thì công sức của phòng ban này lại bị phòng ban khác đem “đổ sông đổ bể”.
Cuối cùng, hệ thống CRM giúp PTI Thăng Long tập hợp và khai thác hữu hiệu các kiến thức kinh doanh tích lũy được và “thừa kế” cho các thế hệ sau. Công ty sẽ không mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới.
Để làm được tất cả những điều này, CRM không chỉ đơn thuần là cách thức tổng hợp thông tin khách hàng và quản lý việc chăm sóc khách hàng. CRMlà“sự kết hợp giữa quy trình, con người, công nghệ và chiến lược tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ khách hàng nhằm mục tiêu tối đa hóa giá trị, mối quan hệ và lòng trung thành của khách hàng”.
Việc ứng dụng CRM đã mang lại những tác động rõ rệt đối với các DN. Theo thống kê của Insight Technology Group, các DN ứng dụng thành công CRM đạt được hiệu quả như sau:
Doanh thu tăng 42%
Chi phí bán hàng giảm 35% Thời gian bán hàng giảm 25%
Mức độ hài lòng của khách hàng tăng 20%
Với hiệu quả rõ ràng như vậy, CRM hẳn phải là lựa chọn hàng đầu của DN trong quản trị. Đáng tiếc là CRM tại Việt Nam vẫn chưa trở nên phổ biến vì nhiều lý do:
Các DN Việt Nam vẫn chưa tiếp cận với CRM, chưa hiểu được CRM là gì và mang lại hiệu quả như thế nào.
Sự lo ngại khi tiếp cận công nghệ mới, những vấn đề mang tính kỹ thuật cao.
Khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc, từ làm việc tự do sang một hệ thống quản lý chặt chẽ.
Sự lo ngại phải đầu tư chi phí cao trong khi khả năng tài chính hạn chế.
Hiểu được vấn đề và những khó khăn của DN, BOM Education (Trung tâm đào tạo và tư vấn ứng dụng CNTT cho DN) đã nghiên cứu và đề xuất giải pháp CRM tối ưu cho DN:
Đáp ứng nhu cầu quản lý của DN bằng một phần mềm quản lý tối ưu, được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.
Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại rõ rệt.
Thời gian đào tạo ngắn, việc sử dụng dễ dàng, dễ phổ biến trong toàn DN.
Phần mềm được tặng miễn phí, không phụ thuộc vào nhà cung ứng phần mềm, DN có thể sửa đổi phần mềm theo nhu cầu quản lý.
Qua sự tìm hiểu về CRM và những hiểu biết của em về PTI Thăng Long, xét thấy CRM là rất cần thiết cho sự phát triển của Công ty hiện tại và trong tương lai. Do đó, với kiến nghị này, em hy vọng sẽ giúp ích được cho Công ty trong quá trình phát triển sắp tới của mình.
KẾT LUẬN
Qua quá trình phát triển của mình, PTI Thăng Long đã đạt được những kết quả kinh doanh đáng kể. Để đạt được những kết quả đó, phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của CNTT và những ứng dụng của nó đã đem lại hiệu quả thiết thực.
Qua quá trình thực tập, được tiếp cận với công việc cụ thể và dưới sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Giám định thuộc PTI Thăng Long, em đã phần nào định hình được công việc trong tương lai mà mình mong muốn. Qua đây, em cũng hiểu biết thêm về môi trường làm việc thực tế tại Công ty, biết thêm một số kỹ năng, kinh nghiệm cho công việc sau này. Sau quá trình nghiên cứu thực hiện khóa luận này, em nhận thức rõ hơn về việc tin học hóa nghiệp vụ bảo hiểm hiện nay là hết sức cần thiết, đặc biệt là việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh bảo hiểm luôn luôn cần được chú trọng. Để làm được điều này, em rất mong muốn ban lãnh đạo Công ty cần có những hành động thiết thực để ngày càng nâng cao khả năng ứng dụng và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong Công ty.
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm của Công ty, qua thời gian tìm hiểu thực tế, em đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong Công ty.
Với sự cố gắng của bản thân, sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Giám định và toàn thể Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long, đặc biệt là sự chỉ bảo và hướng dẫn tận
tình của thầy Đàm Gia Mạnh đã giúp em hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. Qua đây, em xin một lần nữa gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, thầy Trưởng khoa Đàm Gia Mạnh, các anh chị trong Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thúc Hải (1999), Mạng máy tính và các hệ thống mở, Nhà xuất bản Giáo dục.
2. Nguyễn Thị Nga, Lý luận chung về ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, Chuyên đề tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
3. Ths. Võ Thị Pha (2010), Giáo trình Lý thuyết bảo hiểm, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
4. PGS.TS Ngô Thị Thuận (2010), Giáo trình Tin học ứng dụng, Trường Đại học Nông nghiệp I Hà Nội.
5. Hoàng Văn Tuấn, Vấn đề ứng dụng CNTT trong Bảo hiểm, Luận văn, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội.
6. Bài giảng Hệ thống thông tin kinh tế, Bộ môn Công nghệ thông tin, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại.
7. Sổ tay Công nghệ thông tin và truyền thông cho doanh nghiệp.
8. Báo cáo thường niên năm 2010 của Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long. 9. Báo cáo thường niên năm 2011 của Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long. 10. Một số website:
http://www.pti.com.vn./