“Giám định từ xa”, bằng việc lắp đặt các camera tại các gara liên kết với Công ty, Giám định viên không cần phải trực tiếp giám định xe bị tai nạn cho khách mà có thể ngồi trong văn phòng giám định thông qua màn hình máy tính đã được kết nối hình ảnh từ camera. Việc đổi mới này hứa hẹn nhiều bước tiến mới trong việc ứng dụng CNTT nhằm tiết kiệm chi phí và sức lao động của nhân viên trong Công ty.
Hệ thống mạng nội bộ giúp truyền tải thông tin trong nội bộ Công ty một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, thông tin mà Công ty muốn cung cấp cho khách hàng cũng được truyền tải đầy đủ trên website, điều này tạo nên sự kết nối vô hình giữa khách hàng và Công ty. Qua đó, mọi thông tin sẽ đến được với người có nhu cầu thông tin một cách an toàn và vô cùng tiện lợi.
2.2.4. Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long Long
2.2.4.1. Những thành công Công ty đã đạt được trong việc ứng dụng CNTT
Đầu tư về trang thiết bị CNTT
- Với việc đầu tư 5% tổng số doanh thu mỗi năm vào công tác bảo trì và nâng cấp trang thiết bị phần cứng, PTI Thăng Long luôn tâm niệm đẩy mạnh ứng dụng CNTT là vấn đề mấu chốt tạo nên sự khác biệt cho sản phẩm bảo hiểm của mình với các sản phẩm bảo hiểm của Công ty khác.
- Hệ thống mạng Lan, mạng Internet và kết nối Wifi trong PTI Thăng Long luôn đáp ứng mọi yêu cầu truyền nhận dữ liệu giữa nội bộ Công ty và giữa Công ty với khách hàng và các đối tác của mình. Tốc độ đường truyền và mức độ bảo mật luôn được đảm bảo theo yêu cầu nghiêm ngặt. Điều đó đã tạo nên một PTI ngày càng lớn mạnh không những về doanh thu mà còn về uy tín với khách hàng khi sử dụng các dịch vụ bảo hiểm
Đầu tư về phần mềm
- Công ty đã xây dựng riêng cho mình website mang tên: www.pti.com.vn. Website này được xây dựng năm 2008, do phòng Công nghệ thông tin tại Tổng Công ty Bảo hiểm Bưu điện tự thiết kế và xây dựng. Website không ngừng được hoàn thiện nhằm cung cấp thông tin cần thiết về Công ty cho khách hàng, nhà đầu tư…Website còn cung cấp dịch vụ bán bảo hiểm trực tuyến, thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn trực tuyến và các dịch vụ chăm sóc khách hàng khác. Khi ghé thăm website của công ty, khách hàng có thể biết thêm về sản phẩm bảo hiểm của công ty, các dịch vụ mà Công ty sẽ cung cấp cho khách hàng, vấn đề phí bảo hiểm, phí bồi thường… Website được xây dựng với một chế độ bảo mật khá nghiêm ngặt, phân quyền người dùng, bảo mật các thông tin về tài khoản của khách hàng…tạo tâm lý yên tâm cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ trực tuyến.
- PM ứng dụng chuyên biệt: PM Kế toán Microsoft Dynamics, Microsoft Money, Business Accounting, Quicken. PM kế toán hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lý PTI Thăng Long, sở dĩ PM tuân thủ theo đúng chế độ kế toán, tự động hóa toàn bộ các khâu kế toán từ khâu lập chứng từ, hạch toán, báo cáo. Ngoài ra, PM có tính an toàn và bảo mật tốt, đơn giản, dễ sử dụng.
PM kế toán – tài chính là PM kế toán phản ánh hiện trạng và sự biến động về vốn, tài sản của PTI Thăng Long dưới dạng tổng quát hay nói cách khác là phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa PTI Thăng Long với môi trường kinh tế bên ngoài. Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính. Ngoài việc sử dụng cho ban lãnh đạo DN còn để cung cấp cho các đối tượng khác như: nhà đầu tư, cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê…
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý tài chính – kế toán, giúp Công ty nắm bắt thông tin về tài chính, ngân sách, quỹ tổ chức…một cách chính xác và kịp thời. Từ đó bộ phận kế toán có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động nhờ dự đoán được hướng sản xuất kinh doanh.
- Tại phòng Giám định của PTI Thăng Long, các PM được sử dụng bao gồm: PM Nghiệp vụ bảo hiểm, PM Báo cáo bảo hiểm, PM Quản lý hóa đơn, ấn chỉ. Việc tin học hóa quá trình giám định tai nạn và yêu cầu bồi thường đã giúp cho quá trình xử lý các vụ việc bồi thường cho khách hàng mua bảo hiểm được giải quyết một cách chuyên nghiệp và chính xác hơn. Thông tin sẽ được lưu lại và sử dụng vào những công việc tiếp theo. Việc sử dụng các PM này đã giúp các Giám định viên làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt giúp giảm tải thời gian xử lý hóa đơn, ấn chỉ, tránh việc trùng lặp thông tin gây thất thoát tài sản của Công ty.
Khi có thông tin về tai nạn của khách hàng, Giám định viên sẽ kiểm tra trên PM Nghiệp vụ bảo hiểm thông tin về khách hàng như về biển số xe, ngày mua bảo hiểm, thông tin về xe và giá trị xe, thông tin về lái xe, chủ xe… Giám định viên sẽ kiểm chứng tại hiện trường tai nạn để xác thực thông tin mà khách hàng cung cấp về vụ việc xảy ra. Sau đó, Giám định viên sẽ đối chiếu giá trị bảo hiểm mà khách hàng mua của Công ty và giấy báo giá của trung tâm sửa chữa gửi về, từ đó Giám định viên sẽ lập tờ trình duyệt giá trên PM Báo cáo bảo hiểm để gửi đến phòng Kế toán thanh toán phí bồi thường cho khách. Đồng thời, thông tin sẽ được lưu lại trong cơ sở dữ liệu để làm căn cứ báo cáo lên cấp trên vào cuối kỳ.
Nguồn lực sử dụng Hệ thống thông tin
Con người luôn là vấn đề được các DN hiện nay quan tâm và làm thế mạnh cho mình nhiều nhất. PTI Thăng Long cũng vậy, Công ty luôn chú trọng đến đào tạo cán bộ nhân viên của mình, đặc biệt là nguồn lực CNTT trong xu thế tin học hóa ngành bảo hiểm hiện nay.
- Hàng tháng, PTI luôn tổ chức các buổi học nghiệp vụ cho nhân viên trong Công ty. Tại các buổi học này, nhân viên sẽ được đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, khả năng sử dụng các PM nghiệp vụ chuyên dụng. Qua những buổi học này, nhân viên trong Công ty được trau dồi khả năng sử dụng các ứng dụng CNTT trong Công ty đồng thời có thể giải đáp các vướng mắc của mình trong khi sử dụng các ứng dụng đó.
thừa trong việc sử dụng các ứng dụng CNTT trong Công ty. Xây dựng đội ngũ quản trị CNTT có trình độ chuyên môn, có khả năng hỗ trợ kịp thời cho các phòng ban trong việc ứng dụng CNTT vào công tác kinh doanh.
2.2.4.2. Những hạn chế còn tồn tại trong quá trình ứng dụng CNTT của Công ty
Ngoài những thành công đã đạt được trong quá trình ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh của Công ty, PTI còn gặp một số vấn đề tồn tại như sau:
- Khả năng sử dụng các PM nghiệp vụ của nhân viên: Đây là vấn đề khá nổi cộm trong việc ứng dụng CNTT của khá nhiều DN hiện nay. Một bộ phận cán bộ nhân viên trong Công ty vẫn quen với cách làm việc thủ công, chưa cập nhật phong cách làm việc mới, đó cũng là một trở ngại trong quá trình tin học hóa nghiệp vụ bảo hiểm trong PTI. Công ty cần có hướng đẩy mạnh đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên này nhiều hơn nữa.
- Chưa có phòng ban chuyên trách về vấn đề CNTT trong Công ty: Hiện nay, nhân viên phòng Tổng hợp kiêm chịu trách nhiệm vấn đề CNTT trong Công ty. Do việc quản lý chưa chuyên nghiệp nên nhiều sự cố xảy ra chưa được giải quyết triệt để dẫn đến ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của toàn Công ty.
PM nghiệp vụ hoạt động chưa linh hoạt: PM nghiệp vụ hoạt động còn chậm và chưa linh hoạt. Một số khâu vẫn còn phải nhập thủ công, chưa đáp ứng được một số yêu cầu của người sử dụng.
2.2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế mà Công ty gặp phải
Sở dĩ việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh của PTI Thăng Long còn bộc lộ hạn chế là do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
Ban lãnh đạo Công ty còn chưa chú trọng và quan tâm đúng mức về CNTT, còn chưa hiểu biết về những giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng CNTT mang lại.
Bên cạnh đó, vấn đề tài chính cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho công việc ứng dụng CNTT trong Công ty còn chưa được toàn diện và triệt để.
Thêm vào đó, trình độ cán bộ nhân viên trong Công ty cũng là một nguyên nhân ảnh hưởng ít nhiều đến tình hình ứng dụng CNTT. Một bộ phận không nhỏ các cán bộ nhân viên đã có thâm niên công tác nên trình độ tin học và ngoại ngữ còn hạn chế, nhất là khi các phần mềm được cài đặt trong máy tính là của các công ty nước ngoài sản xuất.
Điều này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc khai thác tối đa các tính năng ưu việt của máy tính.
Ngoài những nguyên nhân trên, còn một số nguyên nhân khác như trên Tổng Công ty chưa có chủ trương, chính sách mạnh mẽ hơn nữa nhằm khuyến khích cá đơn vị trực thuộc tăng cường đầu tư hơn nữa vào CNTT, tăng thế mạnh cạnh tranh trong thị trường Bảo hiểm, còn các nhân viên trực tiếp sử dụng các ứng dụng CNTT trong công việc chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp trên về vấn đề này nên việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý điều hành còn chưa sâu rộng, chưa triệt để.
Phần 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN THĂNG LONG