Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT đang có bước chuyển mình nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong công tác quản trị. Các phương tiện đó bao gồm: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều loại máy kèm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thông tin quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu thập, xử lý, truyền tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời và chính xác, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
Việc trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cần chú ý tính đồng bộ, tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương tiện đó nhằm nâng cao hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất.
Qua quá trình thực tập và làm việc tại Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long, ngoài trang thiết bị đã có, em xin đề xuất thêm một số kiến nghị như sau:
- Máy vi tính: Tác dụng của máy vi tính là vô cùng to lớn trong công tác thông tin hiện nay. Máy tính ra đời là thành tựu vô cùng to lớn của nhân loại, đáp ứng mọi công việc đề ra. Máy tính đã giúp cho nhân viên trong Công ty giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý văn bản, tài liệu cũng như con người. Để tăng hiệu quả hoạt động trong
Công ty, ban lãnh đạo cần chú trọng xem xét trang thiết bị đồng bộ, trang bị thêm máy tính cho những phòng còn thiếu, nâng cấp bảo dưỡng định kỳ nhằm tăng hiệu suất hoạt động của máy tính.
- Máy in văn bản: Tuy Công ty đã trang bị máy in cho từng phòng ban nhưng chất lượng máy chưa cao hoặc đã cũ. Do đó làm giảm hiệu quả công việc, Công ty cần thay mới hoặc sửa chữa một số máy in nhằm nâng cao hiệu quả trong việc in ấn tài liệu phục vụ hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cần trang bị thêm các máy in màu nhằm in ảnh hiện trường, ảnh xe bị tai nạn, in các bảng biểu…một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không tốn kém chi phí khi phải rửa ảnh. Đó là ưu điểm mà máy in thông thường không đáp ứng được.
- Máy photocopy: Hiện nay, các máy photocopy trong Công ty hầu như đã cũ, tuy còn dùng được nhưng chất lượng của văn bản tài liệu sao chụp không được cao, thường bị lem mực và mất chi phí gọi thợ đến sửa máy. Vì vậy, nâng cao chất lượng trong việc sao chụp văn bản tài liệu, em xin kiến nghị Công ty nên đầu tư thêm một số máy photocopy mới để có thể đáp ứng nhu cầu in sao tài liệu văn bản.
- Nâng cấp hệ thống mạng dữ liệu, nâng cao hiệu quả đường truyền cũng là một vấn đề Công ty nên coi trọng nhằm nâng cao tốc độ truyền tải dữ liệu trong nội bộ Công ty và giữa Công ty với môi trường bên ngoài.
3.3.2. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ cho Cán bộ nhân viên trong Công ty.
Trong thời đại mới – thời đại bùng nổ CNTT, các DNBH cần phải trang bị cho nhân viên của mình không chỉ những kiến thức chuyên môn mà còn phải trang bị những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực tin học, đặc biệt là ứng dụng phần mềm trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Các nhân viên cần phải thường xuyên trau dồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính, tiếp cận những công nghệ hiện đại nhằm phục vụ quá trình làm việc diễn ra nhanh và hiệu quả nhất.
Để nâng cao trình độ tin học của nhân viên, Công ty cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức những lớp đào tạo ngắn hạn về tin học cho cán bộ nhân viên trong Công ty. Công ty cũng có thể mời các chuyên viên về CNTT tham gia trao đổi nhằm giải đáp các thắc
cũng có thể phát động các phong trào thi đua, các cuộc thi nhỏ về tin học ứng dụng trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm… Có rất nhiều lĩnh vực CNTT mà chính những nhân viên trực tiếp sử dụng các ứng dụng của CNTT có thể tham mưu cho lãnh đạo nhằm phục vụ các cuộc phát động thi đua, các cuộc thi về ứng dụng CNTT nói trên. Chính trong thời gian chuẩn bị cuộc thi, người đi sâu tìm hiểu về CNTT sẽ học hỏi và trang bị cho mình được không ít những điều thú vị và rất có ích cho công việc của chính mình.
Bên cạnh đó, bản thân các nhân viên trong Công ty cũng cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi khám phá về những điều chưa biết về CNTT, đặc biệt là ứng dụng của nó trong các hoạt động kinh doanh Bảo hiểm chuyên môn của mình.
Cán bộ nhân viên trong Công ty cũng cần phải chú trọng hơn nữa đến ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Ngày nay, nước ta đang trong tiến trình hội nhập khu vực quốc tế, lĩnh vực Bảo hiểm lại là một lĩnh vực khá nhạy cảm trong công cuộc hội nhập này, vì vậy, ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng nếu các DNBH Việt Nam muốn tiến xa hơn trong việc cạnh tranh với các DNBH nước ngoài. Hơn thế nữa, Công ty cũng có mối quan hệ với một số nước bạn, hay khách hàng là người nước ngoài cũng không phải là ít, do vậy, hiểu biết về ngoại ngữ là rất cần thiết. Bên cạnh đó, một lý do mà cán bộ nhân viên, thậm chí cả ban lãnh đạo trong Công ty cũng cần phải biết ngoại ngữ đó là hệ thống máy tính hiện nay được trang bị rất nhiều phần mềm của hãng máy tính nước ngoài cung cấp. Do vậy, ngôn ngữ sử dụng chủ yếu là tiếng Anh. Để có thể khai thác và hiểu biết những dòng thông báo trên máy tính thì không thể không biết tiếng Anh. Có thể nói, có một chút vốn tiếng Anh sẽ giúp cho người sử dụng máy tính sử dụng hiệu quả hơn những ứng dụng mà CNTT mang lại trong công việc.
Hơn thế nữa, để hòa nhập với xu thế phát triển hiện đại thì mỗi nhân viên trong Công ty không thể không trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn một cách đầy đủ và toàn diện. Do vậy, việc đào tào đội ngũ cán bộ nhân viên trong Công ty một cách đầy đủ là vô cùng cần thiết và phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Đào tạo nghiệp vụ Bảo hiểm cho cán bộ nhân viên trong Công ty.
Mỗi nhân viên trong Công ty trước hết cần phải nắm chắc và luôn thực hiện tốt những yêu cầu lãnh đạo đề ra. Vì vậy, mỗi nhân viên cần làm tốt những công việc để phục
vụ công tác quản lý chung của lãnh đạo từ khâu thu thập, phân tích, xử lý thông tin cho đến khâu cuối cùng để báo cáo lãnh đạo nhằm đưa ra những phương hướng chỉ đạo kịp thời và đúng đắn. Đây là nhiệm vụ hết sức quan trọng, ảnh hưởng tới uy tín và hoạt động chung của cả tập thể. Chính vì thế, nhân viên trong Công ty luôn luôn tự trau dồi kiến thức về nghiệp vụ bảo hiểm nói chung để có thể bắt kịp với sự phát triển của xã hội, đặc biệt là khi nước ta đang trong quá trình phát triển như vũ bão về CNTT. Để có một chuyên môn nghiệp vụ cũng cần phải rèn luyện cho mình bản lĩnh về chính trị cũng như hiểu biết về xã hội. Bên cạnh đó, phải có cái nhìn tổng quát về sự phát triển của nền kinh tế, văn hóa xã hội của nước ta, từ đó nghiên cứu để có thể dự đoán và nắm bắt kịp thời những vận mệnh mới, dám đương đầu với thử thách mới.
Rèn luyện tác phong làm việc cho mọi cán bộ nhân viên trong Công ty.
Một điều quan trọng mà một nhân viên kinh doanh bảo hiểm cần đó là tinh thần làm việc say mê, nhiệt tình trong công việc và tinh thần học hỏi, tìm tòi sáng tạo những phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Những điều đó có thể làm được và nhất định phải làm được. Đó chính là xu thế của thời đại mới, xu thế chung của thế giới, là mục tiêu mà nhà nước ta đang từng bước phấn đấu để tiến lên hội nhập với khu vực và thế giới.