a, Biểu mẫu chứng từ
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp thực hiện theo đúng nội dung , phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ, đồng thời căn cứ trên đặc điểm tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh của công ty, trưởng các bộ phận kết hợp với phòng kế toán chịu trách nhiệm xây dựng lên các biểu mẫu chứng từ phù hợp.
Các biểu mẫu chứng từ áp dụng tại công ty Hà Nam hiện tại đã tương đối hoàn chính, đầy đủ cho từng phần hành, cụ thể và khoa học.
Dưới đây là danh mục chứng từ kế toán áp áp dụng tại công ty:
Bảng 04 :Danh mục chứng từ kế toán tiền lương
STT TÊN CHỨNG TỪ TRÁCH NHIỆM
LẬP
01 Bảng chấm công Trưởng bộ phận
02 Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng Kế toán tổng hợp
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
03 Bảng kế các khoản trích nộp theo lương Kế toán tổng hợp 04 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Kế toán tổng hợp
05 Giấy đi đường Nhân viên công ty
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Bảng 05: Danh mục chứng từ kế toán tài sản cố định
STT TÊN CHỨNG TỪ TRÁCH NHIỆM
LẬP
01 Hóa đơn mua TSCĐ Nhà cung cấp
02 Hợp đồng mua TSCĐ Nhà cung cấp
03 Lệ phí trước bạ Cục thuế
04 Quyết định đưa TSCĐ vào sử dụng BGĐ
05 Biên bản bàn giao tài sản cố định Kế toán tổng hợp 06 Biên bản thanh lý tài sản cố định Ban thanh lý TSCĐ 07 Hợp đồng thanh lý TSCĐ Kế toán tổng hợp 08 Biên bản nghiệm thu sửa chữa TSCĐ Kế toán tổng hợp 09 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn
hoàn thành
Bên giao
10 Biên bản đánh giá lại TSCĐ Hội đồng đánh giá
11 Biên bản kiểm kê TSCĐ Ban kiểm kê
12 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán tổng hợp
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Bảng 06: Danh mục chứng từ kế toán mua hàng- nhiên liệu
STT TÊN CHỨNG TỪ TRÁCH NHIỆM
LẬP
01 Hợp đồng kinh tế Nhà cung cấp
02 Đơn đặt hàng Kế toán đơn vị
03 Hóa đơn mua hàng Nhà cung cấp
04 Giấy đề nghị thanh toán Nhân viên lái xe 05 Biên bản đối chiếu công nợ Kế toán đơn vị
Bảng 07: Danh mục chứng từ kế toán cung cấp dịch vụ
STT TÊN CHỨNG TỪ TRÁCH NHIỆM
LẬP
01 Hợp đồng kinh tế Kế toán đơn vị
02 Đơn đặt hàng Khách hàng
03 Biên bản đối chiếu cước vận chuyển Kế toán đơn vị 04 Biên bản đối chiếu công nợ Kế toán đơn vị 05 Hoá đơn GTGT, hoá đơn dịch vụ Kế toán đơn vị
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Bảng 08: Danh mục chứng từ kế toán Thanh toán
STT TÊN CHỨNG TỪ TRÁCH NHIỆM
LẬP
01 Giấy đề nghị tạm ứng Người tạm ứng
02 Giấy đề nghị thanh toán Người chi tiêu 03 Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng Người tạm ứng
04 Phiếu thu Kế toán thanh toán
05 Phiếu chi Kế toán thanh toán
06 Biên lai thu tiền Kế toán thanh toán
07 Bảng kê kiểm quỹ Ban kiểm kê
08 Bảng kê chi tiền Kế toán thanh toán
09 Ủy nhiệm chi Kế toán thanh toán
b,Lập và phê duyệt chứng từ
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tái chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chứng từ được lập đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ.
Các chứng từ lập bằng máy tính đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
b, Quy trình kiểm tra chứng từ kế toán
Khi nhận hoặc lập chứng từ kế toán kế toán có trách nhiệm kiểm tra các yếu tố sau của chứng từ:
- Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ.
- Tính hợp pháp của nghiệp vụ phát sinh
- Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
c, Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển chứng từ
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Loại tài khoản 1 - Tài sản ngắn hạn: phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Tài sản ngắn hạn bao gồm: vốn bằng tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác
Các tài khoản loại 1 công ty thường xuyên sử dụng: TK111, TK112, 131 TK133, TK141…
- TK 112 mở chi tiết các tài khoản cấp 3 cho từng ngân hàng và theo khu vực địa lý
- TK 131 không phân tài khoản chi tiết cấp 3 song lại được theo dõi theo từng khách hàng theo mã hóa trên phần mềm.
Loại tài khoản 2 – Tài sản dài hạn: bao gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, đầu tư dài hạn khác và đầu tư XDCB ở công ty, chi phí trả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại
Các tài khoản loại 2 công ty thường xuyên sử dụng: TK211, TK213, TK214.
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Loại tài khoản 3 – Nợ phải trả: phản ánh các khoản nợ phải trả phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà công ty phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ, bao gồm các khoản tiền nợ vay, các khoản phải trả cho người bán, cho Nhà nước, cho công nhân viên và các khoản phải trả khác
Các tài khoản loại 3 công ty thường xuyên sử dụng: TK311, TK331, TK333, TK334, TK338.
TK 331 được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng được mã hóa trên phần mềm.
Loại tài khoản 4 – Vốn chủ sở hữu: phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguồn vốn thuộc chủ sở hữu của công ty
Các tài khoản loại 4 công ty thường xuyên sử dụng: TK411, TK413, TK414, TK415, TK421, TK421, TK431
Loại tài khoản 5 – Doanh thu: phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng, dịch vụ, tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia, các khoản chiết khấu thương mại
Các tài khoản loại 5 doanh nghiệp thường xuyên sử dụng: TK511, TK515
Loại tài khoản 6 - Chi phí sản xuất kinh doanh: phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
Các tài khoản loại 6 công ty thường xuyên sử dụng: TK627, TK632, TK641, TK642
Với mô hình kinh doanh vận tải dịch vụ, kho bãi phân phối vòng quay của vốn bình quân 40 ngày) do đó chứng từ và hạch toán kế toán gon, dứt điểm hàng tháng và không có số dư sản phẩm dịch vụ dơ dang nên các khoản chi phí trực tiếp như: phí cầu đường, phí nhiên liệu được hạch toán trực tiếp vào 632 mà không thông qua tài khoản 154.
Các khoản chi phí được theo dõi chi tiết theo từng hoạt động và mã phí
Loại tài khoản 7 – Thu nhập khác: phản ánh các khoản thu nhập khác ngoài hoạt động tạo ra doanh thu của công ty
Loại tài khoản 8 – Chi phí khác: phản ánh các khoản chi phí của các hoạt động khác ngoài hoạt động tạo ra doanh thu của công ty
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Loại tài khoản 9 – Xác định kết quả kinh doanh: xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của công ty trong một kỳ kế toán năm
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện tại công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật kí chung bao gồm các loại sổ chủ yếu:
- Sổ Nhật kí chung - Số cái
Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Doanh nghiệp sử dụng Hình thức kế toán trên máy vi tính theo phần mềm ASIA, phần mềm được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng kế toán đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định các tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin sẽ tự động được nhập vào Sổ Cái, Sổ Nhật ký và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
STT Các loại báo cáo Trách nhiệm lập Nơi gửi báo cáo
Báo cáo tháng
01 Báo cáo chi phí quản lý, chi phí bán hàng Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng, BGĐ 02 Báo cáo phân tích tuổi nợ khách hàng, phải thu, phải trả Kế toán đơn vị Kế toán trưởng, BGĐ
03 Báo cáo quản trị theo đơn vị Kế toán đơn vị Kế toán trưởng, BGĐ
04 Báo cáo tình hình sử dụng ngân sách Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng, BGĐ
05 Tờ khai thuế GTGT Kế toán đơn vị Cục thuế
06 Bảng phân bổ dầu Kế toán đơn vị Kế toán tổng hợp
Báo cáo quý, nắm
01 Bảng cân đối kế toán Kế toán tổng hợp Ban giám đốc
02 Báo cáo kết quả kinh doanh Kế toán tổng hợp
03 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Kế toán tổng hợp
04 Thuyết minh báo cáo tài chính Kế toán tổng hợp
05 Bảng cân đối số phát sinh Kế toán tổng hợp
06 Tờ khai thuế TNDN tạm tính Kế toán tổng hợp
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
2.3.1. Tổ chức hạch toán cung cấp dịch vụ
Sơ đồ 08 : Quy trình cung cấp dịch vụ
Sơ đồ 09: Quy trình hạch toán doanh thu và nợ phải trả
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D