2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI HÀ NAMMẠI VÀ VẬN TẢI HÀ NAM MẠI VÀ VẬN TẢI HÀ NAM
2.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình kế toán của công ty được xây dựng trên đặc thù tổ chức bộ máy quản lý theo địa bàn kinh doanh. Để tăng tính hiệu quả cho hoạt động kinh doanh nhưng đồng thời vẫn tuân thủ các nguyên tắc nhất định tổ chức và đặc biệt là vấn đề bất kiêm nhiệm . Hiện tại tình hình tổ chức nhân sự tại phòng kế toán gồm: 06 người
- 01 Kế toán trưởng - 01 Kế toán tổng hợp
- 04 Kế toán viên: + 02 Kế toán đơn vị + 01 Kế toán thanh toán
+ 01 Thủ quỹ
Mối liên hệ giữa các vị trí trong bộ máy kế toán được minh hoạ trên sơ đồ 05
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Sơ đồ 04: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thương mại và Vận tải Hà Nam
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
2.1.2. Nhiệm vụ của từng vị trí trong bộ máy kế toán
Với tổ chức bộ máy doanh nghiệp phân tán trên các vùng miền trên cả nước, Ngoài bộ máy kế toán đặt tại văn phòng còn có hệ thống kế toán thống kê đặt tại các phòng, trung tâm logistics có nhiệm vụ thu thập hồ sơ chứng từ thanh quyết toán gửi kế toán phụ trách các đơn vị hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán được phân loại, kiểm soát và tổ chức hạch toán tại phòng tài chính kế toán.
Cụ thể hóa chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán đối với từng vị trí được thể hiện như sau:
Kế toán trưởng:
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy kế toán. Thực hiện bồi dưỡng đào tạo tại chỗ , cử đi đào tạo nâng cao trình độ hệ thống nhân viên Tài chính- Kế toán
Tổ chức ghi chép tính toán phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh , tình hình biến động tài sản, nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh Công ty.
Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các nghĩa vụ của công ty với các khoản thuế nộp Ngân sách nhà nước, các quĩ dự phòng và thanh toán đầy đủ các khoản công nợ phải thu và phải trả.
Phản ánh và báo cáo kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ và đề xuất các biện pháp khắc phục cho các trường hợp thất thoát tài sản, tiền vốn Công ty
Lập đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính Công ty theo qui định nhà nước hiện hành và yêu cầu ban BGĐ và HĐQT
Tổ chức bảo vệ việc chấp hành công tác tài chính kế toán doanh nghiệp trước các tổ chức kiểm toán, kiểm soát nội bộ , cơ quan thuế và các cơ quan liên quan
Tổ chức bảo quản , lưu trữ tài liệu kế toán , giữ bí mật thong tin kế toán
Tổ chức phân tích việc thực hiện kế hoạch ngân sách Công ty hàng kỳ hàng năm nhằm phát hiện và tham mưu cho ban Tổng giám đốc điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh hiệu quả giảm thiểu rủi ro thất thoát thua lỗ .
Kiểm soát, kiểm tra các đơn vị và cá nhân trong Công về việc việc chấp hành thực hiện bảo vệ tài sản, tiền vốn Công ty. Việc chấp hành và tuân thủ qui chế tài chính; Chấp hành định mức kinh tế kỹ thuật, qui trình kinh doanh liên quan đến kinh tế tài chính Công ty, Các chế độ, chính sách với người lao động.
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Kê toán tổng hợp :
Kiểm soát hệ thống tài khoản, tuân thủ việc hạch toán kế toán theo đúng các chuẩn mực kế toán nhà nước ban hành và các qui định của Công ty
Kiểm soát việc thực hiện hạch toán của kế toán viên trong tổ chức bộ máy kế toán Công ty hàng ngày, phát hiện sai sót trong hạch toán kế toán và yêu cầu kế toán viên thực hiện điều chỉnh sửa chữa khắc phục
Kiểm soát số liệu các bộ phận thông qua kế toán chuyên quản phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh kết quả kinh doanh từng bộ phận , báo cáo thực hiện ngân sách từng bộ phận trên hệ thống phần mềm phân tích và tham mưu cho Kế toán trưởng và lãnh đạo bộ phận phòng ban về việc thực hiện ngân sách hàng kỳ báo cáo các vấn đề được phát hiện sai phạm của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi giải quyết của mình cho lãnh đạo phòng và BGĐ xem xét giải quyết.
Thực hiện các bút toán phân bổ, trích khấu hao tài sản, kết chuyển và các bút toán tổng hợp khác
Cùng lãnh đạo phòng thực hiện bảo vệ số liệu kế toán trước, kiểm toán, cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước khác
Thực hiện lập báo cáo tài chính theo định kỳ theo qui định nhà nước , Lập báo cáo quản trị hàng tháng theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc
Lưu trữ các hồ sơ chứng từ có liên quan và kiểm soát việc thực hiện lưu trữ chứng từ của các nhân viên
Kế toán đơn vị :
Thu thập hồ sơ chứng từ từ đơn vị phòng ban , trung tâm Kiểm soát phân loại và tổ chức hạch toán kế toán
Lập hồ sơ thanh toán cho khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ , thanh toán tạm ứng và các chế độ cho cán bộ nhân viên đơn vị quản lý. Theo dõi và đôn đốc công nợ khách hàng, nhà thầu, công nợ tạm ứng .
Theo dõi doanh thu , chi phí theo khoản mục phí của đơn vị; lập báo cáo chi phí sản xuất giá thành sản phẩm của đơn vị
Mở sổ sách kế toán , nhật ký chung bộ phận phòng ban, và các sổ sách có liên quan đến đơn vị theo dõi
Lưu trữ hồ sơ chứng từ liên quan
Kế toán thanh toán
Nhận và kiểm soát chứng từ thanh toán từ thống kê, kế toán đơn vị, lập và kiểm soát hồ sơ, tài khoản , các thủ tục cần thiết để thanh toán cho khách hàng, nhà cung cấp và công nhân viên theo đúng qui định.
SV: Ngô Ngọc Diệp
Lớp: Kế toán tổng hợp 50D
Thực hiện giao dịch thanh toán bằng chuyển khoản ủy nhiệm chi, séc, lập phiếu thu chi tiền mặt
Lưu trữ chứng từ ngân hàng, chứng từ tiền mặt, chứng từ thanh toán tạm ứng
Thủ quĩ :
- Kiểm soát tình hình định mức tồn quỹ tiền mặt và tình hình đảm bảo nhu cầu tiền mặt.
-Giao dịch nhận tiền từ ngân hàng, nộp tiền vào tài khoản, nhận chứng từ ngân hàng
- Ghi chép sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê tiền mặt hàng tuần, tháng. Kiểm tra chéo với kế toán thanh toán định kì theo tuần( hoặc bất thường) đảm bảo thống nhất giữa sổ quỹ và số tiền thực tế trong két. Lập báo cáo tình thu chi, báo cáo tồn quỹ
- Tham mưu cho Ban giám đốc và kế toán trưởng nhằm đảm bảo công tác quản lý quỹ hiệu quả nhất.
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI HÀ NAM