Trên lý thuyết thì các khoản mục chi phí ngoài các khoản mục nói trên đ- ợc gọi là chi phí chung nhng thuật ngữ này tại Xí nghiệp Xây Lắp Điện vẫn thờng sử dụng lẫn nhau giữa chi phí chung và chi phí khác mặc dù về bản chất là hoàn toàn giống nhau. Do đó, trong phần nay khoản mục chi phí đó có lúc gọi là chi phí chung, có lúc gọi chi phí khác đều là một
Bằng phơng pháp so sánh, tiến hành phân tích các khoản mục chi phí chung theo tổng số chi phí và theo từng phân bổ cũng nh theo từng khoản mục của chi phí. Có thể qua phân bổ, tiến hành đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi thực tế so với định mức, giữa thực tế kỳ này so với kỳ trớc... để qua đó thấy đợc những công việc đã làm tốt và những khâu còn cha tốt của Xí nghiệp, phát hiện những vấn đề cần tăng cờng quản lý trong những năm tới.
Có nhiều nhân tố khác nhau ảnh hởng tới mức độ chi phí của khoản mục chi phí chung. Khi phân tích khó có thể phân biệt đợc mức độ ảnh của một nhân tố ra khỏi ảnh hởng của các nhân tố khác bởi vì các nhân tố có mối liên hệ biện chứng hữu cơ với nhau, ảnh hởng của mỗi nhân tố tới mức độ chi phí có thể bị che lấp bởi ảnh hởng của nhân tố khác. Do đó, khi phân tích khoản mục chi phí chung hoàn toàn cho phép so sánh sự biến đổi mức độ chi phí chung với sự biến động của một nhân tố chính.
Để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí chung trong giá thành thực tế với chi phí chung trong giá thành dự toán ta sử dụng công thức sau:
=Tỷ lệ thực hiện Tỷ lệ thực hiện kế hoạch chi phí khoản mục chi phí C trong ZXL
Và mức tiết kiệm hoặc lãng phí về chi phí chung trong việc thực hiện khối lợng công tác xây lắp thực tế so với kế hoạch là: ∆ZC
∆ZMC = Chi phí chung thực tế - Chi phí chung dự toán Nếu:
TMC > 100% và ∆ZC >0 thì Xí nghiệp đã lãng phí chi phí chung TMC <100% và ∆ZC <0 thì Xí nghiệp đã tiết kiệm chi phí chung
Bảng 11: Tình hình sử dụng chi phí chung ở 4 công trình
Đơn vị: đồng
Tên công trình Dự toán Thực tế ∆ZC TMC(%)
1 Tuyến cáp ngầm cao thế.. 30.695.188 29.558.139 -1.137.049 96,296 2 Đại tu đờng dây 110KV. 716.967.767 704.602.178 -12.365.589 98,275 3 Đa điện về xã Giao An... 100.850.378 91.726.900 -9.123.478 90,953 4 Cải tạo điện xã Bắc Hồng. 194.675.415 190.799.265 -3.876.150 98,009
Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính năm 2001
Cả 4 công trình này đều giảm đợc chi phí chung. Thực tế, để hạ giá thành xây lắp các công trình tại Xí nghiệp Xây Lắp Điện thì khoản mục có thể dễ giảm chi phí nhất trong các khoản mục chi phí là chi phí chung này. Mặc dù, ở Xí nghiệp khoản mục chi phí khác chiếm tỷ trọng không nhỏ nhng biện pháp để hạ giá thành các công trình mang lại lợi nhuận cho Xí nghiệp là phấn đấu giảm chi phí chung nh: giảm các khoản giao dịch phí, chi phí làm việc với bên A, chi phí quản lý, những khoản chi phí tác nghiệp tại các đội xây lắp.
ở 4 công trình trên, chi phí chung giảm do Xí nghiệp đã tổ chức bộ máy lao động gián tiếp trên công trờng rất gọn nhẹ. Thực hiện chính sách khoán rất cụ thể đến từng tổ, đội thi công nh những khoản chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại nếu ít ngời đi không sử dụng phơng tiện cơ quan mà đi phơng tiện bên ngoài sau đó về hạch toán với Xí nghiệp. Làm nh vậy trong năm qua Xí nghiệp đã giảm đợc một khoản rất lớn chi phí gián tiếp này.
Những khoản chi phí giám sát, khảo sát và nghiệm thu công trình cũng giảm...
Chi phí chung dự toán
Trên thực tế, khoản mục chi phí chung không nhất thiết phát sinh tơng ứng với khối lợng công tác xây lắp Xí nghiệp thực hiện trong kỳ. Bởi vì, bên cạnh những công trình chỉ thi công trong một vài tháng là xong nhng cũng có những công trình thời gian thi công kéo dài giữa các quý thậm chí từ năm này sang năm khác (số công trình nh thế này tại Xí nghiệp rất ít) ngay từ khi bắt đầu tiến hành thi công Xí nghiệp đã phải có một số khoản chi phí cho chuẩn bị công trờng (kho tàng, dụng cụ thi công, lán trại cho công nhân...). Những khoản chi phí này không có khối lợng công tác xây lắp thực hiện tơng đơng. Chuyển sang những năm hoạt động sau, mặc dù khối lợng công tác đợc thực hiện nhiều so với trớc nhng trong năm chỉ xuất hiện một số khoản chi có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện khối lợng công tác phát sinh, do vậy làm chi phí chung giảm rất nhiều so với dự toán.
Tóm lại, với bộ máy quản lý tinh giản, gọn nhẹ tại Xí nghiệp và công tr- ờng, cùng với các chế độ quản lý thởng, phạt nghiêm minh nên khoản mục chi phí này là khoản Xí nghiệp cần tận dụng khai thác cho công tác hạ giá thành xây lắp, sữa chữa công trình của Xí nghiệp. Đây là bộ phận ảnh hởng lớn trong chính sách tăng cờng công tác hạ giá thành của Xí nghiệp. Điều này hoàn toàn thực hiện đợc.
Chúng ta xem qua kết quả hạ tổng chi phí chung trong công tác phấn đấu hạ giá thành của Xí nghiệp trong 3 năm qua đẻe thấy rõ vấn đề trên hơn
Bảng 12: Tình hình sử dụng chi phí chung trong giá thành trong 3 năm Đơn vị: ng.đồng TT Năm Dự toán Thực tế ∆ZC TMC(%) 1 1999 5.014.780 2.256.651 -2.758.129 45,000 2 2000 6.089.432 3.836.342 -2.253.090 62,999 3 2001 5.065.786 3.409.274 -1.656.512 67,300
Nguồn: Báo cáo quyết toán tài chính hàng năm