444 97 Như ta thấy hàng tồn kho của công ty có xu hướng gia tăng qua các
2.2.2. Thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
Biovegi Việt Nam
•Đối với việc hoạch định quy mô,cơ cấu hàng tồn kho của doanh nghiệp - Để có thể hoach định quy mô,cơ cấu hàng tồn kho cho doanh nghiệp ,công ty phải tiến hành nghiên cứu thị trường để từ đó có thể xác định các mặt hàng ,quy mô dự trữ cho hàng hóa đó,việc xác định quy mô,cơ cấu dự trữ là rất quan trọng đối với công ty vì nó cho ta biết lượng hàng tồn kho của công ty là bao nhiêu là đủ để chi phí tồn kho là thấp nhất,thời gian nào đặt hàng là hiệu quả nhất,lượng hàng đặt bao nhiêu là tối ưu ,tuy nhiên công tác này chưa được quan tâm đúng mức ,chưa có hệ thống nghiên cứu khoa học cụ thể,trình độ chuyên môn còn thấp ,trang thiết bị chưa đủ để thực hiện công tác nghiên cứu ,điều tra thị trường hoặc do nhận thức về
biến động của thị trường còn chậm nên nhiều khi công ty xác định sai nhu cầu của khách hàng,thường thì khi lượng hàng trong kho còn một lượng vừa đủ thì công ty mới tiến hành đặt hàng vì hàng hóa của công ty còn phải vận chuyển qua đường biên giới ,vận chuyển qua đường biển,làm các thủ tục thông quan thì mới có thể mang về Việt Nam
Công ty đã lựa chọn địa điểm nhập hàng là tại các cảng biển hoặc sân bay vì hàng của công ty chủ yếu là các mặt hàng nhập khẩu từ nước ngoài nên vận chuyển chủ yếu qua đường biển và đường hàng không để giảm thiểu tối đa thời gian đi đường của sản phẩm từ đó giảm thiểu thời gian tồn kho của doanh nghiệp,tránh bị hư hỏng hàng hóa do thời gian tồn kho quá lâu ,hoặc thời gian ở môi trường bên ngoài lâu cũng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.Công ty lựa chọn các nhà cung cấp là các nước nổi tiếng về các mặt hàng nấm như nấm maitake ,thủy tiên trắng,thủy tiên nâu của Nhật Bản,nấm kim châm được nhập khẩu từ Hàn Quốc ,các sản phẩm hoa quả nhập khẩu từ các nước như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Hàn Quốc...
Công ty luôn lựa chọn những nhà cung cấp đã có quan hệ làm ăn thường xuyên với công ty ,từ đó các vấn đề về chiết khấu hay giảm giá đều được thương lượng một cách dễ dàng từ đó tăng lên về lơi nhuận,hàng hóa được đưa về kịp thời tránh tình trạng khan hiếm hàng gây tổn thất cho công ty.
Tóm lại để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn,doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải ,biết xác địnhthời điểm đặt hàng nào là hợp lý và ưu tiên đặt hàng với những mặt hàng bán chạy
• Đối với việc tổ chức thực hiện công tác quản trị hàng tồn kho
- Hiện tại công ty chưa sử dụng mô hình quản trị hàng tồn kho nào ,các quyết định dự trữ hàng hóa của công ty phụ thuộc vào các đơn đặt hàng cũng như kết quả nghiên cứu nhu cầu của thị trường,hay chỉ là dựa theo kinh nhiệm từ trước
- Công ty luôn thực hiện đúng các nguyên tắc ,nhiệm vụ,nội dung của các nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa ở kho và nhiệm vụ bảo quản hàng hóa ở kho. Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho ,hoạch toán cập nhật kịp thời nghiệp vụ xuất ,nhập hàng hóa vào kho.Công ty xây dựng các kho chứa với nhiệt độ thích hợp để có thể bảo quản hàng hóa trong kho,luôn giữ nhiệt độ thấp vì hàng hóa
của công ty chủ yếu là rau ,quả nên cần nhiệt độ lạnh để bảo quản tốt hơn.Luôn chuẩn bị đầy đủ các thủ tục ,giấy tờ hải quan để thông quan một cách nhanh chóng và dễ dàng tránh tình trạng hàng hóa bị lưu ở cửa khẩu quá lâu
- Hàng hóa chưa được chất xếp một cách khoa học và hợp lý,tuy công ty đã xây dựng kho chứa ở nhiệt độ thích hơp nhưng chưa có các kho chứa riêng biệt với từng loại hàng hóa ,vì mỗi loại hàng hóa cần được bảo quản ở các nhiệt độ ,độ ẩm khác nhau với từng mặt hàng thường nhiệt độ bảo quản là từ 3- 5 độ C , tuy nhiên công ty thường xuyên kiểm tra ,xem xét hàng hóa trong kho để có những biện pháp xử lý kịp thời và nhanh chóng với những vấn đề xảy ra như hàng hóa bị hư hỏng do nhiệt độ không đủ hay do chất xếp không khoa học
- Công ty không nhập một cách ồ ạt các mặt hàng tuy nhiên công ty nhập hàng dựa theo các đơn đặt hàng hoặc yêu cầu của thị trường chính vì vậy mà không chủ động trong hoạt động kinh doanh .Công ty nên dự đoán trước nhu cầu của thị trường để có chiến lược mua hàng đúng ,mua đủ số lượng hàng cần thiết nhằm đáp ứng kịp thời sức mua của thị trường ,tránh dự trữ nhiều trong kho gây hao hụt và tốn các chi phí bảo quản khác ,vì công ty chủ yếu là nhập khẩu trái cây hay các loại nấm ,mùa nào thứ ấy đây là những mặt hàng theo thời vụ nên nếu hết mùa mà lượng tồn kho còn nhiều thì phải thông báo với phòng kinh doanh để có chiến lược đúng đắn ,tránh tình trạng ứa đọng…
• Đối với công tác thực hiện kế hoạch hàng tồn kho
- Công ty luôn so sánh quá trình thực hiện công tác thực hiện hàng tồn kho xem có đúng kế hoạch hay không,để từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời .Đây là một công tác rất được công ty quan tâm và chú trọng đến.Công ty đã luôn theo dõi và kiểm tra quá trình kiểm soát việc giao nhập hàng vào kho về số lượng,thời gian giao hàng và các điều kiện trong hợp đồng mua hàng .Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua hàng công ty đặt hàng và kiểm tra việc giao nhận hàng .Nếu gần đến ngày giao hàng mà hàng chưa về thì công ty có thể yêu cầu nhà phân phối
xem xét lại để đảm bảo hàng hóa về số lượng và chất lượng cung ứng ra thị trường .Công ty cần phải rất chú ý kiểm tra chứng từ,hóa đơn liên quan đến quá trình khi làm thủ tục nhập kho
• Đánh giá kết quả thực hiện và đưa ra các biện pháp thích hợp để đưa ra các biện pháp xử lý các loại hàng tồn kho thừa ,thiếu ,chậm tiêu thụ…để tăng vòng quay của hàng hóa qua kho
- Công ty rất chú trọng đến vấn đề này,công tác đánh giá được thực hiện ở tất cả các khâu ngay từ khâu đặt hàng về đến khi đưa hàng vào trong kho và cho đến khi tiêu thụ .Luôn có một bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa để có thể đánh giá một cách chính xác và rõ ràng nhất đối với hàng hóa ,nếu không có sự xác nhận của bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa thì không được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ chưa chuyển hết khoản tiền còn lại cho nhà cung cấp.Những người có trách nhiệm đôn đốc theo dõi ,kiểm tra chất lượng hàng tồn kho hàng tháng,hàng quý đều có các cuộc họp để đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho .Việc đánh giá này dựa trên nhiều nguyên tắc khác nhau như lượng hàng hóa trong kho có đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường hay không ,có luôn cung ứng đủ lượng hàng hóa cần hay không, lượng dự trữ có đáp ứng được nhu cầu tăng đột biến của khách hàng vào nhứng dịp lễ tết ,mùa vụ hay không tuy nhiên còn phải xem xét mức dự trữ đó có phải là mức dự trữ tối ưu để công ty có lợi nhuận lớn mà chi phí là thấp nhất hay không
- Đối với những hàng tồn kho thừa ,thiếu,chậm tiêu thụ ,ứa đọng ,hàng tồn kho kém phẩm chất công ty đã phân loại hàng hóa ra nhiều loại khác nhau có hàng loại 1,loại 2 và hàng hủy.Công ty có thể luân chuyển hàng tồn kho hoặc hủy hàng tồn kho Do đặc điểm của hàng hóa là không để được trong thời gian quá dài nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa ,nếu có bị hư hỏng công ty có riêng một bộ phận hủy hàng hóa hư hỏng đảm bảo cho quá trình này không bị gián đoạn từ đó làm tăng vòng quay của hàng hóa qua kho .Với những hàng hóa chậm tiêu thụ ,hay ứa đọng,kém phẩm chất công ty sử dụng biện pháp bán giảm giá với các mặt hàng
này ,đặc biệt ưu tiên cho những cán bộ công nhân viên ở trong kho trước sau đó mới cung cấp ra ngoài thi trường
• Đối với đánh giá nhân sự trong khâu quản lý hàng tồn kho
- Mỗi nhân viên thường xuyên kiểm tra hàng hóa đang đi đường ,hàng hóa đang gửi đến nhà phân phối và hàng hóa trong kho để lắm rõ tình hình nhu cầu cần bổ sung hàng hóa dự trữ mà mình đảm nhiệm .Nhân viên trong kho chủ động xem lượng hàng hóa còn tồn kho thông báo cho những nhà quản lý cấp trên để có thể đặt hàng kịp thời hay có kế hoach dự trữ sao cho phù hợp
-Nhân viên trong kho đều là những người trẻ trung năng động ,nhiệt tình .Tuy nhiên kinh nghiệm chưa có nhiều nên khó có thể ứng phó với sự thay đổi bất thường của thị trường