Thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ là phương thức mà công ty thường dùng, do vậy lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp với điều khoản L/C là nghiệp vụ kỹ thuật quan trọng bảo đảm cho công ty thu hồi ngoại tệ an toàn. Chính vì vậy, khi lập bộ chứng từ thanh toán, nhằm tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình thực hiện thanh toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho ngân hàng trong việc kiểm tra chứng từ, công ty cần lưu ý đến các vấn đề :
- Vận đơn ( bill of ladding): Đây là chứng từ mà khi lập rất dễ hay mắc phải những sai sót. Nó là chứng từ có giá trị pháp lý rất lớn, là bằng chứng của việc người bán đã hoàn thành trách nhiệm của mình đối với người mua theo đúng hợp đồng mua bán, hàng hóa được giao trong tình trạng tốt. Khi lập vận đơn, những nội dung trên vận đơn phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và L/C. Ngoài ra cần đặc biệt chú ý:
Khi giao hàng cho người chuyên chở, bằng bất cứ giá nào cũng phải lấy được vận đơn hoàn hảo thì mới được ngân hàng thanh toán tiền. Vận đơn hoàn hảo là vận đơn mà trên đó không có phê chú xấu của thuyền trưởng về hàng hóa cũng như về tình trạng của hàng hóa, bao bì. Trên vận đơn hoàn hảo thường không có phê chú gì hoặc có ghi: “clean”, “received in external good order and condition”, “ taken in charge in apparent good order and condition” . Thuyền trưởng bao giờ cũng căn cứ vào biên lai thuyền phó để phê chú vào vận đơn do đó trước khi lấy vận đơn phải kiểm tra thật kỹ
biên lai thuyền phó xem có ghi chú gì xấu không, nếu có phải kịp thời sửa chữa hàng hóa để lấy cho được vận đơn hoàn hảo.
- Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại do công ty lập ra, chỉ rõ tên, địa chỉ của người mua như là người chịu trách nhiệm trả tiền. Trên đó mô tả một cách chi tiết các loại hàng hóa về số lượng, trọng lượng và đơn giá của chúng tương ứng với quy định trong L/C. Đồng tiền thanh toán của hóa đơn là đồng tiền trong L/C, giá trị của hóa đơn không được vượt quá giá trị của L/C, hóa đơn có thể được ký, xác thực, chứng nhận….
- Phiếu đóng gói( packing list)
Đây là văn bản mang tính đơn nhất, không có sự kết hợp, đối chiếu với bất kỳ một tài liệu nào khác. Phiếu đóng gói cần mô tả một cách chi tiết phần bên trong của mỗi container với những thông tin liên quan.
Những thông tin này phải thống nhất với những quy định tương ứng trong các chứng từ khác.
- Các loại giấy tờ chứng nhận xuất xứ, chất lượng, số lượng:
Khi lập những chứng từ này, công ty phải hoàn toàn dựa vào yêu cầu trong thư tín dụng về nơi phát hành hay cơ quan cấp chứng nhận. Nội dung trong các giấy chứng nhận đó phải hoàn toàn phù hợp với các chứng từ có liên quan, không chứa đựng những thông tin xấu về hàng hóa, trừ khi L/C cho phép.
Ngoài các chứng từ trên, tùy thuộc vào hợp đồng và L/C, công ty có thể phải lập thêm các chứng từ khác như: chứng từ bảo hiểm….
Số lượng các loại chứng từ xuất trình (số bản gốc, số bản copy) đều phải tuân theo quy định trong L/C một cách chính xác thì mới đảm bảo khả năng được thanh toán
Tuy nhiên, khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phương thức L/C, có thể linh hoạt giải quyết theo các cách:
+ Công ty có thể cam kết miệng với ngân hàng của mình về những sai sót trong bộ chứng từ để được thanh toán. Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trường hợp này khi bộ chứng từ có sai sót nhỏ, và công ty thực sự có tín nhiệm đối với ngân hàng, có tình trạng tài chính tương đối khả quan, thường việc cam kết này được chấp nhận vì công ty có mối quan hệ khá tốt với ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
+ Công ty có thể viết thư cam kết bồi thường. Theo tập quán, người xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng cam kết thư bồi thường của mình dù có các sai biệt.
+ công ty có thể chuyển sang phương thức nhờ thu: công ty có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng
mở để nhờ thu. Với cách này, công ty phải chờ một thời gian mới được thanh toán. Ngân hàng mở sẽ hành động như một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho công ty thông qua ngân hàng của công ty. Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, công ty nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn.