Sơ đồ 3.1: Quy trình thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ của công ty cổ phần phát triển thương mại Bắc Việt
3.3.3.1 Nhận L/C gốc từ NH Vietcombank
NH Vietcombank sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ NH phát hành sẽ thông báo L/C cho công ty. Công ty có thể nhận L/C tại trụ sở của ngân hàng hoặc qua đường bưu điện hoặc yêu cầu giao tận tay nếu doanh số giao dịch lớn.
3.3.3.2 Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của L/C
Công ty sau khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C thì phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra kỹ nội dung của L/C , đối chiếu với các điều khoản hợp đồng đã ký kết. Nếu thấy không thể thực hiện được đầy đủ, đúng các điều kiện, điều khoản qui định trong L/C thì lập tức yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C thông qua ngân hàng mở L/C.
Khi tiến hành kiểm tra nội dung của thư tín dụng thì công ty phải tiến hành kiểm tra các vấn đề sau:
- Kiểm tra số thư tín dụng:
Mỗi thư tín dụng đều có một số hiệu riêng nhằm tiện cho việc theo dõi, lưu , trao đổi thư từ hay tất cả những công việc có liên quan đến thư tín dụng đó.
- Kiểm tra địa điểm mở:
Địa điểm mở là nơi ngân hàng mở viết cam kết trả tiền cho công ty, đây là nơi rất quan trọng, bên thứ ba ảnh hưởng trực tiếp đến thư tín dụng, chịu trách nhiệm trước pháp luật khi có bất kỳ tranh chấp xảy ra với thư tín dụng đó.
- Kiểm tra ngày mở thư tín dụng:
Ngày mở thư tín dụng và ngày ngân hàng chính thức cam kết trả tiền cho công ty, đồng thời là ngày tính thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Cần chú ý, ngày mở này cần phải đúng với ngày ký kết hợp đồng, phù hợp với thời gian giao hàng. Ngày mở
Hoàn tất bộ chứng từ thanh toán Tiến hành giao hàng NH Vietcombank Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của L/C Nhận L/C gốc từ NH Công ty nhận tiền hàng
này cách ngày giao hàng một thời gian tối thiểu bằng tổng số ngày cần phải có để thông báo thư tín dụng cộng với ngày chuẩn bị hàng để giao.
- Kiểm tra tên và địa chỉ của: Ngân hàng mở thư tín dụng ,của người hưởng lợi( tên và địa chỉ của công ty), của người mở thư tín dụng
- Kiểm tra thời hạn hiệu lực của thư tín dụng: Là căn cứ để công ty giao hàng và lập bộ chứng từ.
- Kiểm tra loại thư tín dụng: thư tín dụng đó là loại thư nào? Hủy ngang hay không hủy ngang? Trả ngay hay trả chậm….
- Kiểm tra điều khoản về bộ chứng từ:
Điều này vô cùng quan trọng vì nó sẽ là cơ sở để công ty chấp nhận thanh toán hay không. Khi nộp bộ chứng từ hoàn hảo trong thời gian quy định thì công ty mới có thể được thanh toán. Cần phải lưu ý vì có những khách hàng yêu cầu những chứng từ không phù hợp với khả năng của công ty cũng như luật pháp nước ta.
Bảng 3.11: kết quả kiểm tra L/C qua các năm
Năm Số L/C
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % Bị lỗi 2 14.28 3 10.71 4 10.52 Không bị lỗi 12 85.57 23 89.29 34 89.48 Tổng 14 100 28 100 38 100
(Nguồn: phòng kinh doanh XNK)
Qua bảng trên ta thấy trong các năm từ năm 2012 đến 2014 đã có một vài trường hợp L/C bị mắc lỗi. Mặc dù số lượng L/C bị lỗi này chiếm tỷ lệ không lớn ( dưới 15%) nhưng điều này cũng ít nhiều ảnh hưởng tới công ty làm mất thời gian và làm tăng các chi phí phát sinh. Tỷ trọng này ngày càng giảm cụ thể: năm 2012 số L/C mắc lỗi là 2 chiếm 14.28% trên tổng số 14 L/C , năm 2013 số L/C mắc lỗi là 3 trên tổng số 28 L/C và năm 2014 số L/C mắc lỗi là 4 trên tổng số 38 L/C. Các lỗi thường mắc phải ở các L/C là : ngày mở thư tín dụng, thời gian hiệu lực của thư tín dụng và các điều khoản về bộ chứng từ. Khi phát hiện sai sót trong L/C công ty thông báo với NH Vietcombank để thông báo đến bên nhập khẩu yêu cầu sửa đổi bổ sung các điều khoản cho đúng như trong hợp đồng.
3.3.3.3 Tiến hành giao hàng
Khi công ty đã chấp nhận L/C nhận được, công ty sẽ chuẩn bị hàng hóa và giao hàng vào thời gian quy định đồng thời lập bộ chứng từ theo yêu cầu trong L/C. Công việc này sẽ do bộ phận hải quan và giao nhận của công ty thực hiện. Trước thời điểm giao hàng tại cảng xuất khẩu từ 1 đến 3 ngày, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra hàng
hóa đồng thời công ty mời hải quan đến kiểm nghiệm, sau đó công ty sẽ tiến hành đóng gói hàng hóa ( container), lập phiếu đóng gói (packing list) rồi chuyển thẳng ra cảng. Tại cảng bộ phận này sẽ xin giấy phép xuất khẩu, lấy tờ khai hải quan và làm thủ tục để đưa hàng lên tàu. Sau đó công ty lấy vận đơn đường biển của hãng tàu chuyên chở( Bill of lading). Trong trường hợp công ty xuất hàng theo giá CIF thì cần phải ký thêm một hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng. Ngoài ra công ty còn có thể nộp một số chứng từ khác theo yêu cầu của thư tín dụng như: giấy chứng nhận chất lượng và tình trạng hàng hóa.
3.3.3.4 Hoàn tất bộ chứng từ thanh toán
Sau khi giao hàng công ty sẽ thực hiện các công tác lập bộ chứng từ thanh toán Bộ chứng từ thanh toán bao gồm:
- Hối phiếu đòi tiền
- Thư yêu cầu thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng L/C
- Hóa đơn thương mại(03 bản)
- Chứng từ vận tải( vận đơn): 02 bản( 01 bản gốc)
- Bản kê chi tiết hàng hóa( packing list): 03 bản
- Các loại giấy tờ về hàng hóa:giấy chứng nhận về chất lượng/trọng lượng ,biên lai giao hàng
- Các giấy tờ khác( nếu yêu cầu)
- Hợp đồng bảo hiểm ( xuất khẩu với điều kiện CIF)
• Hối phiếu đòi tiền: phòng tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm việc lập hối phiếu theo mẫu của NH Vietcombank cho hối phiếu dùng trong phương thức tín dụng chứng từ, thanh toán viên sẽ lấy mẫu của NH và căn cứ vào L/C để điền thông tin vào hối phiếu mẫu. các thông tin mà thanh toán viên đã điền nhằm hoàn thiện hối phiếu là:
+ Số hiệu của hối phiếu
+ Tổng số tiền ghi bằng số và đơn vị tiền tệ + ngày tháng và địa điểm lập hối phiếu + thời gian trả tiền
+ghi đơn vị tiền tệ và tổng số tiền ghi bằng chữ
+ tên NH phát hành L/C, số hiệu của L/C và phát hành L/C.
Nhân viên lập hối phiếu chịu trách nhiệm về các thông tin mà mình đã điền vào hối phiếu. Hối phiếu đã được lập theo mẫu của NH giúp cho người lập hạn chế được một số sai sót như lỗi đánh máy, tốc độ lập nhanh hơn vì chỉ phải điền một số thông tin. Mặc dù vừa thực hiện kiểm tra nội dung L/C, vừa làm tất cả các công việc liên quan đến NH và lập hối phiếu do một người thực hiện nhưng việc xảy ra sai sót trong
hối phiếu là không có. Tuy nhiên, thời gian lập hối phiếu tại phòng tài chính kế toán là 1 ngày, thời gian này khá dài.
• Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại do phòng kinh doanh lập trên cơ sở căn cứ vào hợp đồng, L/C và vận tải đơn. Chịu trách nhiệm về nhưng sai sót trên hóa đơn. Thời gian lập hóa đơn mất khoảng 1 ngày. Trong thời gian qua việc lập hóa đơn của công ty phù hợp về mặt hình thức nhưng nội dung còn tồn tại sai sót như lỗi đánh máy, lỗi chính tả, giá trị của hóa đơn không đúng với L/C… Nếu hóa đơn chỉ có các sai sót như lỗi đánh máy, lỗi chính tả thì theo UCP 600 vẫn có thể chấp nhận thanh toán nhưng với sai sót lớn về mặt nội dung như giá trị hóa đơn hoặc số lượng, trọng lượng hàng hóa không phù hợp với L/C thì sẽ gặp khó khăn trong nhận tiền hàng đôi khi không nhận được vì chứng từ không phù hợp. Nên trong nhiều trường hợp, sau khi lập xong và kiểm tra lại thì phát hiện ra sai sót đó là quá lớn, phòng kinh doanh đã làm lại hóa đơn thương mại. Điều này làm mất thời gian, tăng chi phí phát sinh và đặc biệt làm cho thời gian thu hồi vốn về lâu.
• Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói cũng do phòng kinh doanh lập kho đóng gói hàng hóa. Thời gian lập cũng mất 1 ngày. Thông thường phiếu đóng gói được phòng kinh doanh lập cùng với hóa đơn thương mại. Nên khi một số nội dung của hóa đơn thương mại bị sai đã dẫn đến phiếu đóng gói cũng bị sai theo
Như vậy, trong thời gian qua việc lập và kiểm tra chứng từ tại công ty cổ phần phát triển thương mại Bắc Việt đã có bộ phận thực hiện rất tốt đó là phòng tài chính kế toán với trình độ nghiệp vụ cao nên khi lập hối phiếu không xảy ra bất kỳ sai sót nào kể cả nội dung và hình thức. Còn bộ phận thực hiện chưa tốt đó là phòng kinh doanh . Trong quá trình lập đã để xảy ra tình trạng chứng từ còn sai sót gây tốn kém và mất thời gian
*Các chứng từ do tổ chức khác cung cấp
• Vận tải đơn
Vận tải đơn trong bộ chứng từ thanh toán tại công ty cổ phàn phát triển thương mại Bắc Việt không do công ty lập mà do đại lý vận tải cấp. Trong đó, phòng kinh doanh của công ty sau khi làm thủ tục thuê tàu, phòng kinh doanh cung cấp cho hãng tàu những thông tin như: tên người gủi hàng, tên người nhận hàng, người thông báo, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, một số thông tin về hàng hóa… Trên cơ sở đó, đại lý vận tải lập vận tải đơn và gủi cho công ty. Như vậy, đại lý vận tải là người lập vận tải
đơn, việc làm này là tốt bởi đại lý là những người có chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu, có kỹ thuật lập vận tải đơn nên vận tải đơn sẽ được lập đúng tiêu chuẩn.
Thời gian được lấy vận tải đơn tại công ty là sau 1 ngày sau khi giao hàng cho hãng tàu. Nhưng trong một số trường hợp thời gian này kéo dài lên tới 3- 4 ngày, do các thông tin gửi cho đại lý vận tải có sai sót, không rõ ràng tên người đại lý yêu cầu cung cấp lại thông tin, trong một số trường hợp khác thời gian bị kéo dài là do vận tải đơn có một số chi tiết sai như trên vận đơn phải thể hiện là FREIGHT PREPAID nhưng lại ghi là FREIGHT COLLECT. Việc này đã gây ảnh hưởng lớn đến tốc độ lập bộ chứng từ thanh toán, cũng như làm tăng chi phí phát sinh trong quá trình thanh toán.
• Các chứng từ bảo hiểm
Các chứng từ bảo hiểm trong bộ chứng từ thanh toán của công ty do người bảo hiểm cung cấp. nhưng để lấy được các chứng từ bảo hiểm này, phòng kinh doanh phải fax cho người bảo hiểm vận tải đơn. Thời gian lấy chứng từ bảo hiểm là 1 ngày sau khi fax vận tải đơn cho người bảo hiểm. Chính vì vậy, sau khi nhận được vận tải đơn, phòng kinh doanh fax ngày cho người bảo hiểm để nhanh chóng lấy được chứng từ bảo hiểm và đảm bảo lấy được trước khi tàu chạy. Do nắm vững được quy trình và thủ tục mua bảo hiểm nên chứng từ bảo hiểm được lập ít khi gặp sai sót có nguyên nhân từ phía công ty, mà chỉ gặp những trường hợp chứng từ có sai sót có nguyên nhân từ phía doanh nghiệp bảo hiểm, làm mất thời gian phải chỉnh sửa chứng từ bảo hiểm. Kéo dài thời gian lập bộ chứng từ hoàn chỉnh
Ngoài các chứng từ trên để có bộ chứng từ xuất trình đầy đủ, tùy theo yêu cầu của khách hàng mà công ty có thể xin giấy chứng nhận chất lượng, trong lượng….
• Giấy chứng nhận chất lượng/trọng lượng
Đa số giấy chứng nhận chất lượng/ trọng lượng mà khách hàng yêu cầu xuất trình của công ty là giấy chứng nhận do cơ quan có trách nhiệm lập. Nên để có được giấy chứng nhận chất lượng/trọng lượng, công ty liên hệ với các cơ quan giám định để kiểm tra hàng hóa trước khi đóng hàng, thông báo rõ ràng thời gian, địa điểm, hàng hóa … cho cơ quan này. Sau khi có vận tải đơn, phòng kinh doanh fax cho cơ quan kiểm tra để lấy giấy chứng nhận chất lượng/ trọng lượng. Do có mối quan hệ tốt cũng như thực hiện đúng quy trình thủ tục nên việc lấy giấy chứng nhận chất lượng/trọng lượng diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, có thể lấy ngay được sau khi fax vận tải đơn
