- Các biểu mẫu đánh giá (Ví dụ phiếu chấm điểm, hướng dẫn chấm điểm, bảng tổng hợp kết quả đánh giá…)
3.3.1. Quy trình phỏng vấn đánh giá thực hiện
Phỏng vấn đánh giá thành tích thường được triển khai theo hai bước: chuẩn bị phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn.
- Chuẩn bị phỏng vấn: Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả phỏng vấn. Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Chuẩn bị các tình huống, lập kế hoạch phỏng vấn (trình tự các vấn đề sẽ đề cập, dự đoán các vấn đề nảy sinh, chuẩn bị phòng phỏng vấn…). Để chuẩn bị phỏng vấn tốt, cần thu thập dữ liệu thông tin cần thiết. Nghiên cứu bản mô tả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất.
+ Chuẩn bị cho nhân viên: Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần về thời gian phỏng vấn. Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của nhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏng vấn.
- Tiến hành phỏng vấn. Trong khi tiến hành phỏng vấn, các bước có thể được thực hiện bao gồm:
+ Đón tiếp
+ Nhắc lại các lần đánh giá trước đó
+ Nhắc lại nhiệm vụ và công việc của người được đánh giá + Nhắc lại các tiêu chuẩn đánh giá: mục tiêu và kết quả
+ Đánh giá tổng thể: các mục tiêu đã đạt được, phân tích các khoảng cách + Phân tích các thay đổi hiện tại và tương lai liên quan đến công việc + Thảo luận các giải pháp tăng cường trong công việc
+ Phân tích về các năng lực cá nhân, điểm mạnh và yếu + Trao đổi về mục tiêu sắp tới
+ Thảo luận về các hoạt động đào tạo cần thiết
+ Thảo luận về lộ trình công danh của người được đánh giá (nếu có thông báo trước)
+ Tổng kết và báo cáo
- Chú ý trong quá trình phỏng vấn: Trong quá trình phỏng vấn, cần khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn. Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động, cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụt và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ.
- Những việc nên làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều:
+ Im lặng nghe họ nói một cách chăm chú, không ngắt lời họ. + Sử dụng các câu hỏi thăm dò.
+ Sử dụng các câu hỏi lựa chọn
- Trong quá trình phỏng vấn, cần chú ý nhận ra tình cảm, suy nghĩ thật của nhân viên thông qua những điều mà nhân viên nói.
- Những điều cần tránh trong phỏng vấn đánh giá thành tích: + Nói quá nhiều
+ Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả lời "Có", "Không" + Khuyên bảo nhân viên
+ Không nên nhạo báng, bông đùa nhân viên. + Không nên đi quá xa chủ đề.
Hướng dẫn chuẩn bị phỏng vấn dành cho người được đánh giá
1. Công việc
- Nhiệm vụ chính hiện nay là gì? Những thay đổi nào đó có trong kỳ qua?
- Các đặc thù của công việc, các công việc nào đòi hỏi phải có nỗ lực nhiều nhất? - Công việc nào thích thú nhất? Kém thích thú nhất? Tại sao?
- Các khó khăn cơ bản gặp phải? Các phương thức và giải pháp đã áp dụng? 2. Mục tiêu
- Các mục tiêu đặt ra là gì?
- Kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra? - Nguyên nhân thành công và hạn chế? - Điểm mạnh và điểm yếu của Bản thân? - Các kiến nghị và đề xuất cần thiết. 3. Tương lai
- Các công việc hiện nay có phù hợp với mục tiêu, nguyện vọng, sở trường của Bản thân? - Các năng lực, kiến thức và kỹ năng của Bản thân đang được sử dụng như thế nào? - Các công việc gì tôi có thể làm tốt?
- Lộ trình công danh của Bản thân? - Nhu cầu học tập và đào tạo?
Hướng dẫn chuẩn bị với người phỏng vấn
1. Xác định rõ mục tiêu của buổi phỏng vấn 2. Ấn định và đánh giá các mục tiêu tác nghiệp - Ít mục tiêu
- Rõ ràng, hài hòa - Khả thi
- Lượng hóa được
Ba hiện tượng cần tránh trong phỏng vấn đánh giá thành tích
1. Kiểu “Nghỉ giải lao”
Trường hợp này diễn ra khá phổ biến. Phỏng vấn diễn ra thân thiện, vui vẻ. Người phỏng vấn và người được phỏng vấn đề cập nhanh và qua loa các vấn đề nêu trong hướng dẫn đánh giá. Sau buổi phỏng vấn, người được phỏng vấn không hiểu thực sự lãnh đạo nghĩ gì về mình, các điểm hạn chế và điểm mạnh, các giải pháp có thể triển khai, các ý tưởng có thể chia sẻ… Phỏng vấn có ảnh hưởng rất ít đến tương lai của người được phỏng vấn. 2. Kiểu “Câm Điếc”
Người được phỏng vấn và người phỏng vấn không gặp nhau và không chia sẻ được với nhau về quan điểm, nhìn nhận, thực tế… Cả hai bên ít lắng nghe và chia sẻ. Buổi phỏng vấn thường kết thúc với các ý kiến trái chiều và tâm lý nặng nề bực dọc.
3. Kiểu “Gia trưởng”
Phỏng vấn diễn ra với thông tin một chiều. Người phỏng vấn thể hiện quyền hạn và quyền lực của mình nhiều hơn là vai trò của trưởng nhóm, một huấn luyện viên.
Một số kỹ thuật có thể sử dụng trong phỏng vấn đánh giá:
+ Tạo mối quan hệ giao tiếp: thân thiện, thái độ ân cần, nói nhỏ, bình tĩnh, cười và trao đổi qua ánh mắt, giải thích rõ thủ tục
+ Lắng nghe: quan tâm, ánh mắt, nự cười, hành vi phi ngôn ngữ, giữ im lặng trừ khi phải lái vấn đề
+ Câu hỏi đóng: kiểm tra sự chính xác của thông tin + Câu hỏi mở: tạo sự tham gia…
Một số lỗi cần tránh trong phỏng vấn đánh giá
Gia trưởng, độc thoại và áp đặt
Nhân viên và/hoặc lãnh đạo không hiểu ý
Thiếu sự tham gia tích cực của lãnh đạo
Phát triển theo cách suy luận toán học
Lạm phát điểm
Cảm giác thiếu công bằng và chủ quan
“Nên” và “Không nên” khi tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện.
Nên Không nên
- Lên kế hoạch cụ thể trước cuộc phỏng vấn - Xác định rõ mục tiêu là hiệu quả và sự phát triển của tổ chức
- Đánh giá dựa trên những bằng chứng rõ ràng
- Đưa ra quyết định dựa trên nguyên tắc tạo cơ hội phấn đấu
- Nhìn nhận rõ vai trò của người đánh giá - Nâng cao những hành vi mong muốn - Chú trọng vào hiệu quả trong tương lai
- “Lên lớp” đối với nhân viên
- Đánh đồng việc đánh giá với tăng lương và thăng tiến
- Chỉ chú ý tới các yếu điểm - Chỉ biết nói
- Quá chỉ trích đối với những sai lầm - Quan niệm rằng hai bên phải thống nhất trong toàn bộ mọi vấn đề
- Đưa ra sự so sánh giữa các nhân viên