- Các biểu mẫu đánh giá (Ví dụ phiếu chấm điểm, hướng dẫn chấm điểm, bảng tổng hợp kết quả đánh giá…)
3.3. Phỏng vấn đánh giá thực hiện
Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.
Để thu thập thông tin phục vụ cho công tác đánh giá, cách thức thường được sử dụng là phỏng vấn đánh giá. Có thể hiểu một cách đơn giản phỏng vấn đánh giá là cuộc trao đổi giữa người đánh giá và người được đánh giá để có được kết quả đánh giá nhưng giá trị của nó không chỉ dừng lại ở kết quả đánh giá. Trong khi biểu mẫu đánh giá chỉ là một công cụ thực hiện đánh giá thành tích công việc thì sự thành công của những cuộc phỏng vấn đánh giá mới thực sự quyết định đến hiệu quả của hệ thống đánh giá. Qua phỏng vấn đánh giá các mục tiêu của quá trình đánh giá cán thực hiện được giải quyết. Phỏng vấn đánh giá nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của người được đánh giá hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của cán bộ.
Phỏng vấn được sử dụng rất phổ biến trong đánh giá thành tích tại các nước phát triển. Phỏng vấn đánh giá là dịp nhà quản trị và nhân viên trao đổi với nhau về các vấn đề trong công việc. Phỏng vấn đánh giá là nội dung quan trọng trong huấn luyện nhân sự. Tuy nhiên, tại Việt Nam, rất ít doanh nghiệp triển khai phỏng vấn trong đánh giá thành tích. Hoặc nếu có thì phỏng vấn thường mang tính hình thức.
Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau:
+ Thoả mãn - thăng tiến: Việc thực hiện công việc của người được đánh giá đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra thì cán bộ đó sẽ có khả năng thăng tiến. Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với người đánh giá về kế hoạch nghề nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn cho và tạo cho họ có đủ khả năng để thực hiện những công việc, chức vụ và yêu cầu cao hơn.
+ Thoả mãn không thăng tiến: Nhằm duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của người được đánh giá. Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với những người đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hội thăng tiến do các nguyên nhân như không có chức vụ trống cao hơn, do chưa đáp ứng được tiêu chuẩn công việc cao hơn, do bản thân không có nguyện vọng thăng tiến. Vì việc thực hiện công việc của người được đánh giá đã thoả mãn các yêu cầu tiêu chuẩn cho nên người phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc, thông qua các hình thức khen thưởng thích hợp.
+ Không thoả mãn - điều chỉnh: Loại phỏng vấn này áp dụng đối với những cá nhân không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công việc. Có hai cách giải quyết, sửa chữa những sai sót của nhân viên trong thực hiện công việc, chuyển họ sang thực hiện công việc khác, hoặc cho nghỉ việc.