Để tổ chức công tác phát lơng cho nhân viên trong doanh nghiệp thì các nhà quản lý nhân sự cần phải chú ý đến một số vấn đề sau đây:
Thời gian phát lơng cho nhân viên: Việc xác định thời điểm trả lơng cho nhân viên là rất quan trọng vì nó có ảnh hởng lớn đến khả năng chi trả cho các nhu cầu sinh hoạt của ngời lao động đồng thời nó cũng ảnh hởng đến khả năng chi trả, thanh toán của doanh nghiệp. Trên thực tế mỗi doanh nghiệp có thể có những quy định khác nhau về thời điểm trả lơng. Có doanh nghiệp tiến hành trả lơng cho nhân viên 2 lần trong một tháng vào ngày 01 và ngày 15 hàng tháng nhng cũng có những doanh nghiệp lại quy định việc trả lơng sẽ đợc thực hiện một lần vào một ngày nhất định nào đó trong mỗi tháng.
Cách thức phát lơng cho nhân viên: Hiện nay doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 2 hình thức phát lơng là phát lơng ngay tại phòng kế toán của doanh
nghiệp bằng tiền mặt hoặc thanh toán tiền lơng cho nhân viên thông qua tài khoản của cá nhân của họ tại ngân hàng.
Quy trình trả lơng cho nhân viên tại phòng kế toán:
Bớc 1: Ngời lao động sẽ tiến hành kiểm tra bảng lơng. Nếu thấy có sai sót thì báo lại ngay cho kế toán để kế toán báo lại cho phòng nhân sự giải quyết. Nếu đã đúng thì nhân viên kế toán sẽ tiến hành bớc tiếp theo.
Bớc 2: Kế toán sẽ lập phiếu trả tiền lơng cho từng nhân viên trên cơ sở bảng lơng đã đợc xây dựng trớc đó. Đối với nhân viên quản lý doanh nghiệp thì bảng lơng đợc xây dựng căn cứ vào bảng chấm công. Đối với lao động trực tiếp sản xuất thì bảng lơng đợc xây dựng căn cứ vào bảng kê số lợng sản phẩm do nhân viên tạo ra và biên bản xác nhận số lợng sản phẩm đạt tiêu chuẩn do phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm xác nhận. Sau đó kế toán ký vào phiếu.
Bớc 3: Phiếu trả lơng đợc chuyển sang cho thủ quỹ. Tại đây thủ quỹ sẽ tiến hành lập phiếu chi tiền lơng căn cứ vào phiếu trả lơng. Sau đó ngời lao động cùng thủ quỹ cùng ký vào phiếu chi tiền lơng.
Bớc 4: Thủ quỹ tiến hành trả lơng cho ngời lao động.
Đối với hình thức trả lơng thông qua tài khoản cá nhân tại ngân hàng sẽ đơn giản hơn: Đến ngày phát lơng, doanh nghiệp sẽ chuyển tiền vào tài khoản của cá nhân ngời lao động. Sau khi nhận đợc giấy báo tại ngân hàng thì ngời lao động sẽ ký vào đó.