. Sổ kế toán chi tiết
3.2.1. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và công nợ phả
phải thu.
- Công ty nên có những biện pháp kịp thời để ngăn chặn tình trạng thất thoát, ứ đọng vốn bằng cách không cho khách hàng nợ với số tiền quá lớn. Chỉ khi khách hàng thanh toán hết số tiền hàng lần trước mới cho nợ lần tiếp theo. Công ty cũng có thể thực hiện chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ trước hạn. Đối với các khoản nợ phải thu tiến hành phân loại từng khoản nợ của từng đối tượng khách hàng theo tuổi nợ
+ Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán
- Hiện nay công ty chưa có một chính sách nào khuyến khích trong quá trình bán hàng. Thực tế trong kỳ công ty không phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TK 521 và TK 532. Công ty nên sử dụng TK 521 và TK 532 để kích thích việc bán hàng cũng như việc thu hồi vốn nhanh hơn và có hiệu quả hơn.
Kết cấu hai tài khoản này như sau:
TK 521, 532 không có số dư cuối kỳ
Các khoản chiết khấu, giảm giá được tổ chức hạch toán như sau:
+ Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 532: Số tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng
Số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán chấp thuận cho khách hàng
Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán sang TK 511 để xác định doanh thu thuần
TK 521, 532
Nợ TK 33311: Số thuế GTGT được giảm tương ứng Có TK 131, 111, 112: Tổng số tiền chiết khấu, giảm giá
+ Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu, giảm giá về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521: Chiết khấu thương mại
Có TK 532: Giảm giá hàng bán
- Công ty cần không ngừng nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán tại Công ty, giúp kế toán tại Công ty có thể bắt kịp với những thay đổi trong quy định về chế độ kế toán để thực hiện công tác kế toán một cách đúng đắn và kịp thời.
- Nên đầu tư nâng cấp về công nghệ thông tin: nối mạng trực tiếp từ Công ty đến các cửa hàng bán lẻ để có thể quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn, cập nhật nhanh chóng và chính xác các hóa đơn bán hàng.
KẾT LUẬN
Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay để đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế - tài chính ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới để giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong đó công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu có một vị trí đặc biệt quan trọng nhất là đối với các doanh nghiệp Thương mại. Vì vậy việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu của Công ty và đã nhận thấy bộ phận kế toán của Công ty có nhiều ưu điểm, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số thiếu sót cần phải khắc phục.
Do thời gian có hạn nên trong đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các cô chú tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Kế toán đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo ‘‘TH.S Ngô Thị Tươi’’ và các cô chú tại phòng Kế toán tài chính Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh đã hướng dẫn chỉ bảo em hoàn thành đề tài này.
Hóa đơn GTGT có mẫu như sau:
Bảng 2.2. Trích mẫu Hoá đơn GTGT
CÔNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH MST: 2900428497 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 (Nội bộ) Mẫu số 01-GTKT-3LN- 01 Ký hiệu: AA/2010T Số: 0 0 1 0 0 8 6
Địa chỉ: Quán Bánh - TP.Vinh - Nghệ An
Điện thoại: (038) 3851915; 3851530. Fax: 3851886 Ngày: 04/01/2012 Tài khoản: 0101000000578 - Chi nhánh NH TMCP ngoại thương Vinh
...……..
Tên khách hàng: Công ty cổ phần Kinh Đô Đơn vị :………...
Địa chỉ: Số 18 – Lệ Ninh – Quán Bàu – Tp Vinh – Nghệ An Mã số thuế: 2900757050
Số tài khoản: 51010000172605 Tại ngân hàng đầu tư và phát triển Nghệ An TÊN
HÀNG
Đơn vị
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế GTGT Cộng % Tiền thuế Xăng Ron 92 Lít 5000 19.200 96.000.000 10 9.600.000 105.600.000 Tổng cộng 105.600.000
Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm lẻ năm triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn.
Bảng 2.3. Trích mẫu Phiếu thu
CÔNG TY CỔ PHẦN VT & DV PETROLIMEX Mẫu số: 01-TT
NGHỆ TĨNH (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Số: 130
Ngày 10 tháng 01 năm 2012
Nợ Có Số tiền
1111 13111 105.600.000 Khách hàng: 2900757050 Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Địa chỉ: Số 18 – Lệ Ninh – Quán Bàu – TP Vinh – Nghệ An Người nộp tiền: Nguyễn Trung Phong
Lý do nộp: Nộp tiền mua hàng cho Công ty Kinh Đô Số tiền: 105.600.000 VNĐ
(Bằng chữ): Một trăm linh năm triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 01 năm
2012
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày 10 tháng 01 năm 2012 Công ty Kinh Đô thanh toán tiền hàng cho Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh bằng tiền mặt, ta có mẫu phiếu thu. Kế toán vào phiếu thu để ghi sổ tài khoản 111 và phần giảm trừ công nợ.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán: hóa đơn GTGT hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập giữ liệu vào máy tính theo bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Căn cứ vào các thông tin kế toán nhập, chương trình kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Nhật ký chứng từ xuất hàng hóa. Nhật ký chứng từ xuất hàng hóa sẽ mẫu như sau:
Bảng 2.4. Trích Nhật ký chứng từ xuất hàng hóa
Công ty: TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Đơn vị: VĂN PHÒNG CÔNG TY
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ XUẤT HÀNG HÓA
Từ ngày: 01/01/2012 Đến ngày: 31/01/2012 Xuất bán buôn
Hàng hóa: Xăng dầu chính ĐVT: VNĐ
TT Số CT Ngày CT Số HĐ Khách hàng Hàng hóa Giá VAT Số lượng Tiền hàng Tiền VAT Thanh toán
1 000002 01/01/12 000580 Cty CP Vận Tải & TM Hà An
Diesel
0.25%S 18.500 10% 8000 148.000.000 14.800.000 162.800.000
2 000009 01/01/12 000590 Cty CP Kinh Đô 0.05%SDiesel 18.500 10% 8000 148.000.000 14.800.000 162.800.000
… … … …
11 000015 06/01/12 0010123 DNTN Phụng Loan Xăng M92
KC 19.200 10% 8200 157.440.000 15.744.000 173.184.000
… … … …
28 000054 06/01/12 0010122 DNTN Anh Công Xăng M92 KC 19.200 10% 8200 157.440.000 15.744.000 173.184.000
… … … …
Tổng cộng 751.106,0 10.255.914.007 943.098.967 11.199.012.974
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Hóa đơn GTGT có mẫu như sau:
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CT CP VT & DV PETROLIMEX NGHỆ TĨNH
BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT
Kho hàng: 100022-CHXD Thanh Thuỷ PTS Hàng hóa: Tất cả
Nhóm hàng hóa: 111- Xăng dầu sáng Khách hàng: Tất cả Phương thức: 54-Xuất bán lẻ Tháng 1 năm 2012 ĐVT: VNĐ Stt Số hóa đơn Ngày hóa đơn
Tên khách hàng Số lượng Giá
VAT
Tổng tiền Chi tiết tiền thanh toán Mã NX Tiền hàng hoá Thuế VAT
1 020202 Xăng Mogas 92 KC 29.576,00 627.306.960 570.279.054,5 57.027.905,4
1 0005474 02/01/2012 C. ty CPXD Hoàng Thiên 100,00 21.210 21.210.000 19.190.909 1.919.099,9 54
… … … … ... … … … … …
47 0005740 31/01/2012 Khách mua hàng không lấy hóa đơn 1.381,00 21.210 29.291.010 25.372.736,36 2.537.273,6 54
… … … … ... … … ... … 54
2 060203 Dầu Diezel 0.05%S 50.574,00 1.046.881.800 951.710.727 95.171.072
53 0005468 01/01/2012 Xí nghiệp 21/4 75,00 20.700 1.552.500 1.377.272,72 137.727,2 54
… … … …
69 0005492 07/01/2012 C.ty CP ĐTXD Trường Sơn 2085,00 20.700 43.159.500 38.288.181,8 3.828.818,1 54
… … … …
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Công ty : TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Đơn vị : VĂN PHÒNG CÔNG TY
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ XUẤT HÀNG HÓA
Từ ngày: 01/01/2012 Đến ngày: 31/01/2012 Xuất bán lẻ
Hàng hóa: Xăng dầu chính
ĐVT: VNĐ
Stt Số CT Ngày CT Số HĐ Khách hàng Hàng hóa Giá VAT Số lượng Tiền hàng Tiền VAT Thanh toán
1 000003 05/01/12 01-05/02 CHXD Hưng Lộc PTS Diesel0.05%S 20.700 10% 80 1.505.454,5 150.545,45 1.656.000 Xăng M92 KC 21.210 10% 3.699 71.323.445,4 7.132.344,5 78.455.790
… … … …
111 000052 31/01/12 01-31/02 CHXD Thanh Thuỷ PTS Xăng M92 KC 21.210 10% 29.576 570.279.054,5 57.027.905,4 627.306.960 Diesel
0.05%S 20.700 10% 50.574 951.710.727 95.171.072 1.046.881.800
… … … …
132 000097 31/01/12 26-31/02 CHXD Nghi Kim PTS Xăng M92 KC 21.210 10% 14.159 273.011.263,6 27.301.126,3 300.312.390 Diesel 0.05%S 20.700 10% 11.132 209.484.000 20.948.400 230.432.400
Tổng cộng 2.065.112,5 30.219.551.478 3.021.955.147,8 33.241.506.626
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Đơn vị: VĂN PHÒNG CÔNG TY
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Kỳ báo cáo: Tháng 1 năm 2012 Tài khoản: 51111
Tên TK: Doanh thu bán Xăng dầu chính
Đơn vị tính: VNĐ
STT Ngày CT Số CT Tham chiếu TKĐƯ Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Số dư đầu kỳ 0
1 01/01/2012 1Y0101.0000002 AA/2010T / 0005300 13111 Diesel 0.25%S 0 110.349.000
2 01/01/2012 1Y0101.0000009 AA/2010T / 0005299 13111 Diesel 0.05%S 0 108.705.630
… … … …
10 04/01/2012 1Y0101.0000014 AA/2010T / 0010085 13111 Diesel 0.05%S 0 69.916.600
11 04/01/2012 1Y0101.0000015 AA/2010T / 0010086 13111 Xăng M92 KC 0 118.493.598
12 04/01/2012 1Y0101.0000016 AA/2010T / 0010087 13111 Xăng M92 KC 0 66.605.717
…. … … … …
232 31/01/2012 1Z0101.0000052 AA/2010T /01-31/01/12 13112 Diesel 0.05%S 0 689.185.553
233 31/01/2012 1Z0101.0000052 AA/2010T /01-31/01/12 13112 Xăng M92 KC 0 452.243.954
… … … …
255 31/01/2012 AC21.0002575 976 91111 K/c doanh thu xăng dầu chính tháng 1 /2012 40.623.808.606 0
Phát sinh trong kỳ 530,579,438,736 530,579,438,736
Tổng cộng trong kỳ 0 0
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
CÔNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH MST: 2900428497 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 1 (Lưu) Mẫu số 01-GTKT-3LN- 01 Ký hiệu: AB/2009T Số: 0 0 0 5 4 9 2 Địa chỉ: Quán Bánh - TP.Vinh - Nghệ An
Điện thoại: (038) 3851915; 3851530. Fax: 3851886 Ngày: 10/01/2012 Tài khoản: 0101000000578 - Chi nhánh NH TMCP ngoại thương Vinh Xe V/c
………..CHXD Thanh Thuỷ – Thanh Chương – Nghệ An………..
Tên khách hàng: …….
Đơn vị: CÔNG TY CP XÂY DỰNG DÂN DỤNG GIAO THÔNG THUỶ LỢI SỐ 4 Địa chỉ : Khối Đại Lợi – Đông Vĩnh – Tp Vinh – Nghệ An
Mã số thuế: 2900608919 Số tài khoản: ... TÊN HÀNG Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế GTGT Cộng % Tiền thuế Diesel lít 2.085 18700 38.989.500 10 3.898.950 42.888.450 Tổng cộng 42.888.450
Tổng số tiền (bằng chữ): Bốn mươi hai triệu tám trăm tám mươi tám nghìn bốn trăm năm mươi đồng.
MST: 2900428497 Số: 0 0 0 5740
Địa chỉ: Quán Bánh - TP.Vinh - Nghệ An
Điện thoại: (038) 3851915; 3851530. Fax: 3851886 Ngày: 31/01/2012 Tài khoản: 0101000000578 - Chi nhánh NH TMCP ngoại thương Vinh Xe V/c
………..CHXD Thanh Thuỷ - Thanh Chương – Nghệ An………
Tên khách hàng: Công ty PTS Nghệ Tĩnh Đơn vị:
Địa chỉ : Quán Bánh - TP.Vinh - Nghệ An Mã số thuế: 2901234568...
Số tài khoản: ...
TÊN HÀNG Đơn
vị
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Thuế GTGT Cộng
% Tiền thuế
Xăng Mogas 92 lít 1381 19.200 26.515.200 10 2.651.520 29.166.720
Tổng cộng 29.166.720
Tổng số tiền (bằng chữ): Hai mươi chín triệu một trăm sáu mươi sáu nghìn bay trăm hai mươi đồng.
Bảng 2.12. Trích Sổ Nhật ký chung
Công ty : TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Mẫu số: S03a - DN Đơn vị : VĂN PHÒNG CÔNG TY
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Kỳ báo cáo: Tháng 1 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ
NTGS Chứng từ Diễn giải TK
đối
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Số trang trước chuyển sang xxx xxx
01/01 01/01 0000003 Diesel 0.05%S 1561113312 3311 214.594.375 20.640.688 235.235.063 … … … … 04/01 04/01 0000015 Xăng M92 KC 13115111 33311 129.553.958 118.493.598 11.060.360 … … … … 31/01 31/01 0000052 Xăng M92 KC 1311 5111 33311 452.243.954 42.266.766 494.510.720 31/01 31/01 0000052 Diesel 0.05%S 1311 5111 33311 689.185.553 66.390.007 755.575.560 … … … … 31/01 31/01 0002575 K/c doanh thu Xăng dầu chính tháng 1/2012 5111 911 40.623.808.606 40.623.808.606 … … … …
Cộng chuyển sang trang sau 227.976.985.580 227.976.985.580
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Cuối tháng, kế toán tổng hợp doanh thu bán ra trong tháng, tổng hợp số liệu. Căn cứ vào các thông tin được cập nhật chương trình kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu, cập nhật sổ nhật ký chung, sổ cái TK 5111.
Đơn vị : VĂN PHÒNG CÔNG TY
SỔ CÁI
Kỳ báo cáo: Tháng 1 năm 2012 Tài khoản: 51111
Tên TK: Doanh thu bán Xăng dầu chính
Đơn vị tính: VNĐ
TK
Đối ứng Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ 0
13111 Phải thu: Xăng dầu + vận tải 0 10.255.914.007
13112 Phải thu cửa hàng trực thuộc 0 30.367.894.599
91111 Kết quả hoạt động kinh doanh
hàng hóa 40.623.808.606 0
PHÁT SINH TRONG KỲ 530,579,438,736 530,579,438,736
TỔNG CỘNG TRONG KỲ 0 0
SỐ DƯ CUỐI KỲ 0
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Đồng thời với việc kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 51111 thì chương trình kế toán máy sẽ kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 511 (Phụ lục 14)
Khi kế toán nhập dữ liệu các hoá đơn chứng từ liên quan đến quá trình bán hàng, đồng thời với việc kết chuyển số liệu vào các loại sổ liên quan đến doanh thu bán hàng thì chương trình kế toán máy cũng kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết phát sinh công nợ (Bảng 2.20), Bảng tổng hợp chi tiết phát sinh công nợ (Bảng 2.24) để theo dõi khoản phải thu khách hàng phát sinh.
Bên cạnh đó, chương trình kế toán máy cũng kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 33311, Sổ cái TK 333 để theo dõi các khoản thuế phải nộp nhà nước phát sinh.
Cuối quý, Kế toán chọn chức năng lập báo cáo để phần mềm kế toán máy lọc dữ liệu, tập số liệu hợp vào Báo cáo tiêu thụ theo dõi kết quả hoạt động bán hàng.
Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm mười sáu triệu tám trăm năm mươi bốn nghìn sáu
trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
CÔNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH MST: 2900428497 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 (Nội bộ) Mẫu số 01-GTKT- 3LN- 01 Ký hiệu: AA/2010T Số: 0 0 0 5 3 0 0 Địa chỉ: Quán Bánh - TP.Vinh - Nghệ An
Điện thoại: (038) 3851915; 3851530. Fax: 3851886 Ngày 01/01/2012 Tài khoản: 0101000000578 - Chi nhánh NH TMCP ngoại thương Vinh Xe v/c ... Tên khách hàng: Công ty CP Vận tải và TM Hà An Đơn vị:……….… Địa chỉ: Số 1 - Phạm Hùng - Vinh - Nghệ An Mã số thuế: 2901174291
Số tài khoản: ... TÊN HÀNG Đơn vị Số lượng