5. Nội dung đề tài
1.4.3. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
1.4.3.1. Thời điểm lập báo cáo
Kỳ lập báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh là 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và cả năm. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm tài chính.
1.4.3.2. Các báo cáo tài chính theo quy định
Báo cáo tài chính được thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính, Báo cáo tài chính của công ty gồm các biểu mẫu sau:
+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN) + Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 - DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DNN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN) - Nguồn số liệu để lập báo cáo tài chính:
+ Số dư các tài khoản tại thời điểm cuối quý trước hoặc tại thời điểm 31/12 năm trước
+ Số phát sinh kỳ báo cáo, sự phát sinh lũy kế từ đầu năm đến kỳ báo cáo + Số dư các tài khoản tại thời điểm lập báo cáo
- Lưu trữ: Báo cáo tài chính của Công ty ngoài lưu tại Công ty còn được nộp cho Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam 2 bản, Công ty còn phải nộp cho các đơn vị tổ chức
Hóa đơn GTGT, các chứng từ thanh toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Phần mềm kế toán phân hệ Bán hàng và xác định KQKD Sổ tổng hợp: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911 Sổ chi tiết TK 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
sau: Ban giám đốc Công ty, Hội đồng quản trị Công ty, Ban kiểm soát Công ty, Cục thuế Nghệ An, Cục thống Kê Nghệ An, Uỷ ban chứng khoán nhà nước.
1.4.3.3. Hệ thống báo cáo nội bộ của công ty
Ngoài báo cáo tài chính thông thường được lập vào cuối mỗi quý và năm Công ty còn lập "Báo cáo tài chính hợp nhất" để nộp cho đơn vị chủ quản là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trong đó cung cấp các số liệu, thông tin hợp nhất nội bộ Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, ví dụ như thông tin tiêu thụ nội bộ tập đoàn…
1.4.4. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán1.4.4.1. Bộ phận thực hiện1.4.4.1. Bộ phận thực hiện 1.4.4.1. Bộ phận thực hiện
Công tác kế toán được các cơ quan quản lý cấp trên thường xuyên kiểm tra về việc chấp hành các quy chế, chính sách, chế độ trong quản lý tài chính, báo cáo tài chính của công ty, đưa ra quyết định xử lý. Công tác kiểm tra, kiểm soát của cấp trên thường được thực hiên định kỳ vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán: quý, năm và khi cần thiết có thể kiểm tra đột xuất. Nội dung kiểm tra đó là Vốn, Tài sản, Doanh thu, Chi phí, Thu nhập, việc sử dụng các quỹ của doanh nghiệp…
Cơ quan kiểm tra đó là cơ quan quản lý Nhà nước cụ thể là cơ quan Thuế, cơ quan Thống kê, Sở tài chính… và theo quy định cuối năm tài chính Công ty phải thuê các đơn vị kiểm toán độc lập vào kiểm toán và lập "Báo cáo tài chính kiểm toán" để nộp các đơn vị.
Ngoài ra Bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty gọi là ban kiểm soát có nhiệm vụ:
+ Kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty, hoạt động của ban giám đốc, các đơn vị trực thuộc và các phòng ban trong công ty
+ Giám sát việc sử dụng vốn và tài sản của công ty, việc cầm cố, thế chấp vay mượn tài sản của công ty
+ Định kỳ, hàng quý Ban kiểm soát có nhiệm vụ rà soát, kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp pháp của các chứng từ gốc và báo cáo tài chính
+ Có trách nhiệm thuyết minh trước Hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị về tính hợp lý, hợp pháp của quá trình lập, lưu trữ chứng từ, quá trình vào sổ và lập báo cáo tài chính
1.4.4.2. Phương pháp kiểm tra
Các cơ quan quản lý và công ty áp dụng các phương pháp như đối chiếu, so sánh, phân tích và một số phương pháp khác để kiểm tra. Cụ thể:
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và sổ các tài khoản, các sổ cái của các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết
- Kiểm tra tính cân đối của thu chi, nhập xuất tồn… trên các bảng tổng hợp - Kiểm tra số hàng tồn kho, số tiền còn tồn quỹ trên thực tế với sổ sách
1.4.4.3. Cơ sở kiểm tra
Các cơ quan quản lý tiến hành kiểm tra tài chính dựa trên các chứng từ gốc, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính… của công ty. Cơ sở kiểm tra đó là các chế độ chuẩn mực kế toán tại công ty mà cụ thể là căn cứ vào chế độ, chuẩn mực theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
1.5. Những thuận lợi, khó khăn và hướng phát triển trong công tác kế toán tại PTS Nghệ Tĩnhtại PTS Nghệ Tĩnh tại PTS Nghệ Tĩnh
1.5.1. Những thuận lợi
- Trong những năm vừa qua, Công ty PTS Nghệ Tĩnh đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm
- Với doanh thu gần 300 tỷ một năm, cơ cấu phòng kế toán 7 người, phụ trách từng bộ phận riêng là rất hợp lý, đảm bảo hiệu quả trong công việc và nâng cao được công tác quản lý. Ngoài ra tại các đơn vị trực thuộc đều bố trí một kế toán ghi sổ, tập hợp chứng từ về phòng kế toán công ty là hợp lý vừa đảm bảo an toàn về mặt tài chính vừa nhanh chóng, chính xác trong khâu báo cáo.
- Việc lựa chọn hình thức kế toán phân tán là phù hợp với đặc điểm và qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc phân công các nhân viên đảm nhận phần hành kế toán là dựa vào năng lực chuyên môn của mỗi người nên bộ máy kế toán của Công ty hoạt động rất có hiệu quả.
- Việc lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung với các sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tổng hợp về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm đã đáp ứng được cơ bản những yêu cầu của quản lý đặt ra và phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán. Hệ thống sổ sách khá hoàn chỉnh theo đúng chế độ kế toán ban hành.
- Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ sách chứng từ là tương đối hợp lý, trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Công ty.
- Bên cạnh đó công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Boss góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán mà vẫn đảm bảo được cung cấp thông tin kịp thời.
1.5.2. Khó khăn
Bên cạnh những thành tích mà kế toán công ty đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty PTS Nghệ Tĩnh có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
- Việc Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung có nhược điểm là việc ghi chép trùng lặp nhiều (sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết tài khoản mua hàng).
- Do trình độ hiểu biết về tin học của cán bộ kế toán có nhiều hạn chế vì vậy khi
tiếp cận và sử dụng phần mềm kế toán thì chỉ biết sử dụng mà chưa biết khai thác hết tính năng, tác dụng của chương trình phục vụ cho công tác kế toán.
- Nhân viên kế toán ít hơn so với nhu cầu hoạt động của công ty nên rất khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu cuối kỳ.
- Số lượng nhân viên kế toán đáp ứng được cả về yêu cầu trình độ và kinh nghiệm rất ít.
- Xăng dầu và Gas là những mặt hàng SXKD chủ yếu của công ty nhưng hiện nay ngành kinh doanh xăng dầu đang vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước nên sự cạnh tranh càng trở nên khốc liệt, đây là khó khăn trực tiếp ảnh hưởng đến công tác kế toán trong việc thực hiện chức năng thu nhận, xử lý thông tin, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời cho Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo, cũng như các đơn vị sử dụng thông tin kế toán để Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời, đảm bảo không bỏ qua thời cơ trong thời kỳ cạnh tranh.
1.5.3. Hướng phát triển
- Công ty tập trung nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên của phòng kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ kế toán cập nhật được các quy định, chế độ kế toán hiện hành để ngày càng hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán trong công ty.
- Phân công công việc hợp lý để nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên kế toán đồng thời tăng cường kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán để sớm phát hiện sai sót và xử lý kịp thời hơn.
- Phòng kế toán nên chủ động tham gia vào nghiên cứu cải tiến tổ chức SXKD, xây dựng chiến lược sản phẩm, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp nhằm khai thác đầy đủ tiềm năng của doanh nghiệp, phát huy đầy đủ tính tự chủ của doanh nghiệp trong SXKD và trong hoạt động tài chính.
- Tổ chức báo cáo một cách kịp thời, chính xác và đúng đắn với Giám đốc và với các cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan pháp luật về những hành vi vi phạm pháp luật vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính, cũng như những quy định của Nhà nước và doanh nghiệp đã ban hành.
PHẦN 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH
2.1. Đặc điểm hàng hóa và phương thức bán hàng tại công ty
2.1.1. Đặc điểm, đặc thù chi phối công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại Công tythu tại Công ty thu tại Công ty
Công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực kinh doanh như: Vận tải xăng dầu, vận tải hàng hóa bằng đường bộ đường thủy; Dịch vụ sửa chữa cơ khí, đại tu ô tô , lắp ráp cột bơm công nghệ xăng dầu; Dịch vụ đào tạo lái xe mô tô, ô tô .Trong đó loại hình kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu đây là một loại hình kinh doanh đặc thù của Công ty, có những điểm khác biệt so với những loại hình kinh doanh khác.
Thứ nhất, Xăng dầu là mặt hàng dễ cháy nổ, dễ gây ô nhiễm môi trường nên khi tiêu thụ xăng dầu người tiêu dùng phải trả thêm một khoản phí là lệ phí xăng dầu. Cũng chính vì đặc tính này mà việc kinh doanh xăng dầu phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, đặc biệt là điều kiện về an toàn phòng chống cháy nổ và điều kiện an toàn môi trường. Làm tốt công tác đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ không chỉ là trách nhiệm với chính Công ty mà còn là trách nhiệm của Công ty đối với cộng đồng và xã hội.
Thứ hai, Bởi xăng dầu là mặt hàng dễ bay hơi nên từ năm 1986, Bộ Vật tư đã ban hành Quyết định 758/VT-QĐ cho phép các doanh nghiệp xăng dầu được đưa khoản chi phí hao hụt vào kết cấu giá thành. Năm 2001, Tổng Công ty Xăng dầu VN (Petrolimex VN) có điều chỉnh cách tính nhưng cơ bản vẫn tuân thủ theo Quyết định 758/VT-QĐ. Theo đó, cứ mỗi lần sang chiết xăng (hoặc dầu), một tỉ lệ hao hụt nhất định sẽ được khấu trừ. Sang chiết bao nhiêu lần được khấu trừ bấy nhiêu.
Xăng dầu là mặt hàng chiến lược của nền kinh tế vì vậy tổ chức quản lý chặt chẽ việc tiếp nhận, bảo quản cũng như tiêu thụ có hiệu quả là điều rất cần thiết và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
2.1.2. Các phương thức bán hàng tại công ty
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, Công ty đã xây dựng mạng lưới tiêu thụ hợp lý, sử dụng các phương thức bán hàng có hiệu quả, thúc đẩy được quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng.
Hiện nay ở Công ty cổ phần và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh sử dụng các phương thức bán hàng chủ yếu bao gồm: Bán buôn trực tiếp, Bán lẻ tại các cửa hàng trong tỉnh, ngoài tỉnh và nước bạn Lào.
2.1.2.1. Phương thức bán buôn
chức kinh doanh sản xuất ,dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển của hàng thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh nghiệp vì vậy đối tượng của bán buôn rất đa dạng: có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại trong nước, ngoại thương nhưng chủ yếu là các hộ công nghiệp.
Phương thức này chiếm tỷ lệ lớn trong hoạt động của Công ty. Sau khi đã có sự thoả thuận giữa Công ty (phòng kinh doanh) và khách hàng, Hoá đơn GTGT được viết, thành phẩm giao bán trực tiếp cho khách hàng ngay tại kho của Công ty và được ghi nhận là tiêu thụ.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết và nhu cầu mua hàng của khách, phòng kinh doanh lập hoá đơn bán hàng có 3 liên: 1 liên lưu tại Công ty, 1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên gửi cho vận tải.
2.1.2.2. Phương thức bán lẻ
Phương thức bán lẻ được thực hiện thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại các cửa hàng của Công ty… Và nó có vai trò quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm và thu được doanh thu cao. Hàng ngày căn cứ vào lượng hàng bán lẻ qua cột bơm kế toán phát hành hoá đơn GTGT bán lẻ cho khách, lượng hàng bán khách không có nhu cầu lấy hoá đơn kế toán lập hoá đơn GTGT bán lẻ cuối ca bán hàng. Hoá đơn GTGT liên 3 kế toán CHXD sao kê và gửi về phòng kế toán Công ty phục vụ hạch toán.
2.1.3. Chính sách giá cả
Do việc kinh doanh của Công ty mang tính chất đặc thù của ngành xăng dầu nên việc định giá là do Nhà nước quy định. Hiện nay giá xăng dầu thế giới ngày càng tăng cao do đó việc chỉ áp dụng theo một mức giá nhất định sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của Công ty. Do đó nếu muốn tăng mức giá lên thì phải có đề nghị với các cấp ngành cao hơn để có thể nâng giá.
2.1.4. Phương thức thanh toán
Bán buôn hàng hoá và bán lẻ hàng hoá có thể thực hiện bằng nhiều hình thức : Bán thẳng ,bán qua kho trực tiếp ,gửi bán qua đơn vị đại lí, ký gửi, bán trả góp,hàng đổi hàng.
Sau khi người mua chấp nhận thanh toán thì công ty thực hiện thanh toán theo các phương thức linh hoạt khác nhau tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng và mối quan hệ giữa khách hàng với công ty mà công ty áp dụng từng phương thức thanh toán phù hợp.
- Phương thức thanh toán trực tiếp:
Theo phương thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời, tức là doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng.