2.2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí nhằm phục vụ cho toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp .Tại công ty hiện nay ,chi phí quảnlý doanh nghiệp bao gồm :
- Lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên công ty. - Khấu hao sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí tiếp khách ,hội nghị. - Chi phí quảng cáo,hội chợ.
- Chi phí điện,nước,điện thoại,tiền thuê trụ sở. - Các chi phí quản quản lý khác.
Để theo dõi các chi phí quản lý của công ty phát sinh trong kỳ ,kế toán sử dụng tài khoản 642 –chi phí quản lý doanh nghiệp.Tài khoản này mở tổng hợp cho toàn bộ công ty và không phân bổ hay theo dõi riêng từng hoạt động.
Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty được tiến hành như sau :
+ Đối với khấu hao TSCĐ ,việc xác định mức khấu hao nhà cửa ,trang thiết bị công ty cho từng quý được kế toán TSCĐ theo dõi tính toán và tổng hợp tỷ lệ khấu hao của từng loại.Sau khi tính mức khấu hao trong quý ,kế toán ghi :
Nợ TK 642 : Tổng mức khấu hoa trong quý Có TK 214 : Tổng mức khấu hao trong quý.
+ Khi tập hợp để tính ra tiền lương của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty,kế toán ghi chi phí này vào tài khoản 642 theo bút toán :
Nợ TK 642 : Tổng số tiền lương phải trả Có TK 334 : Tổng số tiền lương phải trả
+ Các khoản trích theo lương như : BHXH ,BHYT,KPCĐ được tính theo tỷ lệ quy định và được ghi theo bút toán:
Nợ TK 642 : Phần trích theo lương tính vào chi phí Có TK 338 : Phần trích theo lương tính vào chi phí + Riêng đối với tiền ăn ca,kế toán ghi phản ánh trực tiếp : Nợ TK 642 : tiền ăn ca
+ Các chi phí khác như : điện,nước,phí đào tạo nhân viên,tiếp khách,điện thoại ,phí dịch vụ chuyển tiền,….đã thanh toán hoặc chưa thanh toán,kế toán ghi :
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý chung Nợ TK 133 : VAT đầu vào (nếu có)
Có TK 111,112 : Đã thanh toán bằng tiền mặt ,tiêng gửi ngân hàng. Có TK 331 : Chưa thanh toán cho người cung cấp.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như : Phiếu chi,hoá đơn thanh toán ,giấy báo Nợ ngân hàng,bảng tính khấu hao ,bảng tính lương ,…kế toán vào sổ chi tiết TK.
Cũng như kế toán chi phí bán hàng ,các chứng từ ghi sổ phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được lập nhằm đảm bảo cho công việc so sánh ,đối chiếu số liệu .Tuy nhiên chứng từ này được lập định kỳ theo tháng,cuối mỗi quý làm căn cứ để vào Sổ cái.
Quá trình hạch toán và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đô sau:
SƠ ĐỒ 2-4: