Chi phí bán hàng của Công ty bao gồm toàn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện và hoàn thành các dịch vụ của công ty.Các chi phí này thường được tập hợp chung cho tất cả các lĩnh vực hoạt động .
Để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh ,kế toán sử dụng tài khoản : TK 641 – Chi phí bán hàng.Các chi phí đó bao gồm :
- Chi phí của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa : toàn bộ chi phí trực tiếp liên quan đến khâu đón khách ở sân bay,bến cảng,…tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách .Do việc bán tour cho khách được thực hiện theo phương thức trọn gói nên các chi phí này bao gồm : chi phí đặt phòng khách sạn ,mua vé thắng cảnh , thuê hướng dẫn viên,chi phí cho hoạt động vui chơi giải trí,…
- Chi phí kinh doanh vận chuyển : toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp tới hoạt động vận chuyển như : chi phí nhiên liệu ,xăng dầu,sửa chữa,chi phí thuê xe ngoài,…
* Hạch toán chi phí bán hàng kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa. Đối với kinh doanh lữ hành ,do công ty thực hiện bán theo phương thức trọn gói nên chi phí bán hàng trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục ,thậm chí còn bao gồm cả sản phẩm của các bộ phận khác trong công ty như : Bộ phận vận chuyển ,đại lý vé máy bay,…Do vậy việc hạch toán chi phí trực tiếp bộ phận này được phân thành các trường hợp sau:
+ Trước khi tổ chức đoàn đi ,công ty phải ứng trước tiền cho hướng dẫn viên nhằm phục vụ các chi tiêu cần thiết phải thanh toán ngay,khi đó kế toán ghi : Nợ TK 141 : Tổng số tiền tạm ứng cho hướng dẫn viên trong công ty Nợ TK 1388 : Tổng số tiền tạm ứng cho cộng tác viên của công ty Có TK 111,112 : Tạm ứng bằng tiền mặt,tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng của hoạt động lữ hành Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào
Có TK 141,1388 : Trừ vào số tiền đã tạm ứng trước Có TK 111,112 : Đã trả bằng tiền mặt,tiền gửi ngân hàng Có TK 331 : Chưa trả cho nhà cung cấp
Có TK 51132 : Doanh thu dịch vụ vận chuyển của công ty Có TK 138 : Vé máy bay nhận từ đại lý
+ Đối với các chuyến đi do các chi nhánh của công ty thực hiện thì cuối kỳ chi nhánh tập hợp số liệu gửi cho công ty ,khi đó kế toán ghi :
Nợ TK 641 : Tổng chi phí trực tiếp của chi nhánh trong quý Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào
Có TK 1368 : Phỉa thu nộ bộ (chi tiết từng chi nhánh)
Sau khi hợp đồng mua bán được thỏa thuận ,hướng dẫn viên (người được giao nhiệm vụ tiếp đón khách)làm giấy xin tạm ứng để sử dụng cho một số dịch vụ mua ngoài phục vụ du khách trong chuyến đi (cần thiết phải thanh toán ngay ) và gửi giấy này đến phòng kế toán xin ký duyệt .
Đơn vị : Công ty CPĐTTMDLQT HMT Mẫu số : 05-TT
Địa chỉ : 4/12 N.T.Định-HN (Ban hành theo QĐ 48/2006/BTC)
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 10 tháng 01 năm 2011 Số : 10
Kính gửi : Ban kế hoạch và tài chính Tên tôi là : Nguyễn Văn Đức
Địa chỉ : Trung tâm lữ hành quốc tế.
Đề nghị : Cho tạm ứng số tiền : 10.000.000 đ Viết bằng chữ : Mười triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng : Đưa khách tham quan Hạ Long. Thời hạn thanh toán : Ngày 15 tháng 01 năm 2011
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Kế toán lập phiếu chi ,ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi.Trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ xuất tiền tạm ứng và ghi sổ quỹ.
Đơn vị : CT CPĐTTMDLQT HMT Mẫu số : 02-TT
Địa chỉ : 4/12 N.T.Định-HN (Ban hành theo QĐ 48/2006/BTC) Quyển số :………. Phiếu chi Ngày 12 tháng 01 năm 2011 Số : ……… Nợ : 141 Có:111 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Đức
Địa chỉ : Trung tâm lữ hành quốc tế Lý do chi : Tạm ứng.
Số tiền : 12.000.000 đ (viết bằng chữ) : Mười hai triệu đồng chẵn. Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 12 tháng 01 năm 2011
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Ng lập phiếu Ng nhận tiền (ký,họ tên,đóng dấu) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) : Mười hai triệu đông chẵn.
Sau khi hoàn thành một tour du lịch cho khách ,hướng dẫn viên tập hợp các chứng từ ,hóa đơn,bảng kê chi phí trong chuyến đi để nộp lại cho phòng kế toán.
Hóa Đơn (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 17tháng 01 năm 2011 Đơn vị bán : Khách sạn Công Đoàn
Địa chỉ : TP.Hạ Long,Tỉnh Quảng Ninh. Số TK : ……….
Điện thoại : …………..MST : ………..
Họ tên người mua hàng : Trung tâm lữ hành quốc tế - CTy DLQT HMT Đơn vị : Công ty ĐTTMDLQT Hoàng Minh Tú
Địa chỉ : 4/12 Nguyễn Thị Định – Hà Nội. Hình thức thanh toán : TM
STT Tên hàng
hóa,dịch vụ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) 1 Buồng nghỉ 3 400.000 1.200.000 2 Ăn trưa 15/01/11 6 80.000 480.000 3 Ăn tối 15/01/11 6 80.000 480.000 4 Ăn trưa 16/01/11 6 80.000 480.000 5 Ăn tối 16/01/11 6 80.000 480.000 Cộng tiền hàng : 3.120.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% : 312.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 3.432.000 Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu bốn trăm ba mươi hai nghìn đồng.
Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Sau khi xem xét tính hợp lệ của các chứng từ chi,kế toán căn cứ vào số liệu trên từng chứng từ để vào sổ tổng hợp chi tiết TK 641.
Tại công ty hiện nay kế toán đã mở các sổ đối ứng các tài khoản như : TK 111,TK 112,TK 331,…
Song song với hạch toán các chi phí bán hàng ngày ,hàng tháng kế toán tổng hợp các chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ .Khi tổng hợp xong chứng từ ghi sổ ,kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết và lên báo cáo kế toán.
- Hạch toán chi phí bán hàng của hoạt động kinh doanh vận chuyển : Việc hạch toán chi phí của hoạt động này cũng tiến hành tương tự như hoạt động kinh doanh lữ hành.Các chi phí phát sinh hàng tháng cho hoạt động này cũng được tập hợp trên sổ tổng hợp chi tiết TK 641 và các TKđối ứng như 111,112,141,331,335,…
- Hạch toán chi phí của hoạt động đại lý bán vé máy bay :
Với hoạt động kinh doanh đại lý vé máy bay của công ty ,chi phí thực sự phát sinh kế từ khi công ty nhận vé từ hãng hàng không về .Tuy nhiên,đây là hoạt động đại lý nên chi phí mua vé được kế toán đưa vào TK138.
Dựa trên các chứng từ ban đầu ,kế toán phản ánh lượng vé đã nhập về theo giá giao đại lý trên sổ sách ,kế toán ghi :
Nợ TK 138 : Tổng số tiền chi ra mua vé máy bay
Có TK 111,112,331 : Tổng số tiền chi mua ve máy bay. Tập hợp chi phí bán hàng: