P. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
BAN KIỂM SOÁT
SOÁT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Kế toán trưởng
Phó kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpKế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ Kế toán HTKKế toán công nợKế toán CP và Gia thành
Thống kê - kế toán 1 Thống kê - kế toán 2
Thống kê - kế toán tại các đội
Hình 2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại công ty 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được phép hạch toán độc lập và có bộ máy kế toán riêng căn cứ theo Quyết định 15 (ngày 17/6/2003).
Được tổ chức theo mô hình tập trung, phòng kế toán của Công ty tại trụ sở chính bao gồm 6 người, gồm kế toán trưởng, phó phòng tài chính kế toán và 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ, mỗi người được phân công trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán cụ thể nhằm mục đích chuyên môn hoá công việc. Ngoài ra, tại các đội xây dựng trực thuộc Công ty đều có nhân viên thống kê kế toán riêng gồm khoảng 2 người.
Hình 2.1.2.1: Bộ máy kế toán của công ty
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và công ty toàn bộ công việc của phòng được giao theo quy chế làm việc của công ty.
Phó trưởng phòng tham mưu cho Trưởng phòng các công việc của phòng, được giải quyết các công việc thay Trưởng phòng khi Trưởng phòng không có mặt tại cơ quan và phải báo cáo lại Trưởng phòng được biết.
Phân công công việc cho từng nhân viên theo yêu câu: Cán bộ theo dõi từng phần việc chịu trách nhiệm với công việc được bàn giao trước lãnh đạo phòng. Mọi nhân viên tuân thủ nội quy, quy định của công ty và phòng đề ra.
Các nhân viên ngoài các công việc được phân công phải thực hiện các công việc đột xuất theo sự phán công của lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng.
Mọi thành viên trong phòng được quyền chủ động đề xuất sáng kiến trong chuyên môn, nghiệp vụ thuộc phạm vi mình phụ trách.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn công ty theo tài liệu “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
Chứng từ của công ty được bảo đảm theo mẫu quy định, có đầy đủ các yếu tố như: tên gọi chứng từ, ngày tháng năm lập, số hiệu chứng từ, tên, mã số thuế,
địa chỉ của đơn vị lập chứng từ, tên địa chỉ của người nhận chứng từ cùng với đơn vị, mã số thuế, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng với các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị, chữ ký của các cá nhân và người đại diện pháp nhân của đơn vị phát hành chứng từ.
Hình thức ghi sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Do đó các loại sổ dùng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là các mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung như: Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK 334, 338, 335, 241,622, 623, 627, 642. Hiện nay, công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 để hỗ trợ cho công tác kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật ký chung:
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Chứng từ gốc. Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Bảng cân đối phát sinh. Sổ nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt
Báo cáo tài chính.
Bảng tổng hợp chi tiêt.
Ghi cuối tháng: QH đối chiếu:
Hình 2.1.3: Trình tự ghi sổ nhật ký chung
Ngoài ra, trong nội bộ công ty còn lưu hành các loại sổ áp dụng tại các đội, các bộ phận sản xuất:
2.2 Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đạt Phương
2.2.1Trình tự hạch toán tiền lương tại Công ty
Việc hạch toán tiền lương của Công ty Cổ phần Đạt Phương được chia làm hai khối là khối trực tiếp và khối gián tiếp.
Hàng tháng kế toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu: * Với văn phòng Công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện: - Danh sách bậc lương quy định
- Danh sách hệ số kết quả thực hiện - Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
* Với các đội sản xuất, ban điều hành công trường - Bậc lương quy định
- Danh sách hệ số kết quả thực hiện - Quỹ lương mục tiêu trong tháng - Danh sách hệ số hoàn thành mục tiêu - Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
* Với các hạng mục khoán nội bộ đơn vị (tổ SX, CNV của đội). - Bảng giao khoán.
- Phiếu nghiệm thu khối lượng, Công việc hoàn thành. - Bảng công, Bảng thanh toán lương.
* Với các hạng mục khoán ngoài - Phiêu giao khoán
- Bang thanh toán lương - Phiêu giao nhận tiền
- Hợp đồng lao động giữa đội với tổ, với nhóm, đơn vị lao động thuê ngoài phải có dấu cơ quan hoặc dáu xác nhận của chính quyền địa phương (Trong đó có người đại diện và kèm theo danh sách lao động kèm theo).
* Đối với công nhân hàng ngày của đơn vị sản xuất (Không khoán) - Nhật trình công việc.
- Bảng chấm công.
- Bảng thanh toán tiền lương.
Phòng kế toán sau khi xem xét và được Giám đốc ký duyệt thì tạm ứng tiền cho đội trưởng và cán bộ công nhân viên để thanh toán lương cho công nhân. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán của Công ty tiến hành lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán sau khi tính ra các khoản BHXH, BHYT Kinh phí công đoàn cho công nhân và trừ đi khoản đã tạm ứng, Phòng kế toán tính ra số lương còn lại cho người lao động. Việc thanh toán lương được tiến hành thông qua Bảng thanh toán lương. Công nhân đã lĩnh tiền phải ký nhận vào Bảng thanh toán. Bảng thanh toán lương phải được gửi về Phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bảng thanh toán lương cũng là căn cứ để kế toán tính ra thuế thu nhập cá nhân mà người lao động phải nộp. Việc thanh toán lương cho công nhân viên được hạch toán như sau:
Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 623 (6231): phải trả công nhân sử dụng máy thi công.
Nợ TK 627 (6271 – chi tiết phân xưởng): phải trả nhân viên văn phòng, quản lý các đội sản xuất, ban điều hành công trường
Nợ TK 642 (6421): phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp.
Có TK 334: tổng số tiền lương phải trả
Đồng thời kế toán nhập số liệu vào máy để máy lập ra các sổ sách như: sổ chi tiết TK 334, sổ cái TK 334…Khi đã có tiền lương của từng phòng, kế toán sẽ vào sổ Nhật ký chung - Sổ nhật ký chung được ghi từng ngày hoặc ngay khi phát sinh việc thanh toán lương tức là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái.
Sổ Nhật ký chung của công ty có mẫu như sau: