P. Dự án Marketing
1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền, nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Những nhiệm vụ chính của Hội đồng quản trị là quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; quyết định giá chào bán cổ phần công ty, quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư; quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; giám sát, chỉ đạo ban giám đốc điều hành; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ công ty, trình báo cáo tài chính hàng năm cho Đại hội đồng cổ đông…
- Ban giám đốc điều hành là bộ phận chịu trách nhiệm điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Các nhiệm vụ cụ thể của ban giám đốc điều hành là: quyết định các công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty; quyết định mức lương và phụ cấp cho lao động và các bộ phận công ty; tuyển dụng lao động; kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh..
- Các phó giám đốc: Các phó giám đốc của công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được giám đốc ủy quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một lĩnh vực quản lý chuyên môn và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc được phân công.
- Phó giám đốc kinh doanh-Kỹ thuật được giám đốc phân công chịu trách nhiệm phối hợp, điều hòa kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị trực thuộc, hướng dẫn và kiểm tra các ban, đội, xí nghiệp trên các mặt : Kỹ thuật, thiết kế, quy trình công nghệ sản xuất theo hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký, tình hình sử dụng vốn, sổ sách kế toán và các chứng từ kinh tế. Phó giám đốc kinh doanh-Kỹ thuật có trách nhiệm nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các quy trình công nghệ mới, nghiên cứu thị trường giá cả trong và ngoài nước để đề ra chính sách tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh thường kỳ cho giám đốc.
- Phó giám đốc tài chính được giám đốc phân công chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và nhân sự toàn công, quản trị và xây dựng cơ bản, văn thư hành chính, thực hiện chế độ chính sách tiền lương và công tác bảo vệ nội bộ và an ninh quốc phòng tại địa phương nơi công ty đóng trụ sở, tổ chức thanh tra, tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự, quản trị hành hcinhs, đời sống, an ninh nội bộ thường kỳ cho Giám đốc.
- Phòng chuyên gia: Các chuyên gia thang máy đến từ Trung Quốc, Anh, Việt Nam với những kiến thức và công nghệ hiện đại ở nước họ mang đến những kiến thức và công nghệ hiện đại ở nước họ mang đến những kỹ thuật thang máy góp phần hoàn thiện tốt hơn những thiếu sót mà phía công ty không đáp ứng được cho khách hàng. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm tiếp tục bổ sung thêm những kiến thức còn thiếu cho nhân viên công ty, đi đến các công trường thi công kiểm tra giám sát tình hình thi công kỹ thuật để có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của công việc. Tuy kinh doanh trong lĩnh vực thang máy đã khá lâu nhưng kiến thức và kinh nghiệm chưa nhiều so với các nước khác trong khu vực và trên thế giới. Vì thế, yêu cầu cần một đội ngũ chuyên gia chuyên môn trong ngành kinh doanh này là cực kỳ quan trọng và cần thiết đối với hoạt động công ty. Chi phí thuê chuyên gia khá tốn kém vì đây là những người có trình độ chuyên môn cao, có kiến thức chuyên môn sâu trong ngành. Chuyên gia là người nghiệm thu các công trình và khả năng kỹ thuật sản phẩm. Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về việc hoàn thành bàn giao công trình.
- Phòng kỹ thuật thang máy: Quản lý và kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thi công theo thiết kế của hợp đồng kinh tế đã ký kết: Quản lý các định mức kỹ thuật, nâng cao chất lượng công trình , tiến độ thi công và chịu trách nhiệm về khối lượng nghiệm thu thực tế của công trình, được ủy quyền ký nghiệm thu kỹ thuật công trình, hồ sơ hoàn công, hồ sơ thanh quyết toán. Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và lắp đặt hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng kỳ căn cứ theo nhiệm vụ và năng lực của công ty. Lập các chỉ tiêu kỹ thuật, biểu mẫu quy định và phân tích
từng hạng mục, phân nhiệm vụ cho từng cá nhân hoạt động về tất các kế hoạch trong mảng kỹ thuật. Theo dõi đôn đốc việc quản lý chất lượng kỹ thuật trong quá trình lắp ráp và vận hành thang máy đạt hiệu quả tốt nhất. Giữ gìn bí mật trong kinh doanh, hướng dẫn các cán bộ kỹ thuật của phòng và cán bộ kỹ thuật thi công, nghiên cứu bản vẽ thiết kế, lập phương án, biện pháp thiết kế lắp đặt tại các công trình của công ty. Giám sát chỉ đạo các đơn vị thi công lắp đặt đảm bảo các yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật an toàn lao động. Tổ chức nghiệm thu tại công trình hàng tháng để cập nhật số liệu chính xác. Lưu trữ hồ sơ bản vẽ, phối hợp cùng các đơn vị lập hồ sơ hoàn công cho công nhân lắp đặt.
- Phòng dự án thang máy: có nhiệm vụ hỗ trợ ban quản lý dự án, đơn vị thiết kế tư vấn trong quán trình lập dự toán. Hỗ trợ công tác chào thầu thư mời thầu tham gia , xây dựng phương án để đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu bao gồm: tư vấn, thiết kế, lập dự toán, thư của nhà sản xuất, các giấy tờ pháp lý, CO, CQ,,các tài liệu liên quan đến sản phẩm thang máy mà chủ thầu yêu cầu. Sau đó có thể thay mặt nhà thầu làm bên thứ 3 cung cấp sản phẩm thang máy, vận chuyển, lắp đặt, đào tạo chuyển giao, bảo hành, bảo trì và các dịch vụ gia tăng khác như nâng cấp, hỗ trợ trong quá trình sử dụng, chăm sóc sau bán hàng. Phòng dự án là bộ phận kinh doanh chiến lược và quan trọng của công ty, các dự án hiện đang là bộ phận có doanh số tăng trưởng lớn và đóng góp một phần quan trọng vào tổng doanh thu của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính-nhân sự: Tham mưu cho giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty, quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ nhân viên toàn công ty, giải quyết về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiễm, kỷ luật, khen thưởng, nghỉ hưu…là thành viên của hội đồng kỷ luật, hội đồng thi đua của Công ty, quản lý lao động tiền lương cán bộ nhân viên, cùng phòng Tài chính-kế toán xây dựng tổng quỹ tiền lương, kinh phí hành chính công ty và các đơn vị trực thuộc, quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành chính và con dấu, thực hiện công tác lưu trữ các tài liệu, chịu trách nhiệm về công tác bảo mật và lưu trữ các tài liệu, chịu trách nhiệm về công tác bảo mật và lưu trữ của công ty, tổ chức thực hiện công tác thanh tra ở các đơn vị
trực thuộc theo quyết định của ban Giám đốc. Duy trì thực hiện nội quy, nội vụ có liên quan đến giờ giấc làm việc, giữ gìn an toàn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc. Quản lý tài sản: đất đai, thiết bị, dụng cụ làm việc, sinh hoạt tại trụ sở của công ty và các dụng cụ do công ty cấp cho các đơn vị.
- Phòng tài chính – kế toán: cập nhật thông tin theo ngày, tháng, quý, năm với nội dung phù hợp với nghiên cứu tài chính, tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm và tham gia vào việc xem xét hợp đồng. Tổ chức hạch toán kinh tế và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng luật kế toán thống kê của nhà nước, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh cho việc thực hiện các công việc của Công ty, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động trong sản xuất kinh doanh của Công ty, theo dõi công nợ của công ty, phản ánh đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác, thực hiện công tác đối nội và quốc tế. Kiểm tra thường xuyên việc sử dụng vốn tạm ứng của công ty cho các đơn vị thi công lắp đặt thi công lắp đặt thang máy , kiểm tra, giám sát đến từng công trình và có biện pháp thích ứng hoặc tạm dừng việc cấp vốn đối với các đơn vị không sử dụng đúng mục tiêu của đồng vốn, không báo hoàn vay, không chứng từ đúng lịch. Lập báo cáo quyết toán hàng kỳ thei quy định gửi các cơ quan: thuế, ngân hàng và Giám đốc xét duyệt. Phân tích hoạt động kinh doanh ở từng công trình thi công lắp đặt chỉ ra những hiệu quả hoặc tồn tại ở từng công trình. Lưu trữ, bảo quản các chứng từ, giữ gìn bí mật công tác kế toán và thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động bằng tiền của công ty theo Pháp luật hiện hành của Nhà nước.Giám sát quản lý kế toán, tài vụ đối với các đơn vị trực thuộc Công ty và thực hiện kế hoạch về các loại vốn: cố định, lưu động, chuyên dùng, xây dựng cơ bản, theo dõi các đơn vị trực thuộc công ty hạch toán kế toán, hướng dẫn lập báo cáo về các nguồn vốn cấp, vốn vay nhận được, tạo điều kiện cho các đơn vị trự thuộc trong thanh quyết toán công trình. Đồng thời tham mưu cho giám đốc công ty chỉ đạo các đơn vị thực hiện chế độ quản lý tài chính, tiền tệ theo quy định của bộ tài chính và Ủy ban nhân dân thành phố.
- Phòng xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ giao nhận hàng nhập-xuất của công ty theo đơn hàng, đảm bảo đúng sản phẩm thiết bị cần cho hoạt động công ty, lập biểu thuế suất, thuế nhập khẩu theo quy định của nhà nước, Nếu công ty nhập khẩu đồng bộ về để lắp ráp thành thang máy hoàn chỉnh, dù nhập khẩu cùng chuyến hay không thì nhập khẩu hàng hóa được áp vào mã của sản phẩm hoàn chỉnh. Nếu công ty nhập khẩu dạng thiết bị rời, không đồng bộ về kết hợp với một số linh kiện tự sản xuất trong nước thành sản phẩm thang máy hoàn chỉnh thì khi linh liện được nhập về sẽ áp dụng mã thuế theo từng linh kiện. Phòng xuất nhập khẩu phải là nơi năm bắt và hiểu rõ nhất những biểu mã thuế, tình hình xuất nhập khẩu của công ty. Giải quyết những vấn đề về trang thiết bị nhập khẩu hay tình trạng sử dụng không hiệu quả nguồn xuất nhập. Lập bảng báo giá hàng hóa, thiết bị của công ty. Quan hệ kinh doanh với bên nhà cung ứng.
- Phòng quản lý thiết bị: Có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện trong lĩnh vực mua sắm, quản lý vật tư máy móc thiết bị nhằm khai thác có hiệu quả nhất khả năng sử dụng vật tư thiết bị và bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời kéo dài tuổi thọ, thiết bị để tăng hiệu quả vốn đầu tư trong sản xuất kinh doanh. Phối hợp chặt chẽ với phòng tham mưu và đơn vị sản xuất giải quyết tất cả các vấn đề về máy móc thiết bị vận hành cho thang máy, đáp ứng kịp thời và hiệu quả nhất cho sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ toàn bộ hồ sơ kỹ thuật thang máy của Công ty theo mẫu quản lý tài sản cố định. Soạn thảo quy chế vận hành, bảo dưỡng, sưả chữa, thay thế trang thiết bị để các đội sản xuất thực hiện. Phối hợp với phòng tham mưu để xây dựng đơn giá cho các thiết bị cũng như toàn bộ thang máy lắp đặt. Thực hiện đầy đủ các thủ tục quy định khi hai bên giao hàng và thanh toán các khoản cần thiết cho nhau, đảm bảo tuyệt đối an toàn đúng thủ tục hợp lệ. Đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư thiết bị thay thế phục vụ khách hàng, chất lượng tốt nhất, các hoạt động mua bán có sự kiểm tra, giám sát của phòng tài chính-kế toán, phòng kỹ thuật. Phối hợp với phòng nhân sự để thực hiện nhiệm vụ đào tạo, nâng cao tay nghề, thi giữ bậc, nâng bậc, hạ bậc đối với công nhân kỹ thuật. Quản lý lưu trữ hồ sơ lý lịch thang máy, thiết bị lắp đặt của công ty, lập trình trên máy vi tính để tiện quản lý, kiểm tra khi cần thiết.