Hiện nay, phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu mà công ty đang áp dụng là phương pháp thẻ song song, theo phương pháp này công việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành như sau:
+ Tại kho : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu số thực nhập thực xuất sau đó ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu như: tên, nhón hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư (sản phẩm, hàng hoá), sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Mỗi thẻ kho dùng cho mẫu vật tư cùng nhãn hiệu, quy cách, ở cùng một kho, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, sau khi đã dùng làm căn cứ ghi thẻ kho, định kỳ từ 5 - 7 ngày một lần thủ kho gửi lên phòng kế toán.
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 28 ngày 03/01/2009 và căn cứ nhập, xuất khác trong tháng, thủ kho tiến hành phân loại và ghi vào thẻ kho (Biểu số 07).
+ Tại phòng kế toán : Khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Sổ kế toán chi tiết vật liệu về cơ bản có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Tuy nhiên để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Do công ty tính giá thực tế vật liệu nhập kho và giá thực tế vật liệu xuất kho cho nên trên sổ chi tiết vật liệu, vật liệu được phản ánh theo giá thực tế nhập kho và giá trị thực tế xuất kho.
Ví dụ:
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 28 ngày 03/01/2009 và các phiếu nhập xuất kho khác trong tháng do thủ kho gửi lên kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết liên quan ở các cột phù hợp (Mẫu biểu số 08).
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 30 ngày 03/01/2009 và các phiếu nhập kho khác trong tháng do thủ kho gửi lên, kế toán phân loại và ghi vào bảng nhập vật tư (Mẫu biều số 09).
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 28 ngày 03/01/2009 và các phiếu xuất kho khác kế toán đội công trình gửi lên, kế toán phân loại và ghi vào bảng kê xuất vật tư ( Biểu số 10 và Biểu số 11).
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 36 ngày 28/01/2009 và các phiếu nhập kho vật liệu phụ khác trong tháng, kế toán tiến hành ghi vào bảng kê nhập (Biểu số 12).
2.6.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình nhập xuất NLVL, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán.
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 152: nguyên liệu, vật liệu
+ TK 141: Tạm ứng
+ TK 331 : Phải trả người bán
+ TK 311 : Vay ngắn hạn trong trường hợp mua vật tư + TK 112 : Tiền gửi ngân hàng trong TH công ty cấp Séc + TK 111: Tiền mặt
+ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản như: TK 334,TK338 và một số TK có liên quan.
2.6.1.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu mua ngoài: - Trường hợp mua vật tư bằng tiền tạm ứng:
Trong trường hợp nhân viên tiếp liệu phòng kế hoạch đầu tư cần tạm ứng tiền để thanh toán tiền vật tư mua về trước hết phải viết "giấy đề nghị tạm ứng". Giấy đề nghị tạm ứng đó là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và thủ quỹ xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng được lập (Biểu số 13 phụ lục).
Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển đến cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để Giám đốc Công ty duyệt chi. Căn cứ vào quyết định của Giám đốc Công ty, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ (Biểu số 14 phụ lục).
Khi đến thời hạn thanh toán tiền, người nhận tạm ứng đến công ty để làm thủ tục thanh toán bằng cách lập: Giấy thanh toán tiền tạm ứng"kèm theo chứng từ gốc để thanh quyết toán số đã nhận tạm ứng (Mẫu biểu số 15).
Khi thanh toán tiền tạm ứng vì số thực chi theo chứng từ gốc nhỏ hơn số đã tạm ứng, do vậy khi đến hạn thanh toán kế toán tiến hành tính ra số chênh lệch giữa số tiền tạm ứng với số thực chi, sau đó xử lý khoản tạm ứng chi không hết bằng cách nhập hết số tiền mặt, sau đó kế toán tiến hành lập phiếu thu ( Mẫu biểu số 16). Và tiến hành ghi sổ kế toán theo định khoản:
Nợ TK 111: 275.000.000đ
Có TK 141: 275.000.000đ
+ Khi mua nguyên vật liệu mà hàng hoá và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 1521: 17.100.000đ
Nợ TK 133: 1.710.000đ
Có TK 141: 18.810.000đ
+ Ở công ty có phát sinh nghiệp vụ hàng mua đang đi đường nhưng rất ít. Khi đó nếu trong tháng đã nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán phải phản ánh giá trị hàng đang đi đường vào TK 151 và tiến hành ghi sổ theo quy định:
Nợ TK 151 Nợ TK 133
Có TK 141
2.6.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn khác:
Vật liệu nhập từ các nguồn khác ở công ty chỉ bao gồm vật liệu nhập từ phế liệu thu hồi. Vật liệu nhập từ phế liệu thu hồi bao gồm vỏ bao xi măng, gạch vụn, đầu mẩu gỗ, sắt,...Khi có trường hợp nhập từ các loại phế liệu này, đồng thời ghi tăng giá trị vật liệu thì kế toán tiến hành ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ở công trình đang thi công (TK 154).