phần dược vật tư y tế Thái Bình theo hợp đồng dịch vụ giữa công ty TNHH Thương mại Vận tải và XNK Sơn Hà với công ty Thái Bình
3.2.1. Ký hợp đồng dịch vụ
Lô hàng được công ty Cổ phần dược vật tư y tế Thái Bình nhập khẩu về để kinh doanh. Công ty TNHH Thương mại Vận tải và XNK Sơn Hà được ủy thác để tiến hành giao nhận lô hàng nhập khẩu này của công ty Thái Bình. Theo đó, công ty Thái Bình là công ty đi thuê dịch vụ, công ty TNHH Thương mại Vận tải và XNK Sơn Hà đảm nhận thực hiện dịch vụ này để được hưởng phí dịch vụ. Công ty Thái Bình có trách nhiệm cung cấp các thông tin và chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng tạo điều kiện cho công ty Sơn Hà hoàn thành công việc. Sự hợp tác này được thể hiện trên cơ sở hợp đồng dịch vụ giao nhận của 2 công ty.
Người đứng tên trên chứng từ nhận hàng là công ty Cổ phần dược vật tư y tế Thái Bình, nhưng Giám đốc Ngô Dương Bàn đã ủy thác cho công ty TNHH Thương mại Vận tải và XNK Sơn Hà nên nhân viên giao nhận của công ty Sơn Hà có trách nhiệm lên tờ khai và lấy các chứng từ cần thiết để nhập khẩu lô hàng này.
3.2.2.Nhận và chuẩn bị chứng từ
Phòng kinh doanh nhận bộ chứng từ từ công ty Thái Bình bằng đường bưu điện. Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ, giúp công ty tiết kiệm thời gian cũng như chi phí… Bộ chứng từ bao gồm:
- 2 giấy giới thiệu của công ty Thái Bình; - 1 bản chính hóa đơn thương mại;
- 1 bản chính Packing list;
- 1 bản sao hợp đồng thương mại có đóng dấu xác nhận của công ty Thái Bình;
- 1 bản chính giấy phép nhập khẩu;
- 1 bản chính giấy chứng nhận thành phần thuốc.
Sau khi kiểm tra, nhận thấy tất cả chứng từ đều trùng khớp với nhau. Nhân viên làm thủ tục hải quan chuẩn bị cho việc khai báo hải quan hàng nhập.
Việc nhận hàng giữa công ty Thái Bình và hãng vận chuyển thông qua 1 công ty khác: công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh (Khai Minh Global Co. , Ltd.). Công ty này đóng vai trò gom hàng từ phía nước ngoài để gửi hãng vận chuyển, trong đó có mặt hàng thuốc của công ty Thái Bình. Trước ngày tàu cập cảng 1 ngày, công ty Khải Minh gửi cho công ty Thái Bình “Giấy báo hàng đến” cùng với vận đơn gốc Khải Minh cấp cho công ty Thái Bình, đây chính là vận đơn nhà (House B/L).
Nhân viên giao nhận chuẩn bị các chứng từ cần thiết để lên tờ khai trên phần mềm khai báo hải quan ECUS_KD4.
Sau khi ghi đầy đủ các thông tin cần thiết thì bấm vào mục khai báo để truyền các thông tin đến Chi cục Hải quan KV II và chờ phản hồi từ Hải quan.
Cơ quan Hải quan gửi lại phản hồi:
1. Số tiếp nhận: 224925 Ngày tiếp nhận: 22/03/2013 2. Số tờ khai: 6058 Ngày đăng ký: 22/03/2013 3. Kết quả phân luồng: Luồng xanh
4. Chấp nhận thông quan: Tờ khai được chấp nhận thông quan Hướng dẫn từ Hải quan:
Hàng có thể thuộc danh mục nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ y tế theo quy định tại TT 40/2010/TT-BYT. Nộp giấy phép bản chính nếu nhập khẩu 01 lần, bản sao và xuất trình bản chính nếu nhập khẩu nhiều lần.
3.2.3. Lấy lệnh
Nhân viên giao nhận chuẩn bị chứng từ, nhận tiền tạm ứng của công ty và đến văn phòng công ty Khải Minh theo địa chỉ trên “Giấy báo hàng đến” để lấy lệnh. Các chứng từ này bao gồm: 1 giấy giới thiệu của công ty Thái Bình, 1 B/L
bản gốc và 1 B/L bản photo cả 2 mặt. Công ty Khải Minh sẽ thu lại giấy giới thiệu, B/L gốc và phát lại cho nhân viên giao nhận các chứng từ: 1 B/L bản sao của hãng tàu MCC, 2 D/O do Khải Minh cấp, 1 B/L photo đã được đóng dấu và được sửa lại tên tàu và số chuyến có dấu Correction. Đồng thời nhân viên giao nhận nộp các phí đã ghi trên “Giấy báo hàng đến” và nhận hóa đơn đỏ:
+ Loading fee: 4 USD/CBM + CFS charge: 18 USD/CBM + Handling fee: 30 USD/SHMT + THC: 8 USD/CBM
+ CIS: 3 USD/BM
+ D/O fee: 25 USD/SHMT
3.2.4. Làm thủ tục hải quan
Sau khi đã đăng ký tờ khai, nhận được phản hồi về số tiếp nhận, số tờ khai phân luồng. Nhân viên giao nhận in tờ khai, phụ lục tờ khai làm 2 bản xin chữ ký và đóng dấu của giám đốc công ty Thái Bình. Sắp xếp chứng từ theo thứ tự:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (kèm phụ lục); - Giấy giới thiệu của công ty Thái Bình: 1 bản;
- Giấy phép nhập khẩu do Bộ y tế Cục quản lý dược cấp: 1 bản chính
Sau đó, nhân viên giao nhận mang toàn bộ giấy tờ cần thiết đến Hải quan. Các thông tin này được nhân viên Hải quan kiểm tra, chứng thực. Vì các giấy tờ đã hợp lệ nên cán bộ tiếp nhận hồ sơ đóng dấu “Xác nhận thông quan vào tờ khai”. Nhân viên giao nhận đến ô thu phí hải quan để nộp phí hải quan, nhân viên Hải quan ghi số tờ khai, tên doanh nghiệp vào sổ trả tờ khai và trả tờ khai đã thông quan cho nhân viên giao nhận.
3.2.5. Đổi lệnh
Nhân viên giao nhân đến văn phòng ở kho CFS VIETFRACHT. Sau khi nộp D/O và nộp phí lưu kho, nhân viên giao nhận sẽ nhận “Phiếu xuất kho”. Phiếu xuất kho có 4 liên.
3.2.6. Nhận hàng và thanh lý Hải quan cổng
Nhân viên giao nhận mang tờ khai đã thông quan, lệnh giao hàng đã đối chiếu Manifest và “Phiếu xuất kho” trình Hải quan giám sát kho bãi để Hải quan kho ký tên, đóng dấu công chức lên “Phiếu xuất kho”. Hải quan kho bãi giữ lại liên trắng “Phiếu xuất kho” và trả lại 3 liên còn lại, tờ khai và Lệnh giao hàng đã đối chiếu Manifest.
Nhân viên giao nhận mang phiếu xuất kho đưa cho thủ kho, yêu cầu nhân viên kho điều xe nâng đưa hàng ra khỏi kho. Sau đó, thủ kho đi tìm hàng, ký vào sổ, ký xác nhận việc giao nhận hàng đồng thời giữ lại liên màu hồng của Phiếu xuất kho rồi đưa lại các liên xanh và vàng của Phiếu xuất kho để nhân viên giao nhận ghi số xe chở hàng. Trước khi nhận hàng kiểm tra lại xem hàng đã đủ chưa, có hư hỏng đổ vỡ gì không rồi mới ghi vào Phiếu xuất kho “đã nhận đủ hàng” và giao hàng lên xe của công ty chở đến kho của khách hàng. Nếu như lúc nhận hàng mà phát hiện hàng có hư hỏng, thiếu về số lượng thì phải lập biên bản ngay với kho, có chữ ký của thủ kho và Hải quan kho để quy trách nhiệm bồi thường cho kho cảng. Nhân viên giao nhận mang tờ khai đã thông quan cho Hải quan cổng đóng dấu và đưa liên màu vàng và xanh “Phiếu xuất kho” cho lái xe, 1 liên lái xe xuất trình khi ra cổng, 1 liên mang đi đường.
3.2.7. Giao hàng cho công ty
Lái xe chở hàng đến giao cho công ty Thái Bình và xin xác nhận của khách hàng vào “Phiếu giao hàng”. Nhân viên giao nhận liên hệ với bên công ty, báo về việc hàng đã ra khỏi cảng.
3.2.8.Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và giao hàng cho khách hàng xong thì người giao nhận giao lại toàn bộ chứng từ có liên quan đến lô hàng cho bộ phận chứng từ kiểm tra. Bộ phận chứng từ sao lại 1 bộ để lưu giữ và bộ gốc gửi trả
lại cho khách hàng. Bộ sao lưu chuyển cho phòng kế toán để kết toán thu chi các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)…