- Giám định viên Lãnh đạo phòng
2.3.2.2. Trình tự bồi thường
Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ
Tính toán bồi thường
Ý kiến đóng góp
Trình duyệt
Thông báo bồi thường
Đòi người thứ ba xử lý tài sản hỏng (nếu có)
(1)+ + + - - Cán bộ bồi thường - Cán bộ bồi thường - Lãnh đạo phòng lãnh đạo - Cán bộ bồi thường - Lãnh đạo phòng - Các phòng liên quan - Cán bộ bồi thường - Lãnh đạo phòng - Lãnh đạo - Phòng nghiệp vụ - Phòng kế toán - Phòng kế toán - Phòng nghiệp vụ
Ghi sổ tiếp nhận Hồ sơ
Tham chiếu theo quy tắc bảo hiểm/ Hợp đồng bảo hiểm (1) Theo quy định phân cấp tại QĐ số 321/1999/QĐ/BV/ TCKT
Ngày 4/2/99 của TCT - Hướng dẫn bồi thường
Hướng dẫn đòi người thứ ba Hướng dẫn xử lý tài sản hư hỏng
Theo dõi thống kê
Nguồn: Phòng giám định bồi thường - BVHN
Trình tự bồi thường tại công ty BVHN được thể hiện lần lượt qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại bồi thường
Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại
Kiểm tra sơ bộ các chứng từ cơ bản của hồ sơ. Vào sổ khiếu nại
Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ
Căn cứ vào loại hình tham gia bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm và hợp đồng bảo hiểm, cán bộ bồi thường kiểm tra lại toàn bộ các tài liệu của hồ sơ khiếu nại.
Trường hợp chưa đủ tài liệu chứng minh tổn thất, cán bộ bồi thường yêu cầu giám định viên hướng dẫn khách hàng cung cấp thêm những tài liệu cần thiết theo đúng quy định trong Quy tắc bảo hiểm hiện hành.
Bước 3: Tính bồi thường
Nghiên cứu kỹ hướng dẫn bồi thường để tính toán đúng, đủ, chính xác số tiền bồi thường.
Trên cơ sở hồ sơ đủ tài liệu, chứng từ chứng minh thiệt hại và nguyên nhân tai nạn, cán bộ bồi thường tính toán bồi thường.
Trong trường hợp giám định viên đã tính toán tổn thất thì cán bộ bồi thường xem xét kiểm tra lại những khoản mục nào thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm, những khoản mục nào tính toán chưa đúng, loại trừ…
Xem xét, kiểm tra phương án khắc phục hậu quả, các bản đề xuất về phương án giải quyết sửa chữa xe tai nạn, giải quyết hàng hóa hư hỏng.
Bước 4: Trình duyệt
Phòng nghiệp vụ trình lãnh đạo duyệt bồi thường.
Nội dung của tờ trình duyệt bồi thường bao gồm các nội dung sau: + Tên người được bảo hiểm
+ Đối tượng được bảo hiểm
+ Đã thanh toán phí bảo hiểm ngày…. + Tóm tắt sự kiện bảo hiểm
+ Ý kiến phòng nghiệp vụ + Xác nhận của phòng kế toán
+ Đóng góp ý kiến của các phòng liên quan (phòng Pháp chế…)
Hồ sơ bồi thường sẽ được chuyển qua lấy ý kiến của các phòng có liên quan. Trường hợp có ý kiến trái ngược, các phòng cần phải xem xét lại để có ý kiến thống nhất trước khi trình Lãnh đạo công ty.
Hồ sơ bồi thường được duyệt: Làm công văn bồi thường gửi khách hàng. Vào sổ bồi thường, thống kê, tổng hợp báo cáo.
* Trường hợp hồ sơ trên phân cấp:
Đối với những thiệt hại trên phân cấp thì vẫn tiến hành giải quyết theo tuần tự bình thường. Khi hoàn chỉnh hồ sơ thì gửi về Tổng Công ty kèm theo phương án giải quyết của Công ty.
Những vụ tổn thất lớn có nguyên nhân phức tạp, có khả năng tranh chấp, đòi hỏi phải phối hợp điều tra thì phải báo cáo ngay Tổng Công ty để phối hợp giải quyết.
Phòng nghiệp vụ sẽ xem xét trình lãnh đạo Tổng Công ty. Các hồ sơ trên phân cấp đều được chuyển qua phòng Tổng hợp pháp chế tham gia góp ý kiến.
Trường hợp lãnh đạo Tổng Công ty đồng ý duyệt bồi thường, Tổng Công ty sẽ có công văn gửi Công ty thông báo cho khách hàng.
Trường hợp còn vướng mắc, yêu cầu giải thích thêm hoặc chứng từ chưa đủ, Tổng Công ty sẽ yêu cầu Công ty làm việc tiếp với khách hàng để hoàn thiện bộ hồ sơ.
Đối với phòng kinh doanh phi hàng hải thì giải quyết bồi thường trên phân cấp như Công ty hạng 3 theo quy định phân cấp tại Quyết định số 321/
Bước 5: Thông báo bồi thường
Gửi thư thông báo bồi thường cho khách hàng. Làm thủ tục chuyển tiền.
Bước 6: Đòi bồi thường người thứ ba, xử lý tài sản bị hư hỏng
Làm thủ tục thế quyền từ người được bảo hiểm.
Lập hồ sơ đòi người thứ ba và theo dõi giải quyết tiếp. Xử lý tài sản bị hư hỏng.