3.1. Khảo sát hệ thống
Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An là Công ty chuyên về lĩnh vực xây dựng, các loại vật liệu được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Các hoạt động chính của hệ thống quản lý vật liệu xây dựng bao gồm nhập vật tư, xuất vật tư, báo cáo số lượng nhập-xuất-tồn trong tháng.
Công việc cụ thể được thực hiện trong quá trình quản lý vật tư của Công ty như sau:
Nhập vật tư: Bộ phận nhập hàng của Công ty lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận được hàng và hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp, tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, … sau đó viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho. Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua vật tư và thẻ kho.
Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì lập một thẻ kho mới.
Xuất vật tư: Vật tư được xuất theo yêu cầu của khách hàng. Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng sẽ đưa xuống cho bộ phận kho để bộ phận kho kiểm tra xem trong kho còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận kho viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách, đông thời chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận bán hàng để lập hóa đơn bán hàng cho khách.
Cuối mỗi ngày, thủ kho sẽ ghi số lượng xuất trong ngày và tính toán lượng hàng tồn của từng vật liệu. Báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư được thể hiện qua phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo xuất nhập tồn trong kỳ.
Báo cáo: Hàng tháng, quý bộ phận kinh doanh và bộ phận kho phải theo dõi tình hình nhập xuất của Công ty và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý để báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn cho Ban Giám đốc.
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1. Phân tích chức năng
Từ quá trình khảo sát hệ thống trên ta đi phân tích hệ thống quản lý vật liệu xây dựng gồm có các chức năng chính là: Cập nhật danh mục khách hàng - nhà cung cấp - vật tư, Quản lý nhập vật tư, Quản lý xuất vật tư, Báo cáo.
Sơ đồ mức ngữ cảnh:
Hình 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, đó là chức năng quản lý vật tư. Chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống.
Các tác nhân ngoài gồm có: khách hàng, nhà cung cấp, thủ kho và Ban Giám đốc.
- Khách hàng: Khách hàng gửi thông tin khách hàng như mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, ….,phiếu yêu cầu mua hàng đến hệ thống. Sau khi tiếp nhận và xử lý, hệ thống sẽ gửi lại thông tin phản hồi đến khách hàng. Nếu yêu cầu được đáp ứng sẽ tiến hành làm hợp đồng mua bán.
- Nhà cung cấp: Bộ phận quản lý vật tư sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho. Nếu có nhu cầu mua thêm hàng mới thì gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp chấp nhận yêu cầu sẽ gửi hóa đơn bán hàng đến cho Công ty. Hệ thống sẽ cập nhật thông tin hàng hóa và thông tin nhà cung cấp từ nhà cung cấp.
- Thủ kho: Thủ kho nhận phiếu yêu cầu nhập hàng, phiếu yêu cầu xuất hàng thì viết phiếu xuất và phiếu nhập đồng thời ghi thông tin vật tư nhập - xuất - tồn vào thẻ kho.
- Ban Giám đốc: Hệ thống gửi các báo cáo xuất – nhập – tồn đến Ban Giám đốc. Ban Giám đốc xem xét và đưa ra quyết định quản lý của mình.
Hóa đơn xuất
Hóa đơn nhập Nhà cung cấp
Khách hàng Phiếu yêu cầu mua hàng Quản lý vật tư Đơn mua hàng
Phiếu yêu cầu nhập hàng Văn bản chỉ đạo Phiếu yêu cầu xuất hàng
Bản báo cáo xuất, nhập, tồn
Ban giám đốc Phiếu nhập
Thủ kho Thẻ kho
Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào ra của một chức năng xử lý. Các tác nhân ngoài trao đổi với hệ thống thông qua các luồng dữ liệu. Trong hệ thống quản lý vật tư có một số luồng dữ liệu như: Hóa đơn nhập, hóa đơn xuất, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, bản báo cáo, ….
Sơ đồ mức đỉnh (mức 1)
Loại vật tư Vật tư
3.2.2. Phân tích dữ liệu
Các thực thể: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, Masothue, DiaChi, DienThoai, Fax, Email)
PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, MaNCC, TenNCC, MaNV, MaVT, TenVT, Dongia, SoLuong, ThanhTien, TongGiaTri)
VatTu (MaVT, TenVT, DVT, SoLuong, MaLoai, MaNhapXuat, Dongia) LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)
PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, MaKH, TenKH, MaNV, MaVT, TenVT, Dongia, SoLuong, ThanhTien, TongGiaTri)
Khachhang ( MaKH, TenKH, Masothue, Diachi, Dienthoai, Email) NhanVien (MaNV, TenNV, Chucvu, Dienthoai)
Phân tích thực thể:
Mỗi loại vật tư có nhiều vật tư. Mỗi vật tư chỉ thuộc một loại vật tư. Đây là quan hệ một-nhiều (1-n).
Mỗi khách hàng có nhiều phiếu xuất. Mỗi phiếu xuất chỉ thuộc một khách hàng. Đây là quan hệ một- nhiều (1-n).
Mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập chỉ thuộc một nhà cung cấp. Đây là quan hệ một- nhiều (1-n).
Mỗi vật tư có nhiều phiếu xuất. Mỗi phiếu xuất có nhiều vật tư. Đây là quan hệ nhiều- nhiều (n-n).
Mỗi vật tư có nhiều phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập có nhiều vật tư. Đây là quan hệ nhiều- nhiều (n-n). 1 - n 1 - n 1 - n n - n n - n 1 - n
Mỗi nhân viên ghi nhiều phiếu xuất. Mỗi phiếu xuất chỉ do một nhân viên ghi. Đây là quan hệ một- nhiều (1-n).
Mỗi nhân viên ghi nhiều phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập chỉ do một nhân viên ghi. Đây là quan hệ một- nhiều (1-n).
Mô hình thực thể liên kết:
Hình 3.4: Sơ đồ thực thể liên kết
3.3. Thiết kế hệ thống
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu::
Chuẩn hóa quan hệ:
Từ mô hình thực thể liên kết trên ta thấy để chuyển về mô hình quan hệ ta phải chuẩn hóa các quan hệ. Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa ta chuẩn hóa một số quan hệ thực thể như sau:
Bảng phiếu nhập được tách thành 2 bảng:
- Phiếu nhập: bao gồm các thuộc tính: mã phiếu nhập, ngày nhập, tổng giá trị,
mã nhà cung cấp, mã nhân viên. Trong đó mã phiếu nhập là khóa chính.
- Chi tiết phiếu nhập: bao gồm các thuộc tính: mã phiếu nhập,mã vật tư, đơn
giá, số lượng, thành tiền. Trong đó khóa chính là mã phiếu nhập và mã vật tư.
Phiếu nhập MaPhieuNha p NgayNha p TongGiaTr i MaNC C MaN V
Chi tiết phiếu nhập
Bảng phiếu xuất được tách thành 2 bảng:
- Phiếu xuất: bao gồm các thuộc tính: mã phiếu xuất, ngày xuất, tổng giá trị,
mã khách hàng, mã nhân viên. Trong đó mã phiếu xuất là khóa chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chi tiết phiếu xuất: bao gồm các thuộc tính: mã phiếu xuất,mã vật tư, đơn
giá, số lượng, thành tiền. Trong đó khóa chính là mã phiếu xuất và mã vật tư.
Phiếu xuất
MaPhieuXuat NgayXuat TongGiaTr
i MaKH MaN
V
Chi tiết phiếu xuất
Mô hình quan hệ
Các thực thể với các thuộc tính:
NhaCC (MaNCC, TenNCC, Masothue, DiaChi, DienThoai, Fax, Email) PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC, MaNV)
ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap, ThanhTien) VatTu (MaVT, TenVT, DVT, SoLuong, MaLoai, MaNhapXuat, Dongia)
LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)
PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaKH, MaNV)
Vật tư
Vật tư
MaVT TenVT DVT MaLoai SoLuong
MaPhieuNhap DonGia SoLuong ThanhTien MaVT
MaVT TenVT DVT MaLoai SoLuong
MaPhieuXuat DonGia SoLuong ThanhTie n
ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, SoLuongXuat, DonGia, ThanhTien) Khachhang ( MaKH, TenKH, Masothue, Diachi, Dienthoai, Email)
Nhanvien (MaNV, TenNV, Chucvu, DienThoai)
Hình 3.5: Mô hình quan hệ Xây dựng cơ sở dữ liệu:
1. Bảng Vật Tư:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả
1 MaVT Text 10 Khóa chính Mã vật tư
2 TenVT Text 50 Tên vật tư
3 MaLoai Text 10 Mã loại
4 SoLuong Number Double Số lượng
5 DVT Text 10 Đơn vị tính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 Dongia Number Double Đơn giá
7 MaNhapXuat Text 10 Mã nhập xuất
Bảng 3.1: Bảng vật tư
2. Bảng Loại Vật Tư:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả
1 MaLoai Text 10 Khóa chính Mã loại
Bảng 3.2: Bảng loại vật tư
3. Bảng Khách hàng:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả
1 MaKH Text 10 Khóa chính Mã khách hàng
2 TenKH Text 30 Tên khách hàng
3 Masothue Text 20 Mã số thuế
4 Dia chi Text 20 Địa chỉ
5 Dien thoai Text 40 Điện thoại
6 Email Text 30 Email
Bảng 3.3: Bảng khách hàng
4. Bảng Nhà Cung Cấp:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả 1 MaNCC Text 10 Khóa chính Mã nhà cung cấp
2 TenNCC Text 20 Tên nhà cung cấp
3 Masothue Text 20 Mã số thuế
4 Dia chi Text 20 Địa chỉ nhà cung cấp
5 Fax Text 30 Fax
6 Dienthoai Text 40 Điện thoại
7 Email Text 30 Email
Bảng 3.4: Bảng nhà cung cấp
5. Bảng Phiếu Xuất:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả 1 MaPhieuXuat Text 10 Khóa chính Mã phiếu xuất
3 MaNV Text 10 Khóa ngoại Mã nhân viên
4 MaKH Text 10 Khóa ngoại Mã khách hàng
5 TongGiaTri Number Double Tổng giá trị hàng xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 3.5: Bảng phiếu xuất
6. Bảng Phiếu Nhập:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả 1 MaPhieuNhap Text 10 Khóa chính Mã phiếu nhập
2 NgayNhap Date/time 25 Ngày nhập
3 MaNV Text 10 Khóa ngoại Mã nhân viên
4 MaNCC Text 10 Khóa ngoại Mã nhà cung cấp 5 TongGiaTri Number Double Tổng giá trị hàng
nhập Bảng 3.6: Bảng phiếu nhập
7. Bảng Nhân Viên:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả
1 MaNV Text 10 Khóa chính Mã nhân viên
2 TenNV Text 30 Tên nhân viên
3 ChucVu Text 40 Chức vụ của
nhân viên
4 Dienthoai Text 20 Điện thoại
8. Bảng Chi Tiết Phiếu Xuất:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả 1 MaPhieuXuat Text 10 Khóa chính Mã phiếu xuất
2 MaVT Text 10 Khóa chính Mã vật tư
3 SoLuongXuat Number Double Số lượng hàng xuất
4 DonGia Number Double Đơn giá xuất
5 ThanhTien Number Double Thành tiền Bảng 3.8: Bảng chi tiết phiếu xuất
9. Bảng Chi Tiết Phiếu Nhập:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Khóa Mô tả 1 MaPhieuNhap Text 10 Khóa chính Mã phiếu nhập
2 MaVT Text 10 Khóa chính Mã vật tư
3 SoLuongNhap Number Double Số lượng hàng nhập
4 DonGia Number Double Đơn giá nhập
5 ThanhTien Number Double Thành tiền Bảng 3.9: Bảng chi tiết phiếu nhập
3.3.2. Thiết kế giao diện
Giao diện thể hiện sự tương tác giữa hệ thống với người sử dụng. Họ thường đánh giá hệ thống thông qua giao diện hơn là chức năng của nó. Do vậy thiết kế giao diện phải thỏa mãn điều kiện giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi của người sử dụng.
Hệ thống quản lý giao diện có một số giao diện sau: Giao diện đăng nhập hệ thống
Người dùng muốn vào hệ thống thì phải đăng nhập đúng theo tài khoản của mình đã được quản trị hệ thống cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3.6: Giao diện đăng nhập
Sau khi đăng nhập thành công, trên màn hình sẽ hiện giao diện chính của hệ thống. Tùy theo từng quyền của người dùng mà khi đăng nhập vào hệ thống mà chương trình sẽ hiển thị nhũng chức năng tương ứng.
Giao diện chương trình
Hình 3.7: Giao diện chương trình Giao diện quản lý danh mục
Trên giao diện quản lý danh mục có quản lý danh mục vật tư, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng. Có thể thực hiện thêm, xóa, sửa thông tin theo yêu cầu.
• Form Phiếu nhập
• Form Phiếu xuất
• Form tìm kiếm nhà cung cấp
BÁO CÁO NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày …………đến ngày …………
STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi chú
Ngày …. Tháng …. Năm 200… Trường Phòng QLVT • Mẫu Thẻ kho Số: ……… THẺ KHO Thẻ lập ngày ….. tháng ….. năm 200…. Tên hàng: ……… Đơn vị tính: ………..
STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An
Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An