và gửi đến cho bộ phận Kinh doanh. Trờn chứng từ cú cỏc thụng tin về loại hàng húa, số lượng hàng húa, yờu cầu về ngày giao hàng, chữ ký…
Kế hoạch giao hàng:Do bộ phận Kinh doanh lập để chuyển cho bộ
phận Kho, thụng bỏo thời gian giao hàng dự kiến để bộ phận Kho chủ động chuẩn bị hàng.
Phiếu xuất kho: Là chứng từ do bộ phận Kho lập để chứng minh về
tớnh cú thật của nghiệp vụ xuất hàng và là cơ sở để lập húa đơn bỏn hàng. Trờn Phiếu xuất kho cú tờn vật tư, mó vật tư, đơn vị tớnh, chữ ký người xuất kho, chữ ký xỏc nhận của thủ trưởng đơn vị.
Húa đơn bỏn hàng: Là chứng từ do bộ phận Kế toỏn bỏn hàng & cụng
nợ lập nờn. Trờn Húa đơn bỏn hàng thể hiện thụng tin về: tờn đơn vị bỏn hàng, mua hàng, mó số thuế, tờn hàng, mó hàng, đơn vị tớnh, đơn giỏ, thành tiền, thuế GTGT, tổng tiền thanh toỏn, hỡnh thức thanh toỏn…
Phiếu thu: Là chứng từ do kế toỏn tiền lập nờn. Trờn phiếu thu cú
thụng tin về người trả tiền, tờn đơn vị trả tiền, lý do thu tiền, số tiền, chữ ký thủ quỹ, kế toỏn, người nộp tiền.
Giấy bỏo cú của ngõn hàng: Là chứng từ do ngõn hàng gửi cho đơn vị
vào cuối kỳ thụng bỏo về khoản tiền tăng lờn trong tài khoản. Trờn Giấy bỏo cú thể hiện tờn đơn vị nộp tiền, lý do nộp, số tiền, chữ ký.
2.2.4. Cỏc hoạt động trong chu trỡnh doanh thu (Sự kiện)
Tại cụng ty TNHH cao su Giải Phúng, chu trỡnh doanh thu gồm 5 hoạt động chớnh, đú là: Nhận và xột duyệt đặt hàng từ khỏch hàng; Xuất kho và lập Phiếu xuất kho; lập Húa đơn và theo dừi nợ; giao hàng và nhận tiền thanh toỏn.
Mối quan hệ giữa cỏc hoạt động được thể hiện qua sơ đồ dũng dữ liệu cấp 1 của chu trỡnh doanh thu:
Sơ đồ 2.4: DFD cấp 1 của chu trỡnh doanh thu của Cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
Hoạt động 1.0: Nhận và xỏc nhận đặt hàng từ khỏch hàng Hoạt động 2.0: Xuất kho
Hoạt động 3.0: Lập Húa đơn, ghi sổ và theo dừi nợ Hoạt đụng 4.0: Giao hàng
Hoạt động 5.0: Xử lý thanh toỏn
2.2.4.1. Hoạt động 1.0 – Nhận và xột duyệt đặt hàng
Đối tượng tham gia: Phũng kinh doanh
Chứng từ sử dụng: Lệnh xuất kho, Kế hoạch giao hàng
Bộ phận Kinh doanh nhận Đơn đặt hàng từ khỏch hàng gửi đến, cũng cú thể yờu cầu mua hàng gửi qua mail hoặc qua điện thoại. Sau khi nhận yờu cầu mua hàng từ khỏch hàng, bộ phận Kinh doanh sẽ truy cập vào tập tin khỏch hàng để kiểm tra tỡnh trạng nợ của khỏch hàng đó vượt hạn mức hay chưa, vào tập tin hàng tồn kho để xem xột tỡnh trạng hàng tồn kho cú sẵn sàng đỏp ứng yờu cầu mua hàng hay khụng? Nếu như một điều kiện nào đú khụng đỏp ứng được, hệ thống sẽ bỏo lỗi trờn màn hỡnh hiển thị. Sau đú gửi mail để thụng bỏo đến khỏch hàng là chấp nhận hay khụng chấp nhận yờu cầu mua hàng.
Nếu chấp nhận, bộ phận Kinh doanh sẽ lập Lệnh xuất kho và Kế hoạch giao hàng. Lệnh xuất kho được lập thành 3 liờn, Kế hoạc giao hàng 1 liờn. Cụ thể lưu chuyển chứng từ:
- Liờn 1 Lệnh xuất kho và Đơn đặt hàng của khỏch hàng (nếu cú) được lưu tại bộ phận kinh doanh.
- Liờn 2 Lệnh xuất kho cựng Kế hoạch giao hàng chuyển cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ lập Phiếu xuất kho và cú kế hoạch chuẩn bị hàng giao kịp thời.
- Liờn 3 Lệnh xuất kho gửi đến kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ để làm cơ sở lập Húa đơn.
Sơ đồ 2.5: DFD cấp 1 của hoạt động nhận và xột duyệt đặt hàng
Lưu đồ 2.1: Quy trỡnh Nhận và xột duyệt đặt hàng
Đỏnh giỏ:
Ưu điểm:
- Cú tổ chức luõn chuyển chứng từ hợp lý
- Cú sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận trong đơn vị.
- Cú sự kiểm tra đỏnh giỏ khỏch hàng trước khi đưa ra quyết định nhằm trỏnh rủi ro cho đơn vị.
Hạn chế:
- Doanh nghiệp vẫn chấp nhận đặt hàng qua điện thoại, điều này cú thể dẫn đến việc người tiếp nhận cuộc gọi ghi nhận sai thụng tin, ghi nhầm mặt hàng, số lượng yờu cầu, dẫn đến lập Lệnh xuất kho bị sai, hệ quả tới nhiều hoạt động kộo theo.
- Việc thụng bỏo xỏc nhận hay từ chối yờu cầu mua hàng cũng cú khi thực hiện qua mail hay điờn thoại, gõy hậu quả tương tự như trờn, thiếu chứng từ mang tớnh phỏp lý.
- Đơn đặt hàng chỉ cú 1 liờn cho bộ phận Kinh doanh giữ lại, khụng luõn chuyển nội bộ, thiếu cơ sở cho bộ phận Kho tiến hành xuất kho.
2.2.4.2. Hoạt động 2.0 – Xuất kho và lập Phiếu xuất kho
Đối tượng tham gia: bộ phận kho.
Chứng từ sử dụng: Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho, Kế hoạch giao hàng.
Mụ tả:
Bộ phận Kho nhận được Lệnh xuất kho, Kế hoạch giao hàng từ bộ phận Kinh doanh, căn cứ vào Lệnh xuất kho sẽ lập Phiếu xuất kho trỡnh Giỏm đốc ký duyệt. Sau đú, căn cứ Kế hoạch giao hàng, bộ phận kho sẽ chuẩn bị hàng và bàn giao lại cho bộ phận giao hàng sao cho kịp tiến độ.
Cỏc chứng từ sẽ được lưu chuyển như sau:
- Liờn 1 Phiếu xuất kho và Lệnh xuất kho được lưu tại bộ phận kho. - Liờn 2 Phiếu xuất kho cựng Kế hoạch giao hàng được chuyển cho bộ phận giao hàng để bộ phận giao hàng chuyển cho khỏch hàng.
- Liờn 3 Phiếu xuất kho gửi tới bộ phận kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ để làn căn cứ lập Húa đơn.
Sơ đồ 2.6: DFD cấp 1 của hoạt động xuất kho và lập PXK
Đỏnh giỏ: Ưu điểm:
- Phiếu xuất kho được Giỏm đốc ký xỏc nhận trước khi xuất hàng sẽ trỏnh rủi ro xảy ra gian lận cho đơn vị.
- Cú kế hoạch giao hàng rừ hàng, bộ phận Kho sẽ chủ động được trong việc chuẩn bị hàng theo đỳng tiến độ.
- Quy trỡnh hợp lý. Hạn chế:
- Lập Phiếu xuất kho chỉ căn cứ vào Lệnh xuất kho từ bộ phận Kinh doanh, thiếu căn cứ từ phớa khỏch hàng như Đơn đặt hàng, dễ phỏt sinh sai phạm từ bộ phận Kinh doanh.
2.2.4.3. Hoạt động 3.0 – Lập Húa đơn, ghi sổ và theo dừi nợ
Đối tượng tham gia: Kế toỏn kho, kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ
Chứng từ sử dụng: Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho, Húa đơn.
Mụ tả:
Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ: sau khi nhận được Lệnh xuất kho từ bộ phận kinh doanh, đối chiếu với Phiếu xuất kho từ bộ phận kho chuyển sang, kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ sẽ nhập liệu vào hệ thống và lập Húa đơn 3 liờn. Khi kế toỏn nhập liệu, Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn thỡ cỏc dữ liệu được tự động nhập vào sổ sỏch kế toỏn và cỏc sổ kế toỏn chi tiết, cỏc bỏo cỏo liờn quan.
Cụ thể lưu chuyển chứng từ:
- Liờn 1 Húa đơn lưu tại bộ phận cựng với Lệnh xuất kho.
- Liờn 2 Húa đơn chuyển sang cho bộ phận giao hàng để bộ phận giao hàng chuyển tới khỏch hàng.
- Liờn 3 Húa đơn chuyển sang cho bộ phận kế toỏn tiền để làm căn cứ lập Phiếu thu, thu tiền khỏch hàng.
- Cũn Phiếu xuất kho được chuyển tiếp tới kế toỏn kho để kế toỏn kho thực hiện ghi sổ.
Kế toỏn kho: Sau khi nhận được Phiếu xuất kho từ kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ, kế toỏn kho thực hiện ghi sổ chi tiết Hàng tồn kho.
Sơ đồ 2.7: DFD cấp 1 của hoạt động lập HĐ, ghi sổ và theo dừi nợ
Đỏnh giỏ: Ưu điểm:
- Húa đơn chỉ được lập khi hàng đó được xuất và cú Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho được xỏc nhận chuyển đến, trỏnh được rủi ro lập húa đơn khống.
- Khi kế toỏn nhập liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ truy vấn một lần nữa đến tập tin khỏch hàng và tập tin hàng tồn kho để kiểm tra, tăng cường khả năng kiểm soỏt cho toàn bộ chu trỡnh. Trỏnh rủi ro cú sự múc ngoặc giữa bộ phận Kinh doanh với khỏch hàng nhằm xột duyệt quỏ hạn mức nợ, trỏnh rủi ro xột duyệt nhầm tỡnh trạng Hàng tồn kho.
- Khi kế toỏn nhập liệu, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào cỏc tập tin liờn quan, số liệu sẽ được đảm bảo thống nhất.
Hạn chế:
- Ghi nhận và in húa đơn chỉ được lập căn cứ vào Lệnh xuất kho từ bộ phận kinh doanh và Phiếu xuất kho từ bộ phận Kho chuyển sang mà chưa cú sự xỏc nhận đó nhận hàng từ khỏch hàng, việc xuất kho giao hàng khụng chắc chắn diễn ra.
- Do số liệu sẽ được cập nhật một cỏch tự động vào cỏc tập tin sau khi kế toỏn viờn nhập liệu cho nờn cú thể dẫn đến sai sút hệ thống, nhập liệu sai thỡ dữ liệu trong cỏc tập tin cũng bị sai, mặc dự thống nhất.
- Người lập Húa đơn cũng chớnh là người thực hiện ghi sổ kế toỏn bỏn hàng, theo dừi cụng nợ khỏch hàng. Cú thể xảy ra rủi ro là kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ lập Húa đơn khống và điều chỉnh số liệu kế toỏn sai sự thật.
2.2.4.4. Hoạt động 4.0 – Giao hàng
Đối tượng tham gia: Bộ phận giao hàng
Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Kế hoạch giao hàng, Húa đơn bỏn hàng.
Mụ tả:
Bộ phận Giao hàng nhận hàng từ bộ phận Kho kốm cỏc chứng từ Phiếu xuất kho, Kế hoạch giao hàng từ bộ phận Kho, Húa đơn từ bộ phận kế toỏn.
Bộ phận Giao hàng kiểm tra hàng và đối chiếu với cỏc chứng từ xem đó khớp hay chưa. Nếu thực tế kiểm đếm khớp với chứng từ thỡ thực hiện giao hàng cho khỏch. Khi khỏch hàng đó nhận hàng, yờu cầu khỏch hàng ký xỏc nhận vào Kế hoạch giao hàng, sau đú trả về cho bộ phận Kế toỏn kiểm tra lưu giữ. Cũn Phiếu xuất kho và Húa đơn thỡ giao cho khỏch hàng giữ.
Sơ đồ 2.8: DFD cấp 1 của hoạt động giao hàng
Đỏnh giỏ: Ưu điểm:
- Cụng ty cú tổ chức theo dừi sự kiện Giao hàng thụng qua việc ký xỏc nhận của người mua trờn Kế hoạch giao hàng. Việc này cú thể xỏc nhận được hàng đó đến tay người mua hay chưa.
Hạn chế:
- Chữ ký của khỏch hàng cú thể bị giả mạo, khụng thể chắc chắn được hàng đó thực sự đến tay người mua.
2.2.4.5. Hoạt động 5.0 – Xử lý thanh toỏn
Đối tượng tham gia: Kế toỏn tiền, thủ quỹ,
Chứng từ sử dụng: Thụng bỏo trả tiền, Phiếu thu, Húa đơn.
Mụ tả:
Trường hợp thanh toỏn bằng tiền mặt:
Khi khỏch hàng trực tiếp đến cụng ty thanh toỏn tiền, kế toỏn tiền sẽ lập Phiếu thu 3 liờn. Sau đú 3 liờn này sẽ chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu thu tiền của khỏch hàng và lấy chữ ký xỏc nhận. Liờn 1 Phiếu thu chuyển lại cho kế toỏn tiền để lưu và ghi sổ, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 chuyển cho kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ để làm căn cứ điều chỉnh giảm nợ phải thu cho khỏch hàng.
Trường hợp thanh toỏn bằng cỏch chuyển khoản:
Khi khỏch hàng chuyển khoản thanh toỏn vào tài khoản của cụng ty, ngõn hàng sẽ gửi SMS thụng bỏo về khoản tiền tăng lờn. Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ sẽ nhập liệu vàp hệ thống, điều chỉnh số dư cụng nợ khỏch hàng. Cuối thỏng, ngõn hàng sẽ gửi Giấy bỏo cú, cụng ty sẽ đối chiếu lại với nghiệp vụ trong kỳ.
Sơ đồ 2.9: DFD cấp 1 của hoạt động xử lý thanh toỏn
Lưu đồ 2.6: Quy trỡnh xử lý khi khỏch hàng thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng
Đỏnh giỏ: Ưu điểm:
Cụng ty tổ chức quy trỡnh Xử lý thanh toỏn khỏ hợp lý, cú sự kiểm soỏt . Hạn chế:
- Việc ghi nhận khoản tiền khỏch hàng thanh toỏn chỉ căn cứ vào thụng bỏo từ người đi trả tiền cú thể sẽ cú sai sút: do người đi trả tiền nhớ nhầm, nhớ sai hoặc cố tỡnh thanh toỏn sai.
- Ghi nhận khoản được thanh toỏn qua chuyển khoản dựa vào SMS là thuận tiện song cũng tồn tại rủi ro kỹ thuật do phớa ngõn hàng bỏo nhầm khiến ghi sai số tiền, hoặc bỏo chậm do mạng điện thoại cú thể khiến ghi nhận khụng đỳng thời điểm, khụng đỳng kỳ.
2.2.5. Cỏc sổ kế toỏn sử dụng trong chu trỡnh doanh thu
Cụng tỏc kế toỏn hiện nay của Cụng ty TNHH cao su Giải Phúng được thực hiện trờn mỏy tớnh theo chương trỡnh phần mềm kế toỏn Fast –
Accounting). Hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức “Nhật ký chung”. Do đú cỏc loại sổ kế toỏn sử dụng trong chu trỡnh doanh thu bao gồm:
-Sổ nhật ký chung
-Sổ nhật ký bỏn hàng, Nhật ký thu tiền
-Sổ nhật ký Nợ phải thu khỏch hàng
-Sổ Chi tiết hàng tồn kho
-Sổ Cỏi tài khoản
-Sổ nhật ký giảm giỏ hàng bỏn
-Sổ chi tiết cỏc tài khoản: 111, 112, 131, 333, 511…
Sau đõy là vớ dụ sổ nhật kớ thu tiền của cụng ty:
Công ty TNHH Cao su Giải Phóng CCN Tân Quang - Văn Lâm - Hng Yên
Sổ nhật ký thu tiền Từ ngày: 01/02/2013 đến ngày: 06/02/2013 Chứng
từ Khách hàng Diễn giải Tk nợ Tk có Số phát sinh Ngày Số
2/1/2013 BC 29 Công ty TNHH ChiuYi Việt Nam - CHIUYI Chiu yi thanh toán tiền hàng 519,754,840
- Chiu yi thanh toán tiền hàng 1121 131111 519,754,840 2/4/2013 PT 013 Nguyễn Anh Tuấn - ANHTUAN Thu lại tiền cho vay T1/12 3,000,000
- Thu lại tiền cho vay T1/12 1111 138818 3,000,000 2/4/2013 PT 014 Chu Trọng Trung - GIAMDOC Cho vay tạm (HĐ Việt Quang) 131,050,000
- Cho vay tạm (HĐ Việt Quang) 1111 338811 131,050,000 2/4/2013 BC 30 Công ty TNHH Công nghiệp Quang Nam - QUANGNAM Công ty Quang Nam thanh toán tiền hàng 4,867,500
- Công ty Quang Nam thanh toán tiền hàng 1121 131111 4,867,500 2/5/2013 PT 015 Chu Trọng Trung - GIAMDOC Cho vay tạm 60,000,000
- Cho vay tạm 1111 338811 60,000,000 2/5/2013 PT 016 Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Mạnh Quyết - MANHQUYE Đặt trớc tiền hàng mua cao su bình áp 10,000,000
- Đặt trớc tiền hàng mua cao su bình áp 1111 131111 10,000,000 2/6/2013 PT 017 Lê Duy Khoa - KTKHOA Rút TGNH nhập quỹ TM 150,000,000
Tổng cộng: 5,707,918,262.00
Ngày ... tháng ... năm ...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
2.2.6. Cỏc bỏo cỏo của chu trỡnh doanh thu
Bỏo cỏo tồn kho: cho biết tỡnh trạng hàng tồn kho để làm cơ sở lờn kế hoạch sản xuất trong kỳ và chủ động trong việc thực hiện giao dịch mua bỏn với khỏch hàng.
Bảng kờ húa đơn bỏn hàng: cú tỏc dụng đỏnh giỏ chung về tỡnh hỡnh bỏn hàng trong kỳ.
Bỏo cỏo tổng hợp tiờu thụ theo giỏ bỏn: thụng qua đõy, nhà quản lý cú thể đỏnh giỏ được khả năng sinh lời giữa cỏc mặt hàng khỏc nhau, mặt hàng nào cú sức tiờu thụ lớn nhất, nhỏ nhất. Từ đú, nhà quản lý cú thể đưa ra cỏc quyết định kinh tế phự hợp.
Nhật ký thu tiền: liệt kờ tất cả cỏc khoản trả tiền của khỏch hàng trong