TẠI CễNG TY TNHH CAO SU GIẢI PHểNG
TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HểA 2.1. Khỏi quỏt về cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
Cụng ty Cao su Giải Phúng tiền thõn là tổ hợp sản xuất cao su thành lập năm 1972. Năm 1992 thành lập Cụng ty Cao su Giải Phúng tại Hà Nội. Năm 2004 đó thành lập và đầu tư mở rộng nhà mỏy tại Hưng Yờn, với giấy phộp đầu tư số: 0502008330/GP- Sở KH&ĐT-HY ngày 18/11/2004 và 090233487/GPDC1-Sở KH&ĐT-HY ngày 09/12/2008.
Tờn cụng ty đầy đủ:
“Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn cao su Giải Phúng” Hay: Giai Phong Rubber Company Limited.
Tờn viết tắt: GPR
Đại diện: Chu Trọng Trung Chức vụ: Giỏm đốc cụng ty Diện tớch nhà xưởng: 3.500m2
Địa chỉ: Cụm CN Tõn Quang - Huyện Văn Lõm – Tỉnh Hưng Yờn Vốn đầu tư: 1 triệu USD
Sản phẩm chớnh: Sản phẩm cao su, nhựa PVC cho xe mỏy, ụtụ và cỏc ngành cụng nghiệp khỏc.
Tiờu chớ hoạt động:
“PHÙ HỢP YấU CẦU - HÀI LềNG KHÁCH HÀNG” Ngành nghề sản xuất kinh doanh:
Sản xuất cỏc sản phẩm cao su, nhựa PVC kỹ thuật cho xe mỏy, ụtụ và cỏc ngành cụng nghiệp khỏc. Thiết kế chế tạo khuụn ộp cao su, ộp phun nhựa PVC.
Được đầu tư hệ thống mỏy sản xuất cỏc sản phẩm cao su, nhựa hiện đại từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan: Mỏy ộp phun cao su dung tớch 4.000cc ỏp lực 350 tấn, cỏc mỏy ộp cao su từ 50 tấn đến 200 tấn, cỏc mỏy ộp phun nhựa từ 50 tấn đến 125 tấn. Hệ thống mỏy gia cụng khuụn mẫu: trung tõm gia cụng CNC, mỏy tiện CNC, mỏy xung điện EDM CNC, mỏy cắt dõy CNC, và cỏc mỏy múc vạn năng khỏc.
2.1.2. Cơ cấu bộ mỏy quản lý ở cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
Để phự hợp với chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh và phự hợp với yờu cầu quản lý, bộ mỏy quản lý của Cụng ty TNHH cao su Giải Phúng được tổ chức theo mụ hỡnh dưới đõy:
Cụng ty Kế toỏn trưởng Giỏm đốc nhà mỏy Giỏm đốc kinh doanh Phũng hành chớnh Trưởng phũng q.lý sản xuất Phú phũng kế toỏn – kt tổng hợp – mua hàng Trưởng phũng chất lượng Trưởng phũng thiết kế Quản đốc xưởng CK NV mua hàng NV kt thuế - TSCĐ – ngõn hàng NV kt vật tư, BTP, TP Thủ kho NV kiểm soỏt kiểm tra cụng Phú phũng phụ trỏch kế hoạch Phú phũng phụ trỏch mua bỏn Phú phũng thiết kế NV kiểm tra XN NV vật tư & dao cụ NV thiết kế Tổ trưởng kỹ thu tậ Cụng nhõn CNC & nguội Tổ trưởng CNC& nguội Nhõn viờn kỹ thuật Tổ Cỏn-cắt Tổ lưu húa Tổ hoàn thiện NV bảo dưỡng NV thu nợ NV bỏn hàng
Mụ tả:
Giỏm đốc cụng ty: Chu Trọng Trung
Giỏm đốc là người điều hành cụng việc kinh doanh hằng ngày của cụng ty, là người đại diện trước phỏp luật của doanh nghiệp.
Quyết định tất cả cỏc vấn đề của cụng ty, bao gồm việc thay mặt cụng ty ký kết cỏc hợp đồng tài chớnh và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của cụng ty.
Soạn thảo cỏc quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chớnh. Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm cỏc chức danh quản lý phớa dưới.
Chuẩn bị cỏc bản dự toỏn dài hạn, hàng năm và hàng thỏng của cụng ty phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng thỏng của cụng ty theo kế hoạch kinh doanh.
Giỏm đốc nhà mỏy: Lờ Anh Đức
Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của nhà mỏy.
Tổ chức lập kế hoạch và triển khai sản xuất đỏp ứng tiến độ
giao hàng và chất lượng sản phẩm.
Quản lý và phõn bổ cỏc nguồn lực: nhõn lực, vật tư, thiết bị, hàng húa, mỏy múc…
Nghiờn cứu cải tiến phương phỏp quản lý, sản xuất để nõng cao hiệu quả cụng viờc.
Thiết lập cỏc mối quan hệ với cỏc cơ quan chức năng tại địa phương.
Chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cụng ty về hiệu quả của nhà mỏy.
Phú giỏm đốc kinh doanh: Đinh Quang Khỏnh
Tỡm kiếm khỏch hàng mới, duy trỡ mối quan hệ với cỏc khỏch hàng cũ.
Phõn tớch thụng tin thị trường, phản hồi của khỏch hàng, tổng hợp thụng tin về cỏc đối thủ cạnh tranh cựng cỏc bộ phận cú liờn quan.
Tư vấn cho ban lónh đạo của cụng ty để xõy dựng, định hướng phỏt triển kinh doanh dài hạn của cụng ty.
Chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cụng ty về tỡnh hỡnh tài kinh doanh, doanh số của nhà mỏy. Nỗ lực đạt doanh số bỏn hàng và doanh thu mục tiờu.
Định giỏ, thương lượng giỏ cả, điều kiện thanh toỏn, chuẩn bị hợp đồng.
Định giỏ, thương lượng giỏ cả, điều kiện thanh toỏn, chuẩn bị hợp đồng.
Chịu trỏch nhiệm kớ kết cỏc đơn đặt hàng, duy trỡ mối quan hệ chặt chẽ với khỏch hàng, nhà phõn phối để đạt doanh số bỏn hàng cao.
Kế toỏn trưởng: Nghiờm Ngọc Thanh
Tổ chức cụng việc kế toỏn của doanh nghiệp, quản lý nhõn viờn trong bộ phận; kiểm tra, giỏm sỏt việc sử dụng nguồn tài sản, tài chớnh, nguồn nhõn lực trong doanh nghiệp.
Phụ trỏch việc lập và trỡnh duyệt kế hoạch cụng việc, cỏc mẫu hồ sơ, giấy tờ thuộc bộ phận Kế toỏn, tổ chức việc kiểm kờ, giỏm sỏt cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cung cấp cỏc thụng tin kế toỏn vế hoạt động kinh doanh, cỏc khoản thu chi của doanh ghiệp cho lónh đạo, đưa ra cỏc ý kiến đúng gúp của mỡnh để giỳp lónh đạo tỡm ra phương ỏn giải quyết vấn đề một cỏch hiệu quả nhất.
Bộ phận hành chớnh:
Nghiờn cứu, soạn thảo cỏc nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Cụng ty. Giải quyết cỏc thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thụi việc đối với cỏn bộ cụng nhõn.
Xõy dựng cỏc định mức đơn giỏ về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, cỏc quy chế phõn phối tiền lương, tiền thưởng. Theo dừi, nhận xột cỏn bộ, cụng nhõn để đề xuất việc nõng lương, tiền thưởng. Xõy dựng cỏc định mức đơn giỏ về lao động. Tổ chức khỏm sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cỏn bộ cụng nhõn.
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Cụng an.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trỡnh giỏm đốc phờ duyệt.
Bộ phận Kế toỏn:
Thu thập, xử lý, kiểm tra, phõn tớch và cung cấp thụng tin kinh tế, tài chớnh. Qua đú theo dừi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, và tổng hợp cỏc kết quả bằng cỏc bản bỏo cỏo kế toỏn.
Bộ phận sản xuất và chất lượng:
Lập kế hoạch sản xuất, điều độ sản xuất.
Kiểm tra, đỏnh giỏ chất lượng nguyờn vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra.
Kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho, xử lý sản phẩm khụng phự hợp.
Quản lý trang thiết bị sản xuất và giỏm sỏt dụng cụ, thiết bị đo lường.
Bộ phận thiết kế:
Thiết kế cỏc khuụn mẫu sản phẩm phự hợp yờu cầu khỏch hàng.
Sửa chữa khuụn mẫu.
Xưởng cơ khớ:
Làm khuụn mẫu do bộ phận thiết kế chuyển sang.
2.1.3. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn và hỡnh thức sổ kế toỏn sử dụng tại cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
2.1.3.1. Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng
Niờn độ kế toỏn: từ ngày 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tề sử dụng: Việt Nam đồng (VND).
Chế độ kế toỏn ỏp dụng: Chế độ kế toỏn doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ48/BTC ngày 14/09/2006
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, hỡnh thức Nhật ký chung.
Phần mềm kế toỏn sử dụng: Fast Accounting. Chớnh sỏch với Hàng tồn kho:
Nguyờn tắc đỏnh giỏ: ghi nhận theo giỏ gốc.
Phương phỏp tớnh giỏ xuất kho: nhập trước – xuất trước. Phương phỏp kế toỏn Hàng tồn kho: Kiểm kờ định kỳ.
Nguyờn tắc ghi nhận chi phớ đi vay: Ghi nhận vào chi phớ sản xuất kinh doanh. Nguyờn tắc ghi nhận chi phớ phải trả: theo chi phớ thực tế đó sử dụng. Nguyờn tắc và phương phỏp ghi nhận doanh thu: khi được xỏc định là tiờu thụ.
2.1.3.2. Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của bộ phận kế toỏn
Mụ tả cụng việc cỏc vị trớ trong phũng:
Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu phải trả: lập húa đơn bỏn hàng, ghi sổ và theo dừi cụng nợ.
Thủ quỹ, Kế toỏn tài chớnh: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, bảng kờ để thực hiện việc thu chi tiền đỳng và đủ. Ghi sổ quỹ, lập bỏo cỏo hàng kỳ theo quy định
Kế toỏn kho: Thường xuyờn theo dừi nhập, xuất, tồn hàng tồn kho để phản ỏnh vào sổ chi tiết hàng tồn kho căn cứ vào Phiếu xuất kho.
Thủ kho vật tư chớnh, vật tư phụ và CCDC khỏc: Viết phiếu xuất - nhập vật tư, bố trớ sắp xếp vật tư hợp lý. Phản ỏnh biến động kho hàng vào thẻ kho, theo dừi tồn kho vật tư theo từng lụ, thời hạn sử dụng.
Thủ kho bỏn thành phẩm: Kiểm tra và nhận bỏn thành phẩm theo yờu cầu nhập kho của bộ phận xản xuất, sau đú sắp xếp bỏn thành phẩm cho hợp lý. Cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất trờn phần mềm. Cuối thỏng kiểm kờ Hàng tồn kho và lập bỏp cỏo lờn cấp trờn.
Thủ kho thành phẩm, dao cụ dụng cụ cơ khớ: Lập phiếu nhập – xuất kho, kiểm soỏt hàng tồn kho và lập bỏo cỏo định kỳ.
Kế toỏn quản trị - phú phũng kế toỏn: Quản lý nhõn viờn trong phũng, phõn cụng sắp xếp cụng việc trong phũng. Kiểm tra bảng tớnh lương và cỏc khoản trớch theo lương, kiểm tra thủ tục thanh toỏn.
2.2. Thực trạng chu trỡnh doanh thu tại cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
Một chu trỡnh gồm rất nhiều sự kiện, hoạt động liờn quan tới một nội dung của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Vỡ vậy, khi tỡm hiểu một nội dung của chu trỡnh kinh doanh, trước hết ta phải tỡm hiểu cỏc hoạt động, sự kiện phỏt sinh, trỡnh tự thực hiện của những hoạt động đú. Sau đú, xỏc định cỏc đối tượng tham gia, thực hiện,xử lý cỏc hoạt động cựng nguồn lực tham gia vào cỏc hoạt động đú.
Dưới đõy là mụ hỡnh REA của chu trỡnh doanh thu tại cụng ty TNHH cao su Giải Phúng:
Sơ đồ 2.3: Mụ hỡnh REA của chu trỡnh doanh thu tại Cụng ty TNHH cao su Giải Phúng
2.2.1. Cỏc bộ phận tham gia vào chu trỡnh doanh thu (Đối tượng)
• Bộ phận Kinh doanh:
Bộ phận Kinh doanh cú nhiệm vụ là nhận Đơn đặt hàng hoặc nhận điện thoại đặt hàng từ khỏch hàng, xỏc nhận hàng tồn kho từ tập tin Hàng tồn kho, xỏc nhận dư nợ khỏch hàng từ tập tin Khỏch hàng trong phần mềm làm căn cứ để ra quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng, gửi xỏc nhận bỏn hàng cho khỏch hàng. Nếu khỏch hàng đặt loại hàng mới chưa từng sản xuất thỡ trờn Đơn đặt hàng khỏch hàng cũn thể hiện cả mụ tả sản phẩm, yờu cầu về chất lượng, mẫu mó, hỡnh dỏng, kớch cỡ…của sản phẩm. Nếu chấp nhận yờu cầu mua hàng thỡ lập Lệnh xuất kho và Kế hoạch giao hàng.
• Bộ phận Kế toỏn:
Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ: Lập húa đơn bỏn hàng, ghi sổ và theo dừi cụng nợ.
Kế toỏn kho: Nhận Phiếu xuất kho, ghi sổ chi tiết Hàng tồn kho và lập cỏc bỏo cỏo cần thiết.
Kế toỏn tiền: Lập Phiếu thu khi khỏch hàng tới thanh toỏn, phản ỏnh vào sổ chi tiết khỏch hàng.
Kế toỏn tổng hợp: Căn cứ vào cỏc sổ chi tiết Hàng tồn kho, sổ chi tiết khỏch hàng và nhật ký bỏn hàng, kế toỏn tổng hợp lập cỏc sổ cỏi tài khoản và lập cỏc bỏo cỏo.
• Bộ phận Kho:
Nhận Lệnh xuất kho, Kế hoạch giao hàng từ bộ phận Kinh doanh chuyển sang, kiểm tra tỡnh trạng hàng tồn kho để xỏc nhận hàng tồn kho và lập Phiếu xuất kho.
• Bộ phận Giao hàng:
Nhận hàng và Phiếu xuất kho, Kế hoạch giao hàng từ bộ phận Kho, Húa đơn từ kế toỏn để chuyển cho khỏch hàng. Đảm bảo giao đỳng địa điểm, đỳng đối tượng, bảo đảm hàng giao trờn đường đi. Kiểm tra xỏc nhận chữ ký của khỏch hàng sau khi nhận hàng trờn Kế hoạch giao hàng.
• Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt, nhận tiền thanh toỏn của người mua căn cứ vào Phiếu thu từ bộ phận kế toỏn tiền. Yờu cầu người trả tiền ký xỏc nhận thanh toỏn, phản ỏnh vào sổ quỹ.
2.2.2. Tài khoản kế toỏn sử dụng (Nguồn lực)
- Nhúm tài khoản tiền: TK 111, TK 112. Trong đú TK 112 được mở chi tiết tới tài khoản cấp 3 theo từng chi nhỏnh ngõn hàng.
- Tài khoản phải thu khỏch hàng 131: chi tiết cho từng khỏch hàng
- Nhúm tài khoản Hàng tồn kho: TK 155, TK 157.
- Tài khoản 333: thuế và cỏc khoản phải nộp nhà nước.
- Nhúm tài khoản doanh thu: TK 511, TK 521, TK 531, TK 532.
Tất cả cỏc tài khoản 511, 521, 531, 532, 632 tại cụng ty đều được theo dừi theo từng loại sản phẩm. Nhõn viờn kế toỏn chỉ cần chọn chỉ tiờu muốn theo dừi và chọn mó sản phẩm là cú thể biết được thụng tin mong muốn.
2.2.3. Cỏc chứng từ sử dụng và hệ thống lưu chuyển chứng từ trong chu trỡnh doanh thu