Tại hội thảo “Tăng cường năng lực ứng dụng CNTT trong đào tạo và nghiên cứu khoa học” khối các trường đại học, cao đẳng đã diễn ra tại Hội trường Khu Công nghệ phần mềm ĐHQG-HCM ngày 26-5-2009, các đại biểu đã được nghe một số báo cáo chia sẻ những kinh nghiệm trong việc tuyên truyền, động viên, khuyến khích đội ngũ cán bộ, giảng viên khắc phục khó khăn vươn lên làm chủ việc ứng dụng CNTT vào quá trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, công tác quản lý, giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo. Các báo cáo và ý kiến của các đại biểu tham dự đều nhất trí đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT trong thời gian gần đây vào quản lý đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu khoa học đã được đẩy mạnh, hiệu quả ngày càng cao, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên vẫn còn những bất cập hạn chế, đó là: Quản lý giáo dục đại học chưa theo kịp với sự phát triển của giáo dục đại học [21].
Chất lượng đào tạo là vấn đề quan trọng hàng đầu của mỗi trường. Công tác quản lí đào tạo góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo chất lượng đào tạo. Công việc quản lý đào tạo từ việc lên chỉ tiêu kế hoạch tuyển sinh cho từng ngành nghề đào tạo của trường đến việc thu nhận hồ sơ dự tuyển của thí sinh, tổ chức tuyển sinh, quản lý, đánh giá kết quả học tập rèn luyện của HSSV và nhận những phản hồi của xã hội về chất lượng của HSSV khi tốt nghiệp ra trường… Đó là một khối lượng công việc lớn, đòi hỏi sự nhanh chóng và chính xác.
Trong các trường chuyên nghiệp, CNTT có vai trò rất lớn đối với hai công tác chính trong công tác quản lý đào tạo là công tác tuyển sinh, công tác tổ chức quản lý đào tạo.
2.1.2.1. Vai trò của CNTT trong công tác tuyển sinh đại học, cao đẳng
Công tác tuyển sinh không những là việc làm quan trọng của mỗi trường mà còn việc được cả xã hội quan tâm. Với tính chất quan trọng và nhạy cảm như vậy, công tác tuyển sinh luôn được sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ của Bộ Giáo dục – Đào tạo. Để thuận lợi cho công tác tuyển sinh, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và quản lý thống nhất, hàng năm, Bộ Giáo dục – Đào tạo ban hành và phát phần mềm tuyển sinh đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp cho các trường chuyên nghiệp. Phần mềm tuyển sinh do Bộ Giáo dục – Đào tạo ban hành đã đáp ứng được tất cả các nghiệp vụ của công tác tuyển sinh: nhận hồ sơ dự tuyển, dự thi, tổ chức thi, xét tuyển, gọi thí sinh
trúng tuyển, in danh sách thí sinh trúng tuyển và nhập học. Sau đây là một số chức năng chính trong phần mềm tuyển sinh đại học do Bộ Giáo dục – Đào tạo ban hành.
Hình 2.1 Giao diện chức năng Nhập hô sơ đăng ký dự thi trong phần mềm tuyển sinh đại học cao đẳng
Hình 2.2 Giao diện chức năngTổ chức thi trong phần mềm tuyển sinh đại học cao đẳng
Hình 2.3 Giao diện chức năng Nhập kết quả thi trong phần mềm tuyển sinh đại học cao đẳng
Hình 2.4 Giao diện chức năng Xét tuyển trong phần mềm tuyển sinh đại học cao đẳng
Hình 2.5 Giao diện chức năng In giấy báo nhập học trong phần mềm tuyển sinh đại học cao đẳng
2.1.2.2. Vai trò của CNTT trong công tác tổ chức quản lý đào tạo
Công tác quản lý đào tạo bao gồm các việc: lập thời khoá biểu, quản lý giờ dạy, ra đề thi, tổ chức thi, chấm thi, nhập điểm, tổng hợp điểm, in các bảng điểm, đánh giá kết quả học tập rèn luyện của HSSV, … Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho các công việc này. Mỗi phần mềm có đặc thù riêng, đáp ứng được những yêu cầu đặc thù của từng trường và đều bám sát các qui chế về tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp các do Bộ Giáo dục – Đào tạo banh hành. Tuỳ theo nhu cầu và điều kiện của mỗi trường mà lựa chọn các phần mềm phù hợp cho công việc. Sau đây là một số chức năng chính trong phần mềm quản lý đào tạo mà trường CĐSP Hưng Yên đang tiếp cận.
Hình 2.6 Giao diện chính mô đun Quản lý sinh viên
Hình 2.8 Màn hình chính mô đun Quản lý điểm
Trong quản lí đào tạo thì việc ứng dụng CNTT để phân tích dữ liệu đào tạo nhằm hỗ trợra quyết định quản lí đào tạo.
Với quá trình quản lý đào tạo, thì việc nghiên cứu dữ liệu tuyển sinh và dữ liệu
về kết quả học tập của HSSV sẽ hỗ trợ giúp cho các nhà quản lý đưa ra những quyết
định điều chỉnh phù hợp. Đối tượng trúng tuyển của trường CĐSP Hưng Yên đa dạng, phần nhiều là nữ, ngoài ra còn có các đối tượng chính sách,… Do đó, dựa trên kết quả học tập của HSSV, các nhà quản lý cần tìm hiểu mối quan hệ với đặc điểm của các đối tượng trúng tuyển. Để các nhà quản lý có những nhận định tổng quan về vấn đề này, cần có hệ thống tìm ra các tập luật liên quan bằng cách sử dụng các luật kết hợp. Chẳng hạn, chúng ta sử dụng các thông tin như: tuổi, giới tính, khu vực ưu tiên, điểm thi đầu vào… để dự đoán kết quả học tập của HSSV đạt loại gì (khá, trung bình. Chẳng hạn, HSSV là nữ thì thường có kết quả học tập cao…
Hơn nữa, dựa trên kết quả học tập của HSSV cũng hỗ trợ cho HSSV lựa chọn
môn học. Chẳng hạn, từ việc tìm ra luật liên quan giữa các môn học mà HSSV đã học tốt, ví dụ: nếu HSSV học môn Cơ sở dữ liệu ở kỳ trước tốt thì học môn Phân tích hệ thống ở kỳ sau cũng tốt… giúp HSSV lựa chọn các môn học tiếp dựa theo kết quả học tập của mình. Tương tự, tìm ra các luật liên quan giữa các môn học mà HSSV đã học chưa đạt, ví dụ: nếu HSSV học môn Cơ sở dữ liệu ở kỳ trước chưa đạt thì môn học Phân tích hệ thống ở kỳ sau cũng chưa đạt… giúp HSSV có nên lựa chọn môn học tiếp theo hay không.
Ngoài ra, hệ thống phân tích dữ liệu đào tạo còn giúp cho các nhà quản lý phát hiện ra các dấu hiệu bất thường để có những biện pháp xử lý kịp thời.