- Chuẩn bị đấu thầu - Tổ chức đấu thầu - Đánh giá hồ sơ dự thầu
- Thẩm định và phê duy ệt kết quả đấu thầu - Thông báo kết quả đấu thầu
- Thương thảo hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng Chuẩn bị đấu thầu:
Sơ tuyển nhà thầu:
Đối với gói thầu có giá trị lớn hoặc hàng hóa dịch vụ có yêu cầu phức tạp hoặc những trường hợp mà chi phí cao cho việc chuận bị hồ sơ dự thầu có thể khiến các nhà thầu ngần ngại tham dự hoặc thời gian và chi phí đánh giá hồ sơ dự thầu quá lớn nên bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển nhà thầu.
Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo quy định sau đây:
Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu nhằm chọn được các nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu; đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá, có giá gói thầu từ ba trăm tỷ đồng trở lên . Việc xét tuyển phải căn cứ hoàn toàn vào năng lực của những nhà thầu, về triển vọng của họ trong việc thực hiên yêu cầu của gói thầu. Các khía cạnh cần chú ý là kinh nghiệm của nhà thầu và kết quả thực hiện những gói thầu tương tự trước đó, đội ngũ nhân sự, năng lực sản xuất, …..
Trình tự thực hiện sơ tuyển bao gồm lập hồ sơ mời sơ tuyển; thông báo mời sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển; thông báo kết quả sơ tuyển;
Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển phải được nêu trong hồ sơ mời sơ tuyển theo mẫu hồ sơ mời sơ tuyển do Chính phủ quy định bao gồm tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, tiêu chuẩn về năng lực tài chính và tiêu chuẩn về kinh nghiệm.
Lập hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu, do đó công việc lập hồ sơ mời thầu cần dược đặc biệt coi trọng, do đó công việc lập hồ sơ mời thầu cần được đặc biệt coi trọng. Bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê các cơ quan tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu do Chính phủ quy định và bao gồm các nội dung sau đây: Yêu cầu về mặt kỹ thuật; yêu cầu về mặt tài chính, thương mại
Tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu quan trọng, điều kiện ưu đãi (nếu có), thuế, bảo hiểm và các yêu cầu khác.
Mời thầu:
Thông báo mời thầu nhằm đưa tới nhà thầu sự nắm bắt thông tin tới gói thầu để chuận bị các điềukiện tham dự. Nội dung thông báo phải chuyền tải đầy đủ các thông tin cân thiết như: tên địa chỉ, của bên mời thầu , sự mô tả về sô lượng , chất lượng, quy cách, công dụng của hàng hóa mua sắm, tiêu chuẩn, của dịch vụ cần cung ứngm điều kiện dự thầu, thời hạn, địa điểm, thủ tục nhận hồ sơ mời thầu, thời hạn thời điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu, những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ dự thầu….
Theo khoản 1 Điều 219 Luât thương mại năm 2005, thông báo mời thầu phải có đủ yếu tố: Tên, địa chỉ của bên mời thầu, tóm tắt nội dung đấu thầu, thời hạn địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu, thời hạn, địa điểm, thủ tục nhận hồ sơ dự thầu
Tổ chức đấu thầu
Phát hành hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi, cho các nhà thầu theo danh sách được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc cho các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển.
Trường hợp hồ sơ mời thầu cần sửa đổi sau khi phát hành thì phải thông báo đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu tối thiểu mười ngày trước thời điểm đóng thầu.
Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
Các hồ sơ dự thầu nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu phải được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ "Mật".
Mở thầu
Mở thầu là thủ tục mở các hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định trước trong hồ sơ mời thầu để xem xét và đánh giá. Nếu như không ấn định thời điểm mở thầu thì thời điểm mở thầu được khuyến khích là là càng sớm càng tốt ngay sau khi đóng thầu. Về nguyên tắc, sau khi đã mở thầu các bên dự thầu không được sửa đổ hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, trong quá trình mở thầu, xét thấy, nếu thấy trong hồ sơ dự thầu chưa rõ rang bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu giải trình về những nội dung cụ thể này
Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu phải được công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự.
Sau khi mở thầu tiếp theo là đánh giá, xếp loại hồ sơ dự thầu để chọn nhà thầu trúng thầu. Khâu này có thể do bên mời thầu tự làm nhưng thường thì phải có sư giúp đõ của tô chuyên gia và phải hoàn tất trong thời gian tồn tại của hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Các hồ sơ dự thầu sẽ được xem xét đánh giá theo hai mức độ là đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết. Nhà thầu cung cấp hàng hóa, sẽ được xem xét đề nghị trúng thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây: Có hồ sơ dự thầu hợp lệ; Được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm; Có đề xuất về mặt kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu theo hệ thống điểm hoặc theo tiêu chí "đạt", "không đạt"; có chi phí thấp nhất trên cùng một mặt bằng; có giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được duyệt.[1]
Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu
Trình duyệt và thẩm định kết quả đấu thầu: Bên mời thầu phải lập báo cáo về kết quả đấu thầu để chủ đầu tư trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định và gửi đến cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thẩm định. Cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ thẩm định có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo của chủ đầu tư để trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Phê duyệt kết quả đấu thầu: Người có thẩm quyền chịu trách nhiệm xem xét, phê duyệt kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo về kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu.
Thông báo kết quả đấu thầu
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu tiến hành công bố kết quả đấu thầu qua việc thông báo bằng văn bản và nhà thầu không trúng thầu. Đối với những gói thầu bắt buộc phải tổ chức đấu thầu phải trình lên người có thẩm quyền phê duyệt trước khi công bố
Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng
Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dựa trên cơ sở sau đây: Kết quả đấu thầu được duyệt; Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu; Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu; Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có); Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu; Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng.