Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast. Công ty hạch toán kế toán trên phần mềm kế toán Fast Accounting, theo qui trình của phần mềm số liệu sau khi được cập nhật sẽ tự động chuyển vào các sổ kế
toán liên quan. Đối với kế toán bán hàng sau khi cập nhật số liệu vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, thủ kho vào chức năng phiếu xuất kho (thuộc phân hệ quản lý bán hàng để cập nhật số liệu). Kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ xuất này cùng hóa đơn bán hàng sẽ cập nhật số liệu vào chức năng hóa đơn bán hàng (thuộc phân hệ kế toán phải thu, phải trả) từ đó số liệu kế toán sẽ được cập nhật tự động sang các sổ kế toán liên quan. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo có kế toán thực hiện nhập số liệu vào phần mềm từ đó số liệu sẽ được cập nhật tự động vào các sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, sổ chi tiết phải thu khách hàng tương ứng với tên khách hàng thanh toán. Khi đó công nợ phải thu khách hàng được theo dõi trên phần mềm sẽ tự động giảm đi tương ứng.
Đối với nghiệp vụ bán nhóm hàng thiết bị và hóa chất kế toán trước tiên phải thực hiện cập nhật số liệu vào chức năng phiếu xuất điều chuyển kho thuộc phân hệ kế toán hàng tồn kho. Từ đó theo qui trình phần mềm số liệu sẽ được cập nhật sang các sổ liên quan.
Trong quy trình bán hàng thì công ty có sử dụng các loại sổ như sau:
+ Sổ nhật ký chung (Biểu số 13) + Sổ cái TK 131 (Biểu số 14) + Sổ cái TK 511 (Biểu số 15) + Sổ cái TK 632 (Biểu số 17) + Sổ cái TK 156 (Biểu số18) + Sổ cái TK 1121 (Biểu số 21) + Sổ cái TK 111 (Biểu số 22) + Sổ cái TK 635 (Biểu số 23)
+ Sổ chi tiết TK 131(Biểu số 19)
+ Sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 20)
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN PHÁT HIỆN QUA NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG THIẾT BỊ VÀ
HÓA CHẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ PHÁT TRIỂN ASEAN.