Đối với nghiệp vụ bán nhóm hàng thiết bị và hóa chất ở công ty, quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra như sau: Nhân viên kinh doanh viết giấy đề nghị xuất kho gửi lên phòng kế toán, kế toán bán hàng in ra thành 3 phiếu xuất kho sau đó chuyển cho phòng kinh doanh 1 phiếu, cho bộ phận kho 2 phiếu; cuối ngày bộ phận kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán 1 phiếu, còn 1 phiếu lưu kho.
2.2.2.2. Trình tự hạch toán
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho.
- Chứng từ thanh toán: giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi.
- Hóa đơn cước phí vận chuyển. - Hợp đồng kinh tế với khách hàng.
- Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ
- Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại - Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại - Tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán - Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng - Các tài khoản 111, 112, 138, 338, 6421, 333…
Bán buôn hàng hóa:
Đặc trưng cơ bản của phương thức này là bán hàng với số lượng lớn nhưng nhưng hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Khi có đơn hàng thì phòng quản lý bán hàng sẽ kiểm tra xem công ty có đủ khả năng cung cấp không. Nếu công ty đủ khả năng cung cấp về số lượng và chủng loại thì nghiệp vụ bán hàng bắt đầu được tiến hành. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên kinh doanh viết giấy đề nghị xuất kho gửi lên phòng kế toán, kế toán bán hàng in ra thành 3 phiếu xuất kho sau đó chuyển cho phòng kinh doanh 1 phiếu, cho bộ phận kho 2 phiếu; cuối ngày bộ phận kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán 1 phiếu, còn 1 phiếu lưu kho.
Trong phương thức bán buôn, nghiệp vụ bán buôn qua kho là chủ yếu ở công ty. Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng chấp nhận thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc bên mua chấp nhận nợ. Khi đó công ty sẽ giao hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất bán cho khách hàng.
Khi nghiệp vụ bán buôn hàng hóa phát sinh, sau khi lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá trị thanh toán. Có TK 511 – Doanh thu theo giá chưa thuế. Có TK 3331 - Thuế đầu ra phải nộp.
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 156 - Trị giá hàng xuất bán.
Nếu trong quá trình bán phát sinh các chi phí liên quan mà công ty phải chịu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác hạch toán tăng chi phí bán hàng:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá thanh toán.
Ví dụ 1: Ngày 18/11/2013, công ty Cổ phần Thiết Bị và Chuyển Giao Công
Nghệ Phát Triển ASEAN bán cho công ty TNHH Mercedes Việt Nam 10 chai Keo Betaprime 5404(250ml/chai) với giá bán là 387.900đ/chai, giá xuất kho là 218.143đ/chai; 488 tuýp Keo Betemate 1496 với giá bán là 686.200đ/tuýp, giá xuất kho là 506.336đ (phiếu xuất kho số 71/11 – Biểu số 06). Thuế GTGT là 10% (hóa đơn GTGT số AE/11P 0000684 ngày 18/11/2013 – Biểu số 07). Khách hàng nhận nợ và thanh toán trả chậm bằng chuyển khoản (thanh toán 45 ngày).
Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: Nợ TK 131(Mercedes): 372.618.060đ
Có TK 511: 338.744.600đ Có TK 3331: 33.874.460đ
Đồng thời căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 249.273.398đ
Có TK 156 (Keo Betamate (TM) 1496 ): 247.091.968đ Có TK 156 (Keo Betaprime (TM ) 5404): 2.181.430đ.
Ngày 28/12 công ty Mercedes thanh toán số tiền hàng trên, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng VPbank Thăng Long, kế toán ghi:
Nợ TK 1121 (NH VPbank): 372.618.060đ
Có TK 131 (Mercedes): 372.618.060đ
Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (Biểu số 13), sổ cái các TK 131 (Biểu số 14), TK 511 (Biểu số 15), TK 3331 (Biểu số 16), TK 632 (Biểu số 17), TK 156 (Biểu số 18), sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 19), sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 20)
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục Giấy báo có (thu) của ngân hàng, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (Biểu số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
13), sổ quỹ tiền gửi (Biểu số 21), sổ cái TK 131 (Biểu số 14), sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 19).
Ví dụ 2: Ngày 02/12/2013 công ty Cổ phần Thiết Bị và Chuyển Giao Công
Nghệ Phát Triển ASEAN bán cho công ty TNHH Ford Việt Nam một số mặt hàng như sau: 600 lít Dầu Idemitsu Longhypoid Gear_GL15 (WSSM2C938A1) với giá bán 104.022/đlít, giá xuất kho là 63.178đ/lít; 200 lít Dầu Idemutsu ATF_D2 (WSSM2C938A4) với giá bán 112.394đ/lít, giá xuất kho là 70.039đ/lít; 1 thùng Dầu Idemutsu FD_46XG (WSSM2C200A3) với giá bán 10.760.113đ/thùng, giá xuất kho là 8.726.997(phiếu xuất kho số 02/12-Biểu số 08). Thuế GTGT 10% (hóa đơn GTGT số AE/11P 0000692 ngày 02/12/2013 – Biểu số 09). Khách hàng nhận nợ và thanh toán trả chậm bằng chuyển khoản (25 ngày sau khi kết thúc tháng giao hàng).
Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: Nợ TK 131 (Ford): 105.565.324đ
Có TK 511: 95.652.113đ Có TK 3331: 9.565.211đ
Đồng thời căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 60.641.597đ
Có TK 156 (Dầu Idemitsu Long life hypoid Gear- GL5):37.906.800 đ Có TK 156 (Dầu Idemutsu ATF-D2): 14.007.800đ.
Có TK 156 (Dầu Idemutsu FD- 46XG): 8.726.997đ
Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (Biểu số 13), sổ cái các TK 131 (Biểu số 14), TK 511 (Biểu số 15), TK 3331 (Biểu số16), TK 632 (Biểu số17), TK 156 (Biểu số18), sổ chi tiết TK 131
(Biểu số19), sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 20)
Bán lẻ hàng hóa
Đối với bán lẻ hàng hóa, các khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán dựa vào các bộ chứng từ thực hiện bút toán ghi nhận DT: ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng giá thanh toán, ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá chưa thuế, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331). Đồng thời thực hiện bút toán phản ánh giá vốn: ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (1561).
Ví dụ 3: Ngày 21/12/2013, công ty Cổ phần Thiết Bị và Chuyển Giao Công
Nghệ Phát Triển ASEAN bán cho Anh Đỗ Văn Hải 100 tuýp Keo Silicone Hichem VN 6003 màu trắng trong với giá 25 909đ giá xuất kho là 12.243đ ( Phiếu xuất kho số 57/12-Biểu số 10). Thuế GTGT 10%(hóa đơn GTGT số AE/11P 0000709- Biểu số 11)
Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: Nợ TK 111: 2.590.900đ
Có TK 511: 2.355.364đ Có TK 3331:235.536đ
Căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 1.224.300đ
Có TK 156( Keo Silicone Hichem VN 6003 màu trắng trong): 1.224.300đ Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (Biểu số13), sổ quỹ tiền mặt 111 (Biểu số 22), sổ cái TK 511 (Biểu
số 15), TK 3331 (Biểu số 16), TK 632 (Biểu số 17), TK 156 (Biểu số 18), sổ chi tiết
TK 156 (Biểu số 20)
•Đối với khoản chiết khấu thanh toán cho các khách hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán hàng mà DN đã quy định. Tạị thời điểm khách hàng thanh toán kế toán hạch toán khoản CKTT trên TK 635. Ghi nợ TK 635 (số chiết khấu khách hàng được hưởng) nợ TK 112 (số tiền thực thu của khách hàng) có TK 131 (Tổng số phải thu).
Ví dụ 4: Ngày 20/12/2013 nhận được giấy báo có của Ngân hàng VPPanhk
Thăng Long về số tiền Công ty Ford thanh toán (hóa đơn ngày 02/12/2013). Do thanh toán sớm Công ty Ford được hưởng chiết khấu thanh toán 5%. Kế toán thực hiện hạch toán nghiệp vụ vào sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi công nợ phải thu khách hàng chi tiết cho Công ty Ford ứng với bút toán:
Nợ TK 1121 (Ngân hàng VPBank ): 99.956.458đ Nợ TK 635: 5.260.866đ
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục Giấy báo có (thu) của ngân hàng, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (Biểu số
13), sổ quỹ tiền gửi (Biểu số 21), sổ cái TK 131 (Biểu số 14), sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 19).
Đồng thời kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu, thực hiện nhập số liệu vào mục Hóa đơn dịch vụ, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (Biểu số 13), sổ cái TK 635 (Biểu số 23)
•Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, bán hàng
Toàn bộ những chi phí mua hàng phát sinh kèm theo hàng mua khi phát sinh đều được tập hợp trên TK 1562 “chi phí mua hàng”, các khoản chi phí này được treo trên tài khoản 1562 cho tới cuối tháng thì được kết chuyển vào TK 641 “chi phí bán hàng”.
Ví dụ 5: Ngày 19/9 /2013, Công ty Cổ phần Thiết Bị và Chuyển Giao Công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nghệ Phát Triển ASEAN nhập khẩu một lô hàng (bao gồm 996 tuýp Keo Betamate (TM) 1496 và 24 chai Betaprime 250ml 5404). Phí xử lý hàng hóa tờ khai là 2.226.240đ thuế GTGT 10% công ty thanh toán bằng tiền mặt ( phiếu chi số 10- Biểu số 12)
Kế toán hạch toán nghiệp vụ tương ứng theo các bút toán sau: Nợ TK 1562: 2.226.240đ
Nợ TK 133: 222.624đ
Có TK 111: 2.448.864đ
Sau khi kế toán nhập liệu vào phần mềm , hệ thống tự động lên các sổ, để phản ánh chi phí vận chuyển hàng về nhập kho kế toán tiếp tục vào phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, nhập số liệu vào mục Phiếu nhập tiền chi phí trên phần mềm. Lúc đó hệ thống sẽ tiếp tục tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 156, TK 133, sổ quỹ tiền mặt.