VI. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY.
2.Trình tự tham gia dự thầu tại Công ty Cổ phần Công Nghiệp Châu Á.
Á.
Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo Công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu.
Về trình tự tham gia thực hiện dự thầu của Công ty được thực hiện theo các bước sau:
2.1. Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu.
Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Để có được thông tin về các công trình đấu thầu xây lắp Công ty phải sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau:
- Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng: đài, báo, tivi, internet...để tìm hiểu về đặc điểm công trình, kiến trúc công trình, mục tiêu của công trình cũng như chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư. Trên cơ sở đó phân tích về mặt kỹ thuật, về tính khả thi tính toán đưa ra con số dự thầu. Ngoài ra, đối với nhà thầu việc nắm bắt được cơ hội là một trong những nhân tố quan trọng góp phần quyết định sự thành công hay thất bại của hợp đồng thầu, nên Công ty còn đặc biệt quan tâm đến các công trình chuẩn bị và sẽ được đầu tư trong tương lai gần, thu thập các thông tin cần thiết, trọng điểm nâng cao khả năng thắng thầu.
- Mặt khác, thông qua chất lượng các công trình đã thi công xây lắp, Công ty đã và đang giữ mối quan hệ tốt với các chủ đầu tư (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đường Láng - Hòa Lạc:
Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện kỹ thuật quân sự) tăng uy tín của Công ty trong lĩnh vực thi công từ đó sẽ tăng cao hơn nữa tỷ lệ trúng thầu của Công ty.
- Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp chính quyền (Quân khu 3, Bộ xây dựng) để tìm hiểu và tiếp cận thông tin về kế hoạch đầu tư của các bộ, ngành cũng như Nhà nước.
- Sau khi có được thông tin về công trình cần đấu thầu, Công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bước công việc tiếp theo.
2.2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có).
Khi có quyết định tham gia tranh thầu, Công ty sẽ cử người của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình dự thầu công trình, tiến hành tiếp xúc với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin về: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... Công ty còn kết hợp với việc quảng cáo nhằm tăng uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu Công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất lượng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2.3. Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Chuẩn bị bao giờ cũng là khâu quan trọng và giữ vai trò quyết định trong thành công của mọi công việc nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Do vậy, để đảm bảo hạn chế sai sót, nâng cao khả năng thắng thầu, mọi công tác chuẩn bị trước khi tiến hành lập hồ sơ dự thầu, Công ty đã thực hiện rất nghiêm túc và đầy đủ. Bao gồm:
• Thứ nhất, làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu.
• Thứ hai, khảo sát và thăm quan hiện trường.
• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
Sau khi tiến hành những bước chuẩn bị đầu tiên Công ty tiến hành phân công lập hồ sơ dự thầu:
Chuẩn bị các tài liệu thông tin chung:
Các tài liệu như: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của Công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lượng... sẽ được bộ phận liên quan căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng như yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời.
Về việc lập biện pháp thi công
Các kỹ sư, kiến trúc sư của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện trường và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp, phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đưa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của Công ty với chủ đầu tư. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu như Công ty đảm nhận việc này.
Việc lập giá dự thầu
Việc lập giá dự thầu của Công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật phân tích và tính toán cho hợp lý trước khí đưa ra con số chính thức để đảm bảo sao cho hiệu quả là cao nhất nhưng khả năng trúng thầu là lớn nhất.
2.4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu.
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mở thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong Công ty tuỳ theo những thắc mắc của bên mời thầu mà có trách nhiệm giải đáp, làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. hợp đồng.
Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, Công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình. Các cán bộ kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công trường với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công công trình.
Đồng thời, Phòng Kinh tế kế hoạch cũng chịu trách nhiệm thanh quyết toán với chủ đầu tư khi công trình hòan thành.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của Công ty Cổ phần Công nghiệp Châu Á trong những năm qua.