Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ mô tả các thông tin trong việc quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác.
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra các thông tin chuyển từ một quá trình hành một chức năng này sang một chức năng khác trong hệ thống.
Chức năng: Được biểu diễn bằng một hình tròn hay hình ô van có gán tên, làm
thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ xung hoặc tạo ra thông tin mới.
Luồng dữ liệu: là luồng thông tin vào/ra của một chức năng xử lý, được biểu diễn
bằng một đoạn thẳng có hướng và gán bởi tên, tên luồng là một danh từ.
Kho dữ liệu: biểu diễn cho thông tin cần lưu trong một khoảng thời gian để một
hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào. Nó được biểu diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu.
Tác nhân ngoài: là một người, một nhóm người hay một tổ chức bên ngoài lĩnh
vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một hình thức tiếp xúc với hệ thống. Sự có mặt của tác nhân ngoài đã chỉ ra giới hạn của hệ thống và thành phần sống còn của hệ thống. Kí hiệu là một hình chứ nhận bên trong có tên tác nhân ngoài.
Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả
ở trang khác của biểu đồ. Biểu diễn:
Tên chức năng
Tên kho dữ liệu
Tên tác nhân ngoài