Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu mà kiểm viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đã thực hiện đủ để làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên, bảo đảm cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được quy trình cụ thể đã được thực hiện như thế nào.
“Hồ sơ kiểm toán dùng để:
- Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán, và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của Kiểm toán viên;
- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán; - Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán;
- Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán”.
Hồ sơ kiểm toán bao gồm tất cả các tài liệu do KTV lập, thu thập được trong một cuộc kiểm toán, được lưu trữ bằng văn bản và trong mạng máy tính nội bộ của Công ty.
Hồ sơ kiểm toán của công ty ACVN được sắp xếp rất khoa học, được đánh số cụ thể, được lưu theo từng công ty để tiện cho việc quản lý và sử dụng, cụ thể như sau:
- Tên khách hàng
- Kỳ kết thúc niên độ kế toán của khách hàng - Loại hồ sơ
- Nhóm kiểm toán: chỉ đạo kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán, Kiểm toán viên chính, trợ lý kiểm toán.
- Thời gian kiểm toán: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày phát hành báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ được đánh số như sau:
• 1000: Kế hoạch kiểm toán
1100: Lập kế hoạch giao dịch và phục vụ khách hàng
1200: Đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát trước kiểm toán
1300: Hợp đồng kiểm toán
1400: Tìm hiểu hoạt động của khách hàng 1500: Tìm hiểu về quy trình kiểm toán
1600: Thủ tục phân tích sơ bộ 1700: Xác định mức độ trọng yếu
1800: Đánh giá rủi ro về kế hoạch kiểm toán • 2000: Báo cáo tài chính và tài liệu kiểm toán 2100: Lập kế hoạch giao dịch và phục vụ khách hàng
2200: Tài liệu kiểm toán Báo cáo tài chính 2300: Tổng hợp kiểm toán
•3000: Quản lý cuộc kiểm toán
3100: Thực hiện giao dịch và phục vụ khách hàng 3200: Quản lý thời gian
3300: Quản lý cuộc kiểm toán
3400: Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ 3500: Các cuộc họp của khách hàng
•4000: Kiểm tra chi tiết tài sản ngắn hạn 4100: Tiền và các khoản tương đương tiền 4200: Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 4300: Các khoản phải thu ngắn hạn
4400: Hàng tồn kho
4500: Tài sản ngắn hạn khác
•5000: Kiểm tra chi tiết tài sản dài hạn 5100: Các khoản phải thu dài hạn 5200: Tài sản cố định
5300: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang và bất động sản đầu tư 5400: Các khoản đầu tư tài chính dài hạn
5500: Thuế thu nhập hoãn lại 5600: Đầu tư dài hạn khác
•6000: Kiểm tra chi tiết nợ phải trả ngắn hạn 6100: Vay và nợ ngắn hạn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6200: Phải trả người bán
6300: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 6400: Phải trả cán bộ, công nhân viên
6500: Chi phí phải trả
•7000: Kiểm tra chi tiết nợ dài hạn và nguồn vốn
7100: Nợ dài hạn ( phải trả người bán, nội bộ và phải trả khác) 7200: Vay và nợ dài hạn
7300: Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 7400: Nguồn vốn chủ sở hữu và các quỹ 7500: Chênh lệch tỷ giá hối đoái
7600: Lợi nhuận chưa phân phối
•8000: Kiểm tra chi tiết kết quả kinh doanh
8100: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, và các khoản giảm trừ. 8200: Giá vốn hàng bán.
8300: Doanh thu hoạt động tài chính. 8400: Chi phí tài chính.
8500: Chi phí bán hàng.
8600: Chi phí quản lí doanh nghiệp. 8700: Thu nhập khác
8800: Chi phí khác.
Phần kiểm tra các khoản mục:Giấy tờ làm việc, bằng chứng kiểm toán do các kiểm toán viên thu thập được lưu trữ lần lượt theo các khoản mục : tiền và các khoản tương đương tiền; phải thu khách hàng (ngắn hạn và dài hạn); các khoản phải thu và phải trả nội bộ (ngắn hạnvà dài hạn); các khoản phải thu khác (ngắn hạn và dài hạn); dự phòng khoản phải thu khó đòi; hàng tồn kho; chi phí trả trước(ngắn hạn và dài hạn); TSCĐ và chi phí XDCB dở dang; bất động sản đầu tư; các khoản đầu tư tài chính (ngắn hạn và dài hạn); thuế thu nhập hoãn lại; vay và nợ ngắn hạn, dài hạn; phải trả người bán (ngắn hạn và dài hạn); thuế và các khoản phải nộp nhà nước; phải trả CNV, KPCĐ, BHXH, BHYT, dự phòng trợ cấp mất việc làm; chi phí phải trả; các khoản phải trả, phải nộp khác(ngắn hạn và dài hạn); dự phòng phải trả; vốn đầu tư
của chủ sở hữu; chênh lệch đánh giá lại tài sản; chênh lệch tỷ giá hối đoái; các quỹ và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối; nguồn vốn khác; các chỉ tiêu khác ngoài cáo lưu chuyển tiền tệ; báo cáo tài chính hợp nhất.
Có thể nói hồ sơ kiểm toán khoa học và đầy đủ có ý nghĩa quan trọng trong kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán.