1- Trước khi nói
Thông thường, trước khi bắt đầu bài nói, báo cáo viên còn có một chút thời gian chờ đợi khi người tổ chức làm các công việc tổ chức (kiểm điểm quân số, chuẩn bị phương tiện, chờ thủ trưởng đến dự…) và tuyên bố lý do, xác định mục đích, yêu cầu của buổi sinh hoạt. Báo cáo viên cần tranh thủ thời gian đó để kiểm tra thếmự chuẩn bị của mình, bổ sung những nhận thức của mình về đối tượng và điều chỉnh nội dung, nếu cần thiết.
- Xác định lại một lần nữa về nội dung. Cần dung lại cấu trúc bài nói, phác hoạ nhanh cách trình bày. Đây là việc cần thiết, nhất là với đối tượng mới, đề cương mới.
- Quan sát nhanh hội trường và người nghe để bổ sung cho những chuẩn bị của mình về đối tượng, về không gian, thời gian buổi nói chuyện. Nếu có nhiều sự kiện khác biệt thì phải điều chỉnh ngay.
- Điều chỉnh lại nội dung nếu như thực tiễn của buổi nói chuyện khác với những gì người báo cáo viên đã chuẩn bị hoặc theo giới thiệu của người mời.
- Chuẩn bị về tâm lý cá nhân để tránh hồi hộp. Có thể sửa lại trang phục, đầu tóc.. điều này thể hiện sự tôn trọng, gần gũi đối tượng, phù hợp với bối cảnh buổi nói, hoà đồng với người nghe.
- Có thể nêu ý kiến đề nghị điều chỉnh ánh sáng, nơi đặt micrô, loa, lọ hoa, bục… phù hợp với không gian của hội trường, tạo thuận lợi cho báo cáo viên khi thuyết trình. Nhưng nói chung, nên thích nghi với hoàn cảnh hiện có, chỉ nêu yêu cầu trong trường hợp thật đặc biệt cần thiết, không nêu yêu cầu ngay từ đầu để tránh gây ấn tượng không tốt với tập thể người nghe.
2- Mở đầu buổi nói chuyện.
- Phần mở đầu buổi nói chuyện có tác dụng quan trọng đối với báo cáo viên trong việc gây sự chú ý và thiện cảm của người nghe. Thông thường báo cáo viên không nên vội vàng bắt đầu nói ngay mà cần tạo sự chú ý ban đầu. Khi bước lên bục, làm nhiệm vụ “tổ chức người nghe”, tập trung sự chú ý của họ.
- Trong giai đoạn bắt đầu nói thường xảy ra một số tình huống, người báo cáo viên cần chủ động dự báo và có cách xử lý phù hợp:
+ Người nói bị hồi hộp:
Hồi hộp là một rạng thái tâm lý xúc cảm tiêu cực, dẫn đến hành động lúng túng, bị động, không tự chủ của người báo cáo viên. Nguyên nhân của hồi hộp có nhiều, cả chủ quan và khách quan. Để khắc phục hồi hộp có thể thực hiện theo 4 cách sau:
Một là, hít thật sâu và thở ra từ từ vài lần.
Hai là, thay đổi trạng thái bằng cách bình tĩnh thay đổi các đồ vật hiện có trên
bàn, như lọ hoa, micrô, chai nước, giáo án, hoặc làm một hành động hợp lý nào đó, như lau kính…
Ba là, nhìn xuống khán giả, tìm ánh mắt đồng cảm của những người có tâm thế
chủ động và tâm thế khẳng định để tìm sự thông cảm, giúp đỡ.
Bồn là, nói thẳng với người nghe là tôi hồi hộp quá để tìm sự ủng hộ.
+ Người nghe ồn ào, không tập trung. Trong trường hợp này báo cáo viên cần bình tĩnh, lấy lại sự ổn định và sự tập trung chú ý bằng cách nói to, nói chậm từng từ,
có thể lặp lại một hai lần câu đã nói.
+ Người nghe ồn ào, tỏ thái độ phản ứng, không đồng tình về một vấn đề nào đó (chẳng hạn báo cáo viên không phải là người đã được thông báo từ trước, thay đổi nội dung, thời gian…). Trong trường hợp này cần bình tĩnh, tìm hiểu nguyên nhân và tỏ thái độ đồng tình, nhân nhượng bước đầu, tìm sự thiện cảm của người nghe rồi tìm cách làm chủ diễn đàn, bắt đầu trình bày nội dung của bài nói theo kế hoạch. Tuyệt đối không tranh luận với số đông khi mới bắt đầu.
Để xử lý tốt các tình huống trên, báo cáo viên phải chuẩn bị thật tốt bài nói, nắm chắc nội dung, có kiến thức sâu rộng, phong phú về lý luận và thực tiễn, có bản lĩnh chính trị vững vàng, chủ động và ứng xử linh hoạt.
- Khi bắt đầu, khẩu ngữ “kính thưa, hoặc thưa…” rất quan trọng, thể hiện thái độ trân trọng với người nghe. Chủ tịch Hồ Chí Minh nhắc nhở người tuyên truyền phải lễ độ. Thái độ này phải thể hiện ở ngay câu nói đầu tiên.
- Phần giới thiệu tóm tắt đề cương cơ bản của bài nói để người nghe chủ động theo dõi là rất cần thiết, góp phần tạo sự tin cậy của người nghe. Phần giới thiệu ngắn gọn, cần phải rõ bài nói có mấy phần, thời gian bao lâu, có nghỉ giải lao không, có đối thoại không, kết thúc lúc mấy giờ…
3- Trình bày bài nói.
a. Trình bày nội dung bài nói:
Trong khi trình bày nội dung bài nói, báo cáo viên cần bám sát đề cương đã chuẩn bị, trình bày từng phần, từng ý theo đề cương. Nếu như đề cương đã được trình bày nhiều lần, báo cáo viên đã thuộc, cũng cần có đề cương trước mặt. Làm như vậy sẽ tạo thêm độ tin cậy của người nghe về các số liệu được đưa ra và đề phòng, khi đi sâu phân tích một vấn đề, ta có thể quên đang nói về phần nào đó trong bài. Khi có đề cương trước mặt, chỉ cần lướt qua là có thể xác định nhanh chóng đang trình bày phần nào trong bài.
- Khi nêu một luận điểm, một nhận định nên đưa ra một, hai ví dụ làm luận chứng để chứng minh luận điểm đó. Ví dụ càng gần gũi với người nghe càng có sức thuyết phục cao.
- Phân tích các nội dung lý luận, các luận điểm chính trị có tính chiến đấu cao, nên thực hiện phương pháp “nâng lên, thả xuống”. Đó là, sau khi phân tích một nội dung lý luận, cần lấy ngay một, hai ví dụ thực tiễn để minh hoạ, làm giảm nhẹ sự căng thẳng của bài nói và tăng khả năng tiếp thu của người nghe.
b. Phương pháp sử dụng ngôn ngữ trong trình bày bài nói
- Khi sử dụng ngôn ngữ cần chú ý đến các yếu tố ngữ âm, ngữ điệu, nhịp độ và ngừng giọng.
+ Ngữ âm là cường độ của âm thanh, nói to, nói nhỏ phù hợp với hội trường. Không nói to quá hoặc nhỏ quá. Khi cần nhấn mạnh không nên dùng cường độ âm thanh mà nên dùng ngữ điệu, vừa đỡ tốn sức lại ít gây khó khăn chịu cho người nghe.
+ Ngữ điệu thể hiện sự lên giọng cần thiết cho một câu. Ngữ điệu rất cần thiết để nhấn mạnh một nội dung nào đó. Nhưng cũng tránh lạm dụng, trở thành “du dương”, “véo von”, “lảnh lót” quá mức cần thiết. Khi dùng ngữ điệu cần tránh hiện tượng nuốt âm khi xuống giọng ở cuối câu.
+ Nhịp độ thể hiện nói nhanh hay chậm. Nói chung không nên nói nhanh quá dẫn đến nuốt từ, người nghe không kịp nhận biết nội dung của câu nói và ngược lại nói chậm
quá tạo không khí “buồn ngủ” trong hội trường.
+ Ngừng giọng hoặc lặp lại những cụm từ chủ yếu để tạo ấn tượng, tập trung sự chú ý có vai trò quan trọng để nhấn mạnh những ý cần nhấn mạnh và làm tăng sự chú ý.
- Kênh phi ngôn ngữ thể hiện chủ yếu bằng những hành vi như tư thế, các hành động, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt… Những hoạt động này cần hết sức linh hoạt, được diễn tả phù hợp và ăn khớp với nội dung. Có thể sử dụng các thủ thuật như đứng tại bục, đi lại (khi có micrô cầm tay) và tiếp cận với người nghe. Trong khi nói có thể sử dụng điệu bộ bằng tay… để mô tả lời nói, nhưng không nên vung tay quá mức. Sự hài hước gây cười một cách tế nhị, tạo không khí, biểu lộ tình cảm, thái độ là cần thiết, nhưng không được thái quá.
c. Sử dụng giải thích và chứng minh khi trình bày bài nói
Khi nói báo cáo viên có thể giải thích và chứng minh, tức diễn dịch và quy nạp hoặc kết hợp cả hai phương pháp này.
- Phương pháp diễn dịch là sự giải thích một quan điểm, một luận điểm được đưa ra. Đầu tiên báo cáo viên phải nêu luận điểm, các bộ phận cấu thành (các ý của luận điểm) rồi lần lượt làm rõ từng nội dung một luận điểm. Đây là phương pháp diễn giải dễ thực hiện, có thể áp dụng phổ biến đối với mọi đối tượng người nghe, nhất là khi giới thiệu các nghị quyết, các quyết định của Đảng và Nhà nước. Khi phân tích, chẻ nhỏ vấn đề cần chú ý đến “sự quay về” điểm xuất phát, tránh “quên đường về”, không biết mình đang trình bày phần nào của bài. Khi tiến hành giải thích báo cáo viên cần thận trọng, tránh bị coi là răn dạy, rao giảng, coi thường trình độ người nghe.
- Phương pháp quy nạp là chứng minh tính đúng đắn của một luận điểm từ nhiều hiện tượng, sự kiện có tính riêng lẻ sau khi đã phân tích dưới nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau. Phương pháp này đòi hỏi báo cáo viên phải biết lựa chọn sự kiện, tài liệu để dẫn dắt, thuyết phục người nghe thống nhất quan điểm với minh và khả năng tổng hợp sau khi phân tích các sự kiện riêng lẻ.
- Trong khi trình bày bài nói, báo cáo viên có thể vận dụng cả hai phương pháp giải thích và chứng minh để diễn đạt ở các phần khác nhau và nói chung cần kết hợp cả hai phương pháp này. Sự kết hợp cả hai phương pháp cần uyển chuyển, phù hợp với trình độ và thói quen của người nghe.
Tuy nhiên, dù vận dụng phương pháp nào cũng cần ghi nhớ lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Nói phải gọn gàng, có đầu, có đuôi, có nội dung… nói ít, nhưng nói cho thấm thía, nói cho chắc chắn, thì quần chúng thích hơn. Muốn nói gì phải chuẩn bị trước”(2).
d. Bao quát và quản lý các hoạt động trong hội trường
- Khi trình bày bài nói, báo cáo viên phải thường xuyên bao quát hội trường, quản lý buổi nói chuyện, theo dõi người nghe tiếp thu bài nói của mình đến đâu để chủ động điều chỉnh nội dung và phương pháp trình bày. Phải duy trì trật tự trong hội trường vù lợi ích của số đông. Qua quản lý buổi nói chuyện yêu cầu báo cáo viên phải luôn làm chủ mọi tình huống để đảm bảo buổi nói chuyện kết thúc có hiệu quả.
- Trong quá trình báo cáo, người nghe có thể mệt mỏi do tác động khách quan (thời tiết, tiếng ồn…). Khi phát hiện thấy hiện tượng đó, báo cáo viên cần sử dụng một số thủ thuật để thay đổi không khí trong hội trường, tạo sự chú ý của người nghe như: thay đổi âm điệu, ngữ điệu, dùng các phương tiện trực quan (nếu có), kế các câu chuyện vui và dùng các thủ pháp gây cười, tạo không khí sôi nổi… thậm chí có thể cho
nghỉ giải lao đột xuất nếu có sự cố nào đó.
- Nếu có một bộ phận người nghe thiếu tập trung, báo cáo viên cần nhanh chóng xác định nguyên nhân. Nếu nguyên nhân từ phương pháp trình bày, báo cáo viên phải kịp thời điều chỉnh cách nói. Nếu có biểu hiện không đồng tình, phản ứng với quan điểm của mình, báo cáo viên tìm cách “hoà hoãn” và sau đó tìm hiểu nguyên nhân, nêu vấn đề để người nghe đối thoại, tạo sự đồng thuận.
e. Tiến hành đối thoại khi tuyên truyền
Trong quá trình nói, báo cáo viên có thể thực hiện đối thoại với người nghe, khi đối thoại cần chú ý:
- Cần khêu gợi và hướng người nghe nêu câu hỏi tập trung vào nội dung và chủ đề tuyên truyền.
- Luôn có thái độ cầu thị, tôn trọng, chú ý lắng nghe câu hỏi của người nghe để trả lời rõ ràng, đúng và trúng yêu cầu câu hỏi. Những vấn đề chưa rõ hoặc chưa thể trả lời thì khéo léo đề nghị để trả lời riêng hoặc xin lui vào dịp khác. Không trả lời những vấn đề chưa nắm vững. Nếu có nhiều người nghe nêu câu hỏi, báo cáo viên có thể trả lời từng câu hỏi hoặc có thể để người nghe nêu nhiều câu hỏi, rồi lần lượt trả lời từng vấn đề hoặc theo cụm vấn đề.
- Trong tập thể đông, có câu hỏi không đại diện cho số đông, nên đề nghị trả lời riêng.
- Trả ời câu hỏi trong thực hiện đối thoại là một vấn đề khó. Báo cáo viên phải bình tĩnh, ứng xử nhanh, do vậy phải tích luỹ kinh nghiệm và rèn luyện kỹ năng trả lời bằng sự hiểu biết rộng và sâu, cả về thực tiễn và kiến thức toàn diện trên các lĩnh vực.
4- Kết thúc bài nói
Đây là phần tổng kết nói chuyện. Yêu cầu phải để lại “dư âm, ấn tượng” của bài nói. Vì vậy, báo cáo viên có thể kết thúc bài nói bằng nhiều cách: hệ thống toàn bộ bài nói một cách ngắn gọn, khái quát hoặc chốt lại những vấn đề cơ bản nhất của nội dung tuyên truyền. Trên cơ sở đó rút ra kết luận định hướng tư tưởng, kêu gọi hành động của mọi người thực hiện mục đích, yêu cầu của vấn đề tuyên truyền.
Thời điểm này có thể người nghe đặt thêm câu hỏi, báo cáo viên căn cứ vào nội dung và thời gian để trả lợi hoặc xin trả lời riêng.
Cần kết thúc bài nói chuyện sớm hơn thời gian ấn định khoảng 5 - 7 phút, tuyệt đối không nên kéo dài quá giờ, dù chỉ 1 - 2 phút sẽ gây ức chế và tâm lý người nghe.
Trước khi rời diễn đàn, báo cáo viên cần cảm ơn người nghe đã theo dõi, cổ vũ, xin lỗi những sơ suất (nếu có), chúc sức khoẻ, tạm biệt và hạn gặp lại người nghe trong các nội dung tuyên truyền mới.
Chủ tịch Hồ Chí Minh là nhà tuyên truyền vĩ đại và là tấm gương mẫu mực về công tác tuyên truyền miệng. Người yêu cầu “tất cả cán bộ, đảng viên hễ những người tiếp xúc với quần chúng đều là người tuyên truyền của Đảng. Vì vậy, “ai cũng phải học nói, nhất là học nói cho quần chúng hiểu”.
Quán triệt tư tưởng Hồ Chí Minh, học tập phong cách tuyên truyền Hồ Chí Minh, người báo cáo viên cần ra sức rèn luyện, tu dưỡng phẩm chất đạo đức cách mạng, thường xuyên học tập trau dồi kiến thức, nghiệp vụ, tích luỹ kinh nghiệm thực tế để nâng cao tình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt là kỹ năng viết và nói, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tuyên truyền được cấp uỷ giao cho./.
(1) Lênin toàn tập, NXB Tiến bộ Matxcơva, tiếng Việt, tập 41, tr 192.
(2) Hồ Chí Minh về công tác văn hoá, văn nghệ, NXB Sự thật, Hà Nội 1977, tr 24
BÀI 4
CÔNG TÁC NGHIÊN CỨU, NẮM BẮT TƯ TƯỞNGVÀ DƯ LUẬN XÃ HỘI VÀ DƯ LUẬN XÃ HỘI