hình XS
Với tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật, cụ thể là công nghệ thông tin như hiện nay, ta đã nhìn thấy được sự đóng góp đáng kể của nó vào trong hoạt động kinh doanh của công ty XS Hải Phòng. Từ việc ứng dụng các phần mềm vào trong quản lý, đến đầu tư cơ sở hạ tầng phần cứng đã cho thấy sự đầu tư của doanh nghiệp vào bộ phận tin học. Mỗi một phần mềm ứng dụng đều có nhiệm vụ, chức năng riêng của nó. Những phần mềm được ứng dụng tại công ty đã góp phần làm giảm nhẹ công việc của nhân viên, tạo cho họ môi trường làm việc công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, chuyên về XS nên công ty đã ứng dụng công nghệ phần mềm cho việc quản lý doanh thu theo ngày. Trong đó, doanh thu thể hiện số lượng vé số bán ra của từng loại vé. Chi thưởng là khoản tiền thưởng của người trúng giải. Ngoài ra, vì hoạt động kinh doanh XS là do nhà nước khuyến khích thể hiện chủ trương “Ích nước, lợi nhà” do vậy hàng tháng, quý hay hàng năm, công ty sẽ nộp ngân sách cho thành phố.
Quản trị Doanh thu được hiểu là hoạt động thực hiện các công việc từ lập kế hoạch doanh thu, thực hiện kế hoạch doanh thu đó đến giám sát quá trình thực hiện, từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh để điều chỉnh doanh thu sao cho doanh nghiệp đạt lợi nhuận tối đa.
Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra khi thiết kế phần mềm đó là phần mềm phải thực hiện được các công việc: tổng hợp, báo cáo, thống kê doanh thu, chi thưởng các loại hình XS đồng thời có thể đi chi tiết vào từng loại XS theo ngày, theo tháng, luỹ kế đến thời điểm của các chi nhánh và toàn công ty. Thêm vào đó, phần mềm còn thực hiện lập các báo cáo về tình hình thực hiện doanh thu bao gồm cả mức nộp ngân sách. Từ năm 2001, phần mềm đã được viết trên Microsoft Visual Foxpro do cán bộ tin học của công ty. Tại thời điểm đó, phần mềm mới thực hiện các chức năng với việc nhập dữ
liệu thủ công để tạo ra các bảng, biểu thống kê, báo cáo. Tuy nhiên, đến năm 2003 với sự hỗ trợ của mạng kết nối dùng chung được thiết lập tại thời điểm này, phần mềm đã được mở rộng trên phạm vị 12 chi nhánh tại các quận, huyện trong thành phố. Đến nay, phần mềm bao gồm các chức năng chính là cập nhật số liệu XS, In số liệu XS các loại và tổng hợp số liệu tháng. Tại giao diện phần mềm, các chức năng được sắp xếp như sau:
Hình 2.1. Các chức năng của phần mềm Quản trị Doanh thu các loại hình XS Chức năng “Cập nhật số liệu XS” thực hiện công việc cập nhật dữ liệu XS do các chi nhánh gửi lên qua mạng nôi bộ kết nối 12 chi nhánh. Dữ liệu ở đây bao gồm doanh thu, chi thưởng tại các chi nhánh bao gồm cả các đại lý.
Chức năng “In số liệu XS Lô tô” bao gồm các chức năng con chi tiết thực hiện các công việc về tổng hợp, in các báo cáo về doanh thu, chi thưởng theo ngày hoặc lũy kế của loại hình XS Lô tô.
Chức năng “In Doanh thu – Chi thưởng 1 ngày” cung cấp số liệu doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng của từng ngày do lựa chọn của người dùng.
Chức năng “Tổng hợp Doanh thu – Chi thưởng tháng theo ngày” cung cấp thông tin về doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng của các loại vé số Lô tô của toàn công ty của tất cả các ngày trong 1 tháng. Chức năng này in ra BẢNG KÊ TỔNG HỢP DOANH THU & CHI THƯỞNG XỔ SỐ LÔ TÔ (phụ lục 1). Bảng tổng hợp liệt kê các chỉ tiêu về số lượng vé bán ra (chi tiết theo giá vé loại 500 đồng, 1000 đồng, 2.000 đồng, 5.000 đồng, 10.000 đồng, 20.000 đồng), doanh thu, chi thưởng cũng như tỷ lệ chi thưởng của từng ngày trong tháng. Với bảng tổng hợp này nhà quản trị có được cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của toàn công ty trong tháng.
Chức năng “Tổng hợp Doanh thu – Chi thưởng tháng theo đơn vị” cung cấp số liệu về doanh thu, chi thưởng của các loại vé số Lô tô của tất cả các đơn vị trực thuộc. Chức năng cho ta bảng số liệu BẢNG KÊ TỔNG HỢP DOANH THU&CHI THƯỞNG XỔ SỐ LÔ TÔ (phụ lục 2). Bảng này cung cấp cho
người dùng số liệu chi tiết về số lượng vé bán của từng loại vé Lô tô tại từng đơn vị, từ đó có được doanh thu của XS Lô tô theo đơn vị. Đồng thời phần mềm cũng sẽ cập nhật số liệu chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng trên doanh thu để có được doanh thu thuần theo đơn vị của XS Lô tô.
Chức năng “In tổng hợp doanh thu đại lý” thực hiện công việc in báo cáo tổng hợp doanh thu của XS Lô tô theo đại lý, lũy kế đến thời điểm này. Các chỉ tiêu trong bảng tổng hợp của chức năng này tương tự bảng kê tổng hợp ở phụ lục 2. Tuy nhiên, số liệu doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng là những số liệu lũy kế từ đầu năm tính tới thời điểm này. Nó thể hiện cả một quá trình kinh doanh XS Lô tô của công ty, cho ta những cơ sở để có những đánh giá ban đầu về tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu.
Chức năng “In tỷ lệ % chi thưởng loại hình 2-3-4 số trong tháng” cho ta bảng số liệu BÁO CÁO TỶ LỆ DOANH THU CHI THƯỞNG XỔ SỐ LÔ TÔ (phụ lục 3). Từ bảng số liệu ta có thể thấy tổng hợp tình hình kinh doanh XS Lô tô trong tháng của toàn công ty tính theo các đơn vị trực thuộc
Chức năng “In tỷ lệ % chi thưởng loại hình 2-3-4 số lũy kế” cũng cho ta bảng số liệu có các chỉ tiêu tương tự phụ lục 3 nhưng số liệu doanh thu, chi thưởng cũng như tỷ lệ chi thưởng được lũy kế từ đầu năm đến thời điểm hiện tại.
Chức năng “In Lô tô kép – Chi thưởng 1 ngày” cho ta số liệu về doanh thu và chi thưởng cũng như tỷ lệ chi thưởng của loại hình XS Lô tô kép trong 1 ngày của các đơn vị.
Chức năng “Tổng hợp Lô tô kép – chi thưởng tháng theo ngày” cung cấp cho người sử dụng phần mềm số liệu về số lượng vé bán ra, doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng của từng ngày trong tháng. Những số liệu này được tổng hợp trong BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU CHI THƯỞNG XỔ SỐ LÔ TÔ CHỌN CẶP SỐ, BAO LÔ 2 SỐ (phụ lục 4).
Chức năng “Tổng hợp Lô tô kép – chi thưởng tháng theo đơn vị” cho ra bảng số liệu với các chỉ tiêu doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng trong tháng của 12 quận huyện và khu vực văn phòng.
Chức năng “In tổng hợp doanh thu Lô tô kép đại lý” phục vụ nhu cầu báo cáo tổng hợp doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng của loại hình XS Lô tô kép theo từng đại lý.
Chức năng “In tỷ lệ % chi thưởng loại hình lô tô 2-3-4 cặp số tháng” cho ta bảng BÁO CÁO TỶ LỆ DOANH THU CHI THƯỞNG XỔ SỐ LÔ TÔ CHỌN CẶP (phụ lục 5). Bảng báo cáo này cung cấp số liệu doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng của từng loại Lô tô cặp số tổng hợp theo từng đơn vị.
Chức năng “In tỷ lệ % chi thưởng loại hình lô tô 2-3-4 cặp số lũy kế” cũng cung cấp bảng báo cáo tương tự phụ lục 5. Tuy nhiên, số liệu trong bảng sẽ được cộng dồn (lũy kế) từ đầu năm đến thời điểm hiện tại.
Chức năng “In số liệu XS kiến thiết” bao gồm các chức năng con: In doanh thu tiêu thụ, in các báo cáo tổng hợp doanh thu của loại hình XSKT
Chức năng “In doanh thu tiêu thụ XSKT 1 ngày” cung cấp số lượng tiêu thụ vé số kiến thiết trong ngày. Chức năng này hỗ trợ phòng kinh doanh tổng hợp doanh thu hàng ngày cho toàn công ty. Đồng thời, phòng kinh doanh có thể
đánh giá tình hình tiêu thụ XSKT so với những ngày đã qua, từ đó có thể dự đoán doanh thu XSKT của công ty trong ngắn hạn.
Chức năng “Tổng hợp doanh thu tiêu thụ theo đại lý” cung cấp chi tiết số lượng tiêu thụ vé số kiến thiết tại từng đại lý. Tùy vào số lượng vé phát ra và số lượng vé thu về tại các đại lý, đầu mối để từ đó có được doanh thu tiêu thụ của loại hình XSKT.
Chức năng “Tổng hợp doanh thu tiêu thụ XSKT theo ngày” thực hiện công việc thống kê, tổng hợp và in ra bảng TỔNG HỢP DOANH THU XỔ SỐ KIẾN THIẾT (phụ lục 6). Trước đây, với chức năng này, phần mềm mới chỉ cung cấp chỉ tiêu doanh thu theo tuần. Sau khi nâng cấp phần mềm, hiện nay phần mềm có thể đưa ra số liệu doanh thu tiêu thu của loại hình XSKT từ ngày nào đến ngày nào do người sử dụng lựa chọn. Đây là một cải thiện lớn của phần mềm khi được nâng cấp. Nó giúp nhà quản trị có thể theo dõi doanh thu loại hình XS này trong các dip đặc biệt hoặc những ngày lễ tết. Từ đó, những nhà quản trị có thể đưa ra những dự đoán về số lượng vé số tiêu thụ, tránh tình trang dư thừa, tiết kiệm khoản chi phí in vé.
Với chức năng “In số liệu XS bóc”, phần mềm cũng cung cấp các chức năng con tương tự chức năng “In số liệu XS kiến thiết” như: tổng hợp doanh thu XS bóc theo ngày, theo đại lý và in doanh thu XS bóc 1 ngày. Chức năng “Tổng hợp doanh thu tiêu thụ theo ngày” cung cấp bảng TỔNG HỢP DOANH THU XỔ SỐ BÓC (phụ lục 7)
Chức năng “In số liệu XS cà” và “In số liệu XS đoàn thể” cũng thực hiện các chức năng thống kê, tổng hợp số liệu doanh thu của các loại hình XS này theo ngày hoặc theo đại lý.
Chức năng “In tổng hợp các loại hình xổ số” bao gồm tổng hợp công việc in các báo cáo có liên quan đến tất cả các loại hình XS theo tháng, theo đơn vị hoặc những điều kiện nâng cao hơn.
Chức năng “In doanh thu các loại hình XS 1 ngày” cung cấp số liệu doanh thu của tất cả các loại hình XS theo ngày do người dùng lựa chọn. Chức năng này thực hiện tổng hợp doanh thu 1 ngày của từng loại hình XS kể trên.
Ngoài khả năng in doanh thu 1 ngày, phần mềm còn cung cấp chức năng “Tổng
hợp doanh thu các loại hình XS tháng” nhằm đưa ra bảng báo cáo số liệu doanh
thu của tất cả các loại hình XS được tổng hợp từ các báo cáo doanh thu tháng của từng loại hình XS tại các chức năng riêng biệt.
Chức năng “In báo cáo nhanh – lũy kế doanh thu XS theo đơn vị” đưa ra BÁO CÁO NHANH theo từng kỳ báo cáo (phụ lục 8). Bản báo cáo này thể hiện doanh thu, chi thưởng và tỷ lệ chi thưởng của tất cả các loại hình XS ở kỳ báo cáo và lũy kế từ đầu năm đến kỳ báo cáo của tất cả 12 chi nhánh cùng với khu vực văn phòng của công ty. Dựa vào bản báo cáo nhanh này, nhà quản trị có thể so sánh tình hình doanh thu giữa các chi nhánh, để có thể đưa ra các mục tiêu kinh doanh kỳ tiếp theo của từng chi nhánh.
Chức năng “In tổng hợp doanh thu tháng các loại hình XS theo đại lý” cung cấp cho người dùng bảng số liệu TỔNG HỢP DOANH THU CÁC LOẠI HÌNH XỔ SỐ (phụ lục 9) thể hiện doanh thu 4 loại hình XS của các đại lý cá nhân hay các tổng đại lý. Mỗi đại lý đều có một mã số riêng để quản lý, giám sát. Dựa vào bảng số liệu này, ta có thể so sánh, nhân xét tình hình kinh doanh của tất cả các loại hình XS giữa các đại lý. Ngoài ra, nhìn vào bảng số liệu, nhà quản trị có thể thấy ở khu vực này, người dân thích mua loại vé số nào. Đây cũng là một điểm mà nhà quản trị rất quan tâm. Nó thể hiện thị hiếu của người dân ở từng khu vực, để từ đó điều chỉnh lượng cung cho phù hợp. Ví dụ như: năm 2008 tổng hợp các đại lý ở quận Hải An có doanh thu tiêu thụ XSKT là 23,355,000 đồng, doanh thu tiêu thụ XS Lô tô là 193,474,000 đồng; trong khi đó, ở quận Dương Kinh lại không bán được XSKT mà chỉ bán được XS Lô tô là 178,848,000 đồng. Như vây, tiềm năng tiêu thụ XSKT tại quận Hải An là cao hơn nhiều so với quận Dương Kinh. Từ đó, ban giám đốc của công ty có thể điều chỉnh số lượng vé số XSKT đưa về 2 quận này khác nhau, ưu tiên quận Hải An nhiều hơn. Ta có thể thấy, bảng báo cáo tổng hợp doanh thu các loại hình XS theo các đại lý này cung cấp rất nhiều thông tin cần thiết phục vụ quá trình ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị.
Chức năng “In lũy kế doanh thu các loại hình XS theo đại lý” thực hiện nhiệm vụ cộng dồn số liệu doanh thu của các đại lý từ đầu năm đến thời điểm xem xét. Chức năng khi được thực hiện sẽ lấy những dữ liệu có sẵn từ CSDL. Có được con số tổng hợp này sẽ giúp cho nhà quản trị đánh giá tình hình kinh doanh của các đại lý, so sánh với số liệu cùng thời điểm của những năm trước.
Như ta đã biết, công ty TNHH XS và đầu tư tài chính Hải Phòng có 12 chi nhánh quận, huyện và văn phòng công ty tại trung tâm thành phố. Vì vậy, để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu đề ra mỗi tháng sẽ cần tập hợp doanh của của các đơn vị. Vấn đề này được giải quyết bằng chức năng “Tổng
hợp doanh thu tháng thực hiện kế hoạch theo đơn vị”. Chức năng này sẽ tập
hợp số liệu doanh thu, mức nộp ngân sách của các đơn vị gửi lên và lập bảng TỔNG HỢP THỰC HIỆN KẾ HOẠCH XỔ SỐ (phụ lục 10). Chỉ tiêu tổng
doanh thu còn được thể hiện chi tiết doanh thu của 4 loại hình XS là XSKT, XS Lô tô, XS bóc – cào và XS mục tiêu.
Còn để thống kê, tổng hợp doanh thu lũy kế toàn công ty, ta có thể sử dụng chức năng “Tổng hợp doanh thu lũy kế thực hiện kế hoạch theo đơn vị” của phần mềm Quản trị doanh thu các loại hình XS. Chức năng này cung cấp cho người dùng bảng TỔNG HỢP THỰC HIỆN KẾ HOẠCH XỔ SỐ (phụ lục 11). Bảng tổng hợp doanh thu lũy kế này có các chỉ tiêu giống bảng tổng hợp doanh thu ở phụ lục 6, tuy nhiên số liệu trong bảng tổng hợp này được lũy kế từ đầu năm đến thời điểm đang xem xét. Như vậy, dưạ vào bảng tổng hợp lũy kế này, nhà quản trị có thể thực hiện công việc đánh giá mức độ mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu theo năm tính đến thời điểm nào đó. Từ đó, nhà quản trị đưa ra các chiến lược kinh doanh kịp thời phù hợp với mức độ hoàn thành. Nếu toàn công ty chưa đạt được chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch doanh thu bình quân như những năm trước thì nhà quản trị phải đề ra các giải pháp nâng cao doanh thu ở những tháng tiếp theo. Còn nếu đã đạt mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu thì những chiến lược kinh doanh trong những tháng tới sẽ nhẹ nhàng hơn. Qua đó, ta thấy được tầm quan trọng của những thông tin mà các báo cáo tổng hợp đem lại, giúp ích thế nào cho công tác quản lý.
Chức năng “In tổng hợp doanh thu theo đầu mã số chẵn lẻ” là chức năng cuối cùng trong chức năng chính là “In tổng hợp các loại hình XS”. Như đã trình