2.2.4.1 Chứng từ sử dụng
Trong quá trình hạch toán, kế toán của Công ty TNHH Siêu thị Trung Tín sử dụng các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số 01/GTKT-3LL): khi bán hàng, phòng kế toán sẽ lập chứng từ này căn cứ vào PXK và hợp đồng kinh tế giữa 2 bên ( nếu có). Trên hóa đơn kế toán phải ghi rõ số hóa đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, tên hàng hóa, số lượng bán, đơn giá bán, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền bán,… Hóa đơn này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước. Hóa đơn này được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần:
+ Liên 1(màu trắng): Lưu tại quyển gốc của phòng kế toán + Liên 2(màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3(màu xanh): Sử dụng nội bộ.
Do Công ty kinh doanh mô hình Siêu thị theo hình thức bán lẻ tự chọn nên thông thường kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT vào cuối mỗi ngày khi đã tổng hợp khối lượng hàng đã tiêu thụ để viết hóa đơn GTGT. Trừ một số trường hợp bán buôn hoặc bán cho KH mua với số lượng lớn có yêu cầu lấy hóa đơn đỏ thì lúc đó Công ty sẽ lập thêm hóa đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng và một số trường hợp khác.
- Hóa đơn bán lẻ: được lập khi bán lẻ hàng hóa cho khách hàng không lấy hóa đơn GTGT.
- Thẻ quầy hàng ( Mẫu số 02 – BH): do nhân viên bán hàng tại siêu thị lập mỗi ngày để theo dõi lượng hàng tiêu thụ mỗi ngày.
- Phiếu thu: kế toán lập khi khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty nhằm xác định số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản phải thu có liên quan.
- Phiếu chuyển kho: được nhân viên kho lập khi chuyển hàng từ kho trung tâm của Công ty đến các kho chi nhánh, từ các kho của chi nhánh tới chi nhánh hoặc trả hàng các nhà cung cấp ký gửi hàng hóa. Công ty có 4 kho hàng hóa được quy định như sau: 001 – “ Kho Trung tâm”, 002 – “ Kho Siêu thị Tây Đô”, 003 – “ Kho Siêu thị Bắc Giang”, 004 – “ Kho Siêu thị Thái nguyên”.
- Phiếu xuất kho: được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá xuất kho là giá vốn hàng bán, số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và
hóa đơn GTGT phải trùng khớp để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Thủ kho lập PXK trong một số trường hợp sau: xuất ra để thay đổi giá do giao nhầm hàng, xuất trả hàng lỗi, xuất trả hàng quá date, xuất tách mã, thay đổi mã,…
- Báo cáo bán hàng: được lập để theo dõi các loại hàng hóa bán ra theo giá thanh toán cho từng ngày và định kỳ là 1 tháng. Trên báo cáo bán hàng phải ghi đầy đủ mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá nhập, đơn giá bán, thuế VAT, tổng tiền. Báo cáo bán hàng là căn cứ để ghi sổ theo dõi doanh thu bán hàng và lập tờ kê khai thuế GTGT.
Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm một số chứng từ khác để phục vụ cho công tác kế toán chung cũng như công tác kế toán bán hàng của mình. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, chứng từ lập để phản ánh nội dung kế toán của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của Công ty. Nếu đúng, hợp lý thì các chứng từ này được chuyển đến bộ phận kế toán, họ có trách nhiệm định khoản, nhập liệu ở chứng từ vào máy tính có phần mềm kế toán máy Fast Acoungting 10.0 theo hình thức nhật ký chung và phần mềm hàng hóa.
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho DN ban hành theo QĐ số 15- TC/BTC, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tính chất hoạt động của DN, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN. Công ty đã sử dụng chủ yếu các tài khoản sau để hạch toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm ( Biểu 2.1 ).
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các TK cấp 2 thì Công ty sử dụng đúng như quy định của chuẩn mực, Công ty có lập thêm 1 TK cấp 3 là: 51113 – “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 521: Chiết khấu thương mại. Công ty lập thêm 3 TK cấp 2 là: 5211 – “ Chiết khấu hàng hóa”, 5212 – “ Chiết khấu thành phẩm”, 5213 – “ Chiết khấu dịch vụ”
- TK 531: Hàng bán bị trả lại. Công ty lập thêm 3 TK cấp 2 là: 5311 – “ Hàng bán trả lại: Tây Đô”, 5312 – “ Hàng bán trả lại: Bắc Giang”, 5313 – “ Hàng bán trả lại: Thái Nguyên”
- TK 532: Giảm giá hàng bán. Công ty lập thêm 3 TK cấp 2 là: 5321 – “ Giảm giá hàng bán: Hàng hóa”, 5322 – “ Giảm giá hàng bán: Thành phẩm”, 5323- “ Giảm giá hàng bán: Dịch vụ”
- TK 632: Giá vốn hàng bán. Công ty lập thêm 4 TK cấp 2 là: 6321: “ giá vốn hàng bán: Hàng hóa, thành phẩm”, 6322 - “ Giá vốn hàng điều chuyển Bắc Giang”, 6323 – “ Giá vốn hàng điều chuyển Thái Nguyên”, 6324 – “ Giá vốn hàng vàng, điện thoại” - TK 156: phản ánh trị giá vốn hàng hóa đã xác định là tiêu thụ: Công ty lập thêm 4 TK cấp 3: 15611 “Giá mua hàng hóa công ty”, 15612 “ Giá mua hàng hóa Siêu thị Tây Đô”, 15613 “ Giá mua Siêu Thị Bắc Giang”, 1564 “ Giá mua Siêu thị Thái Nguyên”. Mọi mặt hàng của Công ty đều được gắn mã số, mã vạch được thống nhất trong toàn công ty nên đã giúp công ty kiểm soát chặt chẽ tình hình Nhập – xuất – tồn của từng hàng hóa.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số TK khác: 131 “Phải thu của khách hàng”, 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng”, 641 “Chi phí bán hàng”,…
2.2.4.3 Trình tự hạch toán kế toán bán hàng mặt hàng bánh kẹo tại Công ty. Công ty kinh doanh mô hình Siêu thị nên phương thức bán hàng chủ yếu của DN là bán lẻ tự chọn. Phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt. Bên cạnh đó Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting ( Biểu 2.2 ) và phần mềm quản lý hàng hóa Song Thành ( Biểu 2.3 ) nên doanh thu cũng như giá vốn của hàng bán của Siêu thị được cập nhật trong phần mềm kế toán Fast Acounting, phần mềm hàng hóa. Từ phần mềm Fic quản trị mạng sẽ có nhiệm vụ kéo số liệu sang phần mềm kế toán bằng công cụ Push kế toán, sau đó kế toán trưởng với số liệu trên phần mềm kế toán Fast, các kế toán có liên quan sẽ so sánh đối chiếu số liệu giữa phần mềm Fast và Fic.
Kế toán bán hàng mặt hàng bánh kẹo theo phương thức bán lẻ
a)Khách hàng không yêu cầu hóa đơn đỏ.
Sau khi KH chọn lựa hàng hóa xong mang ra quầy thu ngân. Nhân viên thu ngân quét mã vạch của hàng hóa vào máy tính để tính tiền, giá của hàng bán sẽ tự động cập nhật vào hệ thống máy tính để in ra hóa đơn. Sau mỗi ngày, tổng doanh thu và tổng giá
vốn của hàng bán được sẽ được cập nhật kịp thời cho kế toán, là căn cứ để kế toán xác định giá vốn của lượng hàng bán được trong ngày, trong kỳ.
Ví dụ 1: Ngày 1/01/2012, , doanh thu bán hàng mặt hàng bánh kẹo của Siêu thị là 21.342.750 đ ( trong đó thuế GTGT là 1.940.250 đ ). Giá vốn hàng bán được xác định là 15.399.809đ. Nhân viên thu ngân nộp tiền bán hàng ngày 1/01/2012 về phòng kế toán là 21.342.750đ.
Cuối mỗi ngày, kế toán dựa trên hệ thống máy tính sẽ đưa ra báo cáo bán hàng mặt hàng bánh kẹo trong ngày 01/01/2012 ( Phụ lục 2.1). Cuối ngày, thu ngân sẽ nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ kiểm đếm theo báo cáo bán hàng rồi ký nhận rồi chuyển tiền cho kế toán lập phiếu thu tiền bán hàng. Kế toán thực hiện trên phần mềm kế toán như sau:
- Kế toán đăng nhập vào phần mềm kế toán Fast Acoungting. Chọn Phân Mục “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” . Kích đúp chuột vào mục “ Phiếu thu tiền mặt”.
- Chọn thời gian làm việc từ 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012.
- Kế toán sẽ thực hiện điền các thông số trên phiếu thu tiền mặt. Sau khi xong, kế toán chọn “Lưu”. Tiếp theo là “ In chứng từ”. Trong mục mẫu báo cáo, kế toán chọn “ Phiếu thu (QĐ15) “ và chọn “ In”. Khi hoàn thành ta sẽ có phiếu thu theo mẫu ( Phụ lục 2.2).
Đồng thời thu ngân cũng sẽ chuyển các hóa đơn bán lẻ trong ngày cho kế toán bán hàng tại Công ty. Kế toán bán hàng dựa vào các chứng từ hiện có: Hóa đơn bán lẻ trong ngày, phiếu thu, bảng kê bán hàng để lập hóa đơn GTGT ( Phụ lục 2.3). Sau khi viết hóa đơn GTGT xong, kế toán bán hàng sẽ chịu trách nhiệm vào phần mềm kế toán Fast Acounting để phản ánh doanh thu:
Nợ TK 1111: 21.342.750
Có TK 5111: 19.402.500 Có TK3331: 1.940.250
Căn cứ vào phiếu xuất kho ( Phụ lục 2.4). Đồng thời cũng phản ánh giá vốn: Nợ TK 6321: 15.399.809
Để phản ánh trên phần mềm kế toán, kế toán thực hiện theo trình tự sau:
Kế toán vào phần mềm kế toán. Chọn phân mục “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” . Chọn “ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Chọn thời gian làm việc từ 01/01/2012 đến 31/12/2012. Chọn “ Mới”, Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ hiện có để phản ánh lên chứng từ. Sau đó chọ “ Lưu”. Như vậy, kế toán đã hoàn thành việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng trên lên phần mềm kế toán. Để ghi nhận giá vốn, kế toán vào phân hệ “ Hàng tồn kho”, chọn “ Phiếu xuất kho”. Phần mề kế toán sẽ tự động chuyển số liệu sang các sổ nhật ký chung ( Phụ lục 2.5), sổ chi tiết, sổ cái có liên quan. Sổ chi tiết gồm có: - Sổ chi tiết TK 511 ( Phụ lục 2.6) - Sổ chi tiết TK 111 (phụ lục 2.7) - Sổ chi tiết TK 333 (phụ lục 2.8) - Sổ chi tiết TK 632 (phụ lục 2.9) - Sổ chi tiết TK 156 (phụ lục 2.10)
Để xem được các sổ chi tiết này kế toán vào phân mục “ Kế toán tổng hợp”, chọn “ Sổ chi tiết”, trong mục tài khoản, gõ tài khoản muốn xem, thời gian thì sẽ xem được.
b) Khách hàng yêu cầu viết hóa đơn đỏ.
Ví dụ 2 : Ngày 10/01/2012, Quỹ tín dụng nhân dân thị trấn Cầu Diễn mua một lô hàng bánh kẹo trị giá 10.225.300đ ( Trong đó VAT: 929.573đ). Giá vốn hàng bán là
7.811.535đ, đã thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn đỏ.
Tương tự như trường hợp trên, sau khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ viết phiếu thu ( Phụ lục 2.11). Do khách hàng yêu cầu viết hóa đơn đỏ, kế toán bán hàng dựa vào bảng kê chi tiết hàng xuất ( Phụ lục 2.12), phiếu thu, kế toán viết hóa đơn GTGT cho Quỹ tín dụng Nhân dân thị trấn Cầu Diễn ( Phụ lục 2.13). Dựa vào các chứng từ trên, kế toán phán ánh doanh thu, giá vốn hàng bán:
- Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111: 10.225.300
Có TK 5111: 9.295.727 Có TK 3331: 929.573
Nợ TK 6321: 7.811.535
Có TK 1561: 7.811.535
Nghiệp vụ kế toán vào phần mềm cũng giống như trên. Cuối tháng để kiểm tra tình hình bán hàng, cũng như theo yêu cầu của Ban giám độc, kế toán sẽ lập một báo cáo bán hàng tháng 01 năm 2012 mặt hàng bánh kẹo (Phụ lục 2.15)
Kế toán bán hàng mặt hàng bánh kẹo theo phương thức bán buôn.
Ví dụ 3 : Ngày 15/01/2012, Công ty TNHH Ngọc Sơn đặt hàng một lô hàng gồm 50 giỏ qùa tết gốm rượu, bánh kẹo các loại trị giá 11.577.500đ ( Trong đó VAT là 1.052.500đ), giá vốn của lô hàng 8.556.912đ. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, Công ty giao hàng tại kho của Công ty.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của Công ty TNHH Ngọc Sơn, Giám đốc phê duyệt và chuyển cho bộ phận kho. Thủ kho thực hiện xuất kho giao cho khách hàng và lập phiếu xuất kho ( Phụ lục 2.16 ). Kế toán thanh toán tiền hàng ngay tại phòng kế toán cho thủ quỹ. Sau khi nhận tiền kế toán lập phiếu thu ( Phụ lục 2.17 ) và viết hóa đơn GTGT ( Phụ lục 2.18 ) giao cho khách hàng tại kho trung tâm của Công ty. Dựa vào các chứng từ trên, kế toán phản ánh doanh thu, giá vốn.
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1111: 11.577.500
Có TK 5111: 10.525.000 Có TK 3331: 1.052.500
Căn cứ vào PXK . Kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 6321: 8.556.912
Có TK 15611: 8.556.912
Việc ghi nhận doanh thu, giá vốn trên phần mềm kế toán Fast cũng giống như kế toán bán hàng theo phương thức bán lẻ.
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Đối với những hàng hóa đã làm hóa đơn thanh toán mà khách hàng trả lại sẽ được Bảo vệ siêu thị, quản lý bán hàng cùng nhân viên thu ngân ký nhận vào hóa đơn khách trả. Căn cứ vào hóa đơn bán lẻ có ký nhận hủy hàng đó, nhân viên quản lý hàng hóa nhập lại mặt hàng đó và chuyển chứng từ cho kế toán bán hàng xử lý bù trừ tiền cho nhân viên thu ngân.
Ví dụ 4: Ngày 07/01/2012, khách hàng trả lại một mặt hàng trong HĐ 150 trị giá 312.000đ. ( thuế VAT 10%) mua tại Siêu thị Tây Đô. Giá vốn hàng bán trị giá 272.728đ
Khi kế toán bán hàng nhận được hóa đơn khách trả lại hàng cùng với hàng hóa sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 5311: 312.000 Nợ TK 3331: 31.200
Có TK 111: 343.200
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng trả lại nhập kho: Nợ TK 15612: 272.728
Có TK 6321: 272.728
Kế toán thực hiện ghi nhận nghiệp vụ vào phần mềm kế toán máy. Kế toán chọn Phân mục “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”. Chọn “ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”, chọn thời gian làm việc từ 01/01/2012 đến 31/01/2012, tạo “ Mới”. Kế toán sẽ thực hiện việc ghi nhận chứng từ, sau khi ghi nhận xong, kế toán chọn “ Lưu”, chọn “In chứng từ”, chọn “ In”. Máy sẽ in ra phiếu nhập lại hàng bán bị trả lại ( Phụ lục 2.19). Đồng thời phần mềm kế toán cũng sẽ tự động chuyển sang sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các TK có liên quan. Trong đó có Sổ chi tiết tài khoản 531 ( Phụ lục 2.20)
b) Kế toán giảm giá hàng bán
Trong quá trình bán hàng, có những mặt hàng bị lỗi, cận date, nhân viên kinh doanh sẽ tập hợp lại đề xuất lên giám đốc để giảm giá hàng bán. Sau khi được kế toán ký duyệt, Phòng kinh doanh chuyển cho kế toán kho nhập lại giá vốn và giá bán của những mặt hàng đó rồi chuyển lên Siêu thị để bán.
Ví dụ 5: Ngày 09/01/2012, Giám đốc duyệt giảm giá 532.000 một số mặt hàng bánh kẹo cận date trị giá 1.762.000 ( Thuế GTGT 10%)
Kế toán hạch toán giảm giá hàng bán: Nợ TK 5321: 532.000đ
Nợ TK 3331: 53.200đ
Có TK 1111: 585.200
Căn cứ vào bản đề xuất của phòng kinh doanh gửi lên Giám đốc, kế toán lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ trên phần mềm. Kế toán chọn phân mục “ Kế toán tổng hợp” , chọn “ Phiếu kế toán” , chọn thời gian làm việc từ 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012. Kế toán thực hiện việc kê khai các thông tin trên phiếu kế toán, sau khi kê khai xong, chọn “ Lưu”, chọn “ In chứng từ”. Máy in sẽ đưa ra chứng từ “ Phiếu kế toán” ( Phụ lục 2.21). Kế toán cũng có thể xem Sổ chi tiết các tài khoản 532 ( Phụ lục 2.22)
c, Kế toán chiết khấu thương mại
Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng mua với số lượng lớn thì công ty mới cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại. Tùy theo ngành hàng và tùy theo số tiền thanh toán