- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ thay thế cho các bộ phận, các loại phụ tùng, các chi tiết dược sử
3.1.5. Thủ tục mua và nhập – xuất kho nguyên liệu, vật liệu
a - Thủ tục mua và nhập kho nguyên liệu, vật liệu
Nguồn nguyên liệu phục vụ cho các đội, xí nghiệp chủ yếu được mua ngoài và căn cứ vào dự toán công trình kỹ thuật vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đưa lên cho Giám đốc, giám đốc xí nghiệp thoả thuận với đơn vị bán hàng về việc mua nguyên vật liệu theo hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán là một văn bản có tính ràng buộc giữa bên mua và bên bán, trong đó có quy định trách nhiệm của mỗi bên và những điều khoản mà các bên thoả thuận và cam kết thực hiện theo đúng quyền lợi và trách nhiệm của mình.
Hoá đơn GTGT của nguyên vật liệu được dùng làm cơ sở để thanh toán tiền cho cán bộ thu mua, cũng như cập nhật số liệu vào sổ kế toán. (phụ lục 11 trang 9).
Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, để đảm bảo rằng vật liệu nhập kho đúng quy cách, chất lượng, đáp ứng yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh, đội tiến hành kiểm nghiệm để đưa vào nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm dùng để xác định số lượng, quy cách và chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Nếu nguyên vật liệu được kiểm nghiệm đúng tiêu chuẩn, số lượng mẫu mã thì được phép nhập kho (phụ lục 12 trang 10).
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (phụ lục 13 trang 11). Phiếu nhập kho dùng để xác định lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho và thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho do nhân viên kế toán đội lập và được lập thành 03 liên, liên 1 được lưu tại nơi lập phiếu, 2 liên giao cho người nhập vật tư xuống giao cho thủ kho để ghi sổ thực nhập và cùng ký nhận vào phiếu sau đó thủ kho giao cho người nhập kho 1 liên, liên còn lại thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho. Khi NVL mua về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành lập “Bảng kê nhập NVL”. Bảng kê này được lập theo từng công trình mà đơn vị thi
công nhận thầu.Cuối kỳ kế toán tính tổng cộng số phát sinh của từng loại vật tư trên bảng kê tương ứng, số tổng cộng này được dùng làm căn cứ lập bảng kê tổng hợp nhập NVL trong kỳ (phụ lục 14 trang 12).
b – Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu.
Vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá bình quân gia quyền. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, kế toán vật tư lập phiếu xuất vật tư gồm 03 liên, liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, nguời lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu xuất vật tư còn lại đến thủ kho lĩnh vật tư. Sau khi kiểm nhận số lượng, chất lượng thực nhận, người nhận và thủ kho phải ký vào cả hai liên phiếu xuất, thủ kho đánh số hiệu phiếu. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên người nhận giữ lại về nộp cho đội trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật phụ trách để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu từ kho đến nơi sử dụng, đồng thời làm thủ tục căn cứ để lập báo cáo quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng.
Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 02/12/2011 và phiếu xuất kho (phụ lục 15 trang 13) thủ kho tiến hành lập thẻ kho đối với từng loại nguyên vật liệu. (phụ lục 16 trang 13). Sau đó vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (Phụ lục 17 trang 14) và báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. (Phụ lục 18 trang 15).
Căn cứ vào phiếu xuất và mục đích sử dụng của từng loại nguyên vật liệu, kế toán vào bảng kê xuất vật tư khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật tư. (phụ lục 19 trang 16).
Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ là tổng hợp số liêu từ các xí nghiệp, đội trực thuộc công ty và các số liệu sẽ được tổng hợp vào các bảng kê, sổ chứng từ ghi sổ và sổ cái được thực hiện như sau: (phụ lục 20, 21 trang 17, 18).
Định kỳ hàng năm vào ngày 31/12/2011 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu của của các đội xây dựng và có báo cáo tồn kho của đội xây dựng số 5 như sau: (phụ lục 22 trang 19).
Ngày 01 tháng 01 năm 2012 có biên bản kiểm kê kho nguyên vật liệu của toàn công ty sau khi đã tiến hành kiểm kê chi tiết nguyên vật liệu của các đơn vị. Sau khi lập biên bản kiểm kê kho nguyên vật liệu của toàn công ty sẽ tiến hành lập báo cáo tồn kho của toàn công ty. Báo cáo tồn kho công ty cung cấp thông
tin về số lượng, chủng loại các vât tư còn lại cuối kỳ như đã được ghi trong biên bản kiểm kê kho nguyên vật liệu của toàn công ty, làm căn cứ cho cán bộ vật tư theo dõi và có kế hoạch sử dụng hợp lý số lượng vật tư này tránh lãng phí. (phụ lục 23 trang 20).