Việc gia công hàng xuất khẩu của Công ty luôn phải giữ chữ tín với khách hàng, mặt khác để đẩy nhanh đợc tiến độ hàng hoá bán ra nhằm đạt đợc kết quả cao nhất trong kinh doanh, công tác bán hàng ở Công ty đã chú ý đúng mức đến các mặt sau:
* Về khối lợng hàng hoá xuất bán: phải hạch toán chi tiết để đảm bảo cho phòng bán hàng nắm chắc đợc tình hình hàng hoá hiện có từng loại, từng hàng đúng thời hạn.
* Về quy cách phẩm chất hàng hoá: Khi hàng đã hoàn thành phải qua bộ phận kiểm tra của từng phân xởng một cách nghiêm ngặt về chất lợng, quy cách,.... Vì tr- ớc khi giao hàng cho khách, các sản phẩm, hàng hoá này còn qua một lần giám định nữa, sau đó mới đóng gói và giao cho phòng phục vụ bán hàng chuyển hàng đến điểm ký kết trong hợp đồng.
*Về giá bán: Do Công ty chỉ nhận gia công sản phẩm theo đơn đặt hàng nên giá bán sản phẩm hàng hoá ghi trên hoá đơn thực chất là tiền công gia công cho số sản phẩm, hàng hoá mà công ty đã nhận gia công.
Tiền công gia công đợc xác định dựa trên sự thoả thuận của hai bên khách hàng của Công ty, song phải đảm bảo tiền công phù hợp với thị trờng sao cho số tiền gia công vừa đảm bảo đợc chi phí, và có lãi, vừa đảm bảo giá cả của khách hàng chấp nhận đ-
ợc.
* Phơng thức giao: Tuỳ theo việc ký kết hợp đồng giữa công ty và khách đặt hàng mà việc giao của công ty diễn ra ngay tại kho hàng hoá của Công ty hay một địa điểm nào đó của khách hàng quy định trong hợp đồng, thờng thì việc giao hàng diễn ra tại kho Công ty hay cảng Hải Phòng, Sân Bay Nội Bài... Lúc này một hợp đồng đặt hàng coi nh kết thúc.
*Về phơng thức thanh toán: Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phơng thức thanh toán của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản, ngoại tệ,...
Với hàng gia công xuất khẩu theo đơn đặt hàng, Công ty áp dụng hình thức thanh toán th tín dụng (l/c)
Sau khi đã giao hàng đầy đủ cho khách hàng cả về số lợng và chất lợng và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán, các bộ phận kế toán thanh toán của Công ty lập bộ chứng từ thanh toán gồm:
. Vận đơn: 03 bản
. Hoá đơn thơng mại : 01bản . Chi tiết đóng hàng : 01 bản
và các chứng từ khác (nếu có) để nộp vào ngân hàng xin đợc thanh toán. Bộ chứng từ này sẽ đợc ngân hàng Nhà nớc xuất khẩu ViêtComBank và ngân hàng nớc ngoài kiểm tra, đối chiéu nếu thấy hợp lệ thì sẽ chuyển trả tiền vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng ViêtComBank, sau khi trừ đi một khoản phí thanh toán. Nếu bộ chứng từ này không đầy đủ sẽ bị ngân hàng nớc ngoài trừ tiền.
Ngoài ra Công ty cũng chấp nhận việc trả chậm đối với một số ít khách hàng có quan hệ thờng xuyên và có đủ độ tin cậy.
Nhìn chung công ty TNHH Hà Thịnh tiến hành các thủ tục bán hàng rất nhanh gọn, ít gây trở ngại cho khách hàng.
3/ Tổ chức các tài khoản kế toán để tiêu thụ hàng
Để phù hợp với đặc điểm và quy cách bán hàng, kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty dùng các tài khoản.
*Tài khoản 511- “doanh thu bán hàng”: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp
* tài khoản 632-“giá vốn hàng bán” Để phản ánh giá thực tế bán hàng hoá trong kỳ *Tài khoản 641-“Chi phí bán hàng”: Dùng để tập hợp kết chuyển chi phí bán hàng * Tài khoản 642-“Chi phí quản lý doanh nghiệp”:Dùng để tập hợp, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
*Tài khoản 131-“ Phải thu của khách hàng”: Dùng để phản ánh số tiền khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhng cha trả cho Công ty
*Tài khoản 1122-“Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ” Dùng để phản ánh số tiền khách hàng trả bằng ngoại tệ cho Công ty
*Trình tự hạch toán bán hàng tại Công ty TNHH Hà Thịnh đợc khái quát theo sơ đồ sau: tk156 tk632 tk 911 tk511 tk131 TK1122 (1) (6a) (4) (2) (3) tk641 tk 512 tk336 (6b) (7) (5) tk642
(6c)
(1)giá bán gia công thực tế của hàng xuất khẩu (2)giá thanh toán với khách hàng
(3)Số tiền khách hàng đã thanh toán
(4) Cuối tháng kết chuyển doanh thu thuần (5)kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ
(6a,b,c)Cuối tháng kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
(7)Kết chuyển doanh thu nội bộ.
4/ Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a. Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng giá trị thực hiện do hoạt động tiêu thụ hàng hoá cho khách hàng nh giao hàng cho các bên đặt hàng, xuất bán hàng trong và ngoài nớc....
Doanh thu bán hàng xuất khẩu của Công ty đợc xác định căn cứ vào số lợng (lô hàng) và đơn giá gia công mà các hãng đặt hàng và công ty đã thoả thuận, ký kết hợp đồng để xác định doanh thu bán hàng theo tiền ngoại tệ (USD) và quy đổi ra tiền Việt nam.
Trong đó đơn giá gia công bao gồm:
- Tiền công gia công cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu, từ cảng về Công ty
Căn cứ vào các chứng từ xuất giao hàng cho khách hàng nh: “Hoá đơn GTGT”, phiếu xuất kho,... kế toán bán hàng tiến hành tập hợp số liệu ghi vào “sổ chi tiết doanh thu hàng xuất khẩu” cho số hàng gia công xuất khẩu đã giao cho khách đặt hàng theo đơn đặt hàng
Nợ TK111,112,131 : 951.945.400 Có TK511 : 951.945.400
Biểu 03:
Sổ chi tiết doanh thu hàng xuất khẩu Tháng 08 năm 2007 TG: 1USD = 15450VNĐ NT Số hoá đơn bán Phò ng Nội dung TK ĐƯ Tổng số DT Th uế Hàng xuất khẩu Hàng ... Nợ Có Nợ Có Nợ Có Hãng Anh 1/8 039544 NV 6
Hàng thêu Anh - Elenka 23.110,35$
131 357.054.907,5 357.054.907,52/8 -546 NV 2/8 -546 NV
6
Hàng thêu Anh - Elenka 1.343,34$ 131 20.754.603 20.754.603 2/8 -547 NV 6 Hàng thêu Pháp - Leblane14.727,5$ 131 227.539.875 227.539.875 Cộng 605.349.385,5 605.349.385,5
Hãng Pháp 4528,7$ 69.968.415 69.968.415 Hãng Đức 3.630,9$ 56.097.405 56.097.405 Hãng ý 20.655,31$ 319.124.539,5 319.124.539,5 Tổng cộng 1.050.539.745 1.050.539.745 Biểu 04: Sổ Cái
Tài khoản 511.2 Doanh thu bán nớc ngoài Số d đầu năm Nợ Có STT Ghi Có các TK ĐƯ nợ TK này Tháng … Tháng 8 Tháng... 911 951.945.400 Cộng số PS Nợ 951.945.400 Tổng số PS Có 951.945.400 Số d cuối tháng NợCó
b. Kế toán thuế VAT và các khoản giảm trừ doanh thu (1) kế toán thuế VAT
Theo quy định của Nhà nớc đối với hàng xuất khẩu không phải tính thuế, còn các hàng nội địa thì đợc tính thuế nhng lại tuỳ thuộc vào từng loại hàng. Đối với
Công ty TNHH Hà Thịnh chủ yếu là hàng gia công xuất khẩu do vậy không phát sinh khoản thuế GTGT
(2) Các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình bán hàng Công ty TNHH Hà Thịnh không phát sinh các khoản hàng đã tiêu thụ rồi nhng bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu bán hàng, vì trớc khi tiến hành sản xuất giám đốc Công ty cùng các hãng nớc ngoài đã đàm phán kỹ về giá cả gia công và đã ký kết hợp đồng về giá gia công cho nên không có sự thay đổi về giá.
Mặt khác trong quá trình sản xuất tại Công ty luôn có chuyên gia của hãng đặt hàng đến kiểm tra, giám sát về mặt chất lợng sản phẩm, hàng hoá nên không xảy ra trờng hợp “Hàng bán bị trả lại”
Nh vậy, ở Công ty TNHH Hà Thịnh không phát sinh các khoản thuế GTGT đầu ra và các khoản giảm trừ với gia công hàng xuất khẩu nên doanh thu hàng gia công xuất khẩu của Công ty chính là doanh thu thuần.
5./ Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của công ty gồm giá vốn hàng xuất khẩu
Về thực chất, giá vốn hàng bán của Công ty TNHH Hà Thịnh là trị giá vốn của hàng xuất khẩu xuất bán cho các cửa hàng. Nói một cách khác giá vốn bán hàng trong tháng thực chất là trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng.
Do vậy cuối tháng kế toán bán hàng tổng hợp trị giá vốn của hàng xuất khẩu trên: “Sổ chi tiết hàng hoá” và ghi theo định khoản .(Xem biểu - 01)
Trong công ty TNHH Hà Thịnh không hạch toán tài khoản 632- “Giá vốn hàng bán” ra ngoài sổ sách mà lu ở trong máy vi tính. Vì vậy việc hạch toán giá vốn hay vào sổ cái là dựa trên : “Sổ chi tiết hàng hoá”
Biểu 05
Số d đầu năm
Nợ Có
Stt ghi có các tài khoản đối ứng
nợ TK này Tháng 8 Tháng ... 156 560.361.954 Cộng phát sinh nợ 560.361.954 Tổng số phát sinh có 560.361.954 Số d Nợ cuối tháng Có