a.Tổ chức bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận
* Sơ đồ bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch gồm: 7 ngời
(1)Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính - kế hoạch, 2 phó phòng, 3 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ. Mỗi ngời trong phòng đều đợc bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán. Đợc minh hoạ theo sơ đồ sau:
Kế TOáN TRƯởNG TRƯởNG PHòNG
TOáN V
- Kế toán trởng (trởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng, phân tích, tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng, hàng quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo Công ty và bộ chủ quản.
- Kế toán công nợ (phó phòng tài chính- kinh doanh) có nhiệm vụ chủ yếu theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh, giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trớc đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trớc. - Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh) đảm nhận khá nhiều công việc kế toán, theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan, cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trởng lập báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm, có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng, mở theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của công ty, chịu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh.
- kế toán tiền lơng đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá KếTOáN T.HợP P.PHòNG TC-KH THủ KHO KIÊM THủ QUỹ KếTOáN THANH TOáN KếTOáN CÔNGNợ P.PHòNG TC-KH KếTOáN TIềN LƯƠNG Kế toán vật t
trong công ty, tính lơng cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính nh soạn thảo các văn bản, lu trữ tài liệu, số liệu kế toán trên máy, quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu.
- Kế toán vật t có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật t cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thành thực tế của từng loại vật t. Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua dự trữ và sử dụng từng loại vật t.
- Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt cho các đối tợng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã đợc ngời có thẩm quyền ký duyệt, trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho, xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất, phiếu nhập kho.
- Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong Công ty.
Nh vậy, công ty TNHH Hà Thịnh đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. áp đụng hình thức kế toán này, bảo đảm công tác kế toán đầy đủ, kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả.