Sơ đồ 1.2: Quy trỡnh dự thầu tại cụng ty ĐT và PT Nhà Hà Nội số 52
Thu thập thụng tin
Ra quyết định dự thầu
Mua và nghiờn cứu hồ sơ mời thầu
Lập hồ sơ dự thầu
Gửi thư từ chối (nếu nhận được thu mời
thầu)
Trỡnh duyệt, hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu
Thương thảo và ký hợp đồng
Hậu đấu thầu Tham dự mở thầu Lưu hồ sơ, phõn tớch, tỡm nguyờn nhõn và rỳt kinh nghiệm Khụng tham gia Tham gia Trượt thầu Trỳng thầu
Quy trỡnh tổ chức đấu thầu của chủ đầu tư tương ứng với cỏc hoạt động của cụng ty khi tham gia dự thầu như sau:
* Bước 1:
Bờn mời thầu Cụng ty
- Lập và trỡnh duyệt kế hoạch đấu thầu của dự ỏn
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hồ sơ mời sơ tuyển (nếu cú)
- Gửi thư hoặc thụng bỏo mời thầu
- Thu thập thụng tin, xem xột hồ sơ mời thầu
- Ra quyết định dự thầu
- Mua và nghiờn cứu hồ sơ mời thầu - Lập hồ sơ dự thầu
- Thu thập thụng tin, xem xột hồ sơ mời thầu
Đõy được coi là bước đầu tiờn của quy trỡnh dự thầu trong cỏc doanh nghiệp xõy dựng bởi lẽ nú chớnh là bước để cụng ty tiếp cận được với chủ đầu tư và từ đú mới dẫn đến quan hệ giao dịch mua bỏn thụng qua phương thức đấu thầu. Cụng ty cú thể tỡm kiếm thụng tin về cụng trỡnh cần thầu thụng qua kờnh thụng tin chủ yếu sau:
+ Thụng bỏo mời thầu của bờn mời thầu trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng: Đối với cỏc cụng trỡnh được tổ chức đấu thầu theo hỡnh thức đấu thầu rộng rói hoặc cú sơ tuyển thỡ bờn mời thầu sẽ tiến hành thụng bỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, nội dung thụng bỏo mời thầu gồm:
Tờn và địa chỉ bờn mời thầu
Mụ tả túm tắt dự ỏn, địa chỉ và thời gian xõy dựng
Chỉ dẫn tỡm hiểu hồ sơ mời thầu
Thời hạn ,địa chỉ hồ sơ mời thầu
+ Thư mời thầu do bờn mời thầu gửi đến: Do mối quan hệ từ trước giữa bờn mời thầu với cụng ty hoặc nhờ vào uy tớn, vị trớ của cụng ty trờn thị trường, cụng ty cú thể được bờn mời thầu trực tiếp mời dự thầu thụng qua thư mời thầu trong trường hợp cụng trỡnh được tổ chức đấu thầu theo hỡnh thức đấu thầu hạn chế.
+ Thụng qua giới thiệu của cỏc bờn trung gian: Vỡ một lý do nào đú đặc biệt là do thị trường chưa hoàn chỉnh, cụng ty cú thể khụng biết được về cụng trỡnh cần đấu thầu một cỏch trực tiếp thỡ cũng cú thể cú thụng tin về cụng trỡnh cần đấu thầu
chi phớ hoa hồng nhất định cho nhà mụi giới. Nhà mụi giới cú thể là cỏ nhõn hoặc tổ chức thậm chớ là cỏn bộ cụng nhõn của nhà thầu.
Sau đú cụng ty đưa ra cỏc đỏnh giỏ về yờu cầu tài chớnh, kỹ thuật của gúi thầu và cõn nhắc về khả năng của cụng ty. Cỏc hoạt động này diễn ra trong thời gian ngắn và cỏc bỏo cỏo về gúi thầu chỉ ở mức độ sơ khai tuy nhiờn đũi hỏi độ chớnh xỏc cao. Nếu đỏnh giỏ sao lầm sẽ dẫn tới tỡnh huống cụng ty bỏ lỡ gúi thầu tương xứng với tiềm lực của mỡnh hoặc tham gia đấu thầu một gúi thầu khụng phự hợp với khả năng. Điều cần chỳ ý ở bước này là dự cho cụng ty tỡm kiếm thụng tin theo hỡnh thức nào thỡ cũng phải nắm bắt được những thụng tin cần thiết ban đầu về cụng trỡnh cần đấu thầu, lấy đú làm cơ sở phõn tớch để đưa ra được những quyết định cú hoặc khụng dự thầu. Việc làm nay sẽ giỳp cho doanh nghiệp trỏnh được việc phải bỏ ra những chi phớ tiếp theo mà khụng đem lại cơ hội tranh thầu thực tế.
Tham gia sơ tuyển (nếu cú): Nếu cụng trỡnh cần đấu thầu được bờn mời thầu tổ chức cú tiến hành sơ tuyển thỡ cụng ty sẽ phải nộp cho bờn mời thầu một bộ tài liệu sơ tuyển. Thụng thường, cỏc nhà thầu sẽ phải trỡnh bày trong tài liệu sơ tuyển những nội dung chớnh sau đõy : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà thầu
Kinh nghiệm trong cỏc loại hỡnh cụng tỏc
Nguồn nhõn lực, trỡnh độ quản lý, kỹ thuật, quy mụ doanh nghiệp
Tỡnh trạng tài chớnh những năm gần đõy.
Mục tiờu của bước này là vượt qua giai đoạn thi tuyển. Tuy vậy, một số vấn đề khỏc ở giai đoạn này là nhà thầu cần chỳ ý đú là nắm bắt được cỏc đối thủ cựng vượt qua vũng sơ tuyển và tiến hành tỡm kiếm thụng tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thớch hợp trong bước tiếp theo.
Sau khi tỡm hiểu sơ bộ về gúi thầu là bước tỡm hiểu về đối thủ cạnh tranh. Những đối thủ này vẫn chưa được cụng bố nờn chỉ cú thể dự đoỏn. Tỡm hiểu về cỏc đối thủ cạnh tranh giỳp cụng ty đoỏn giỏ gúi thầu và biện phỏp kĩ thuật được đối thủ ỏp dụng từ đú chuẩn bị cho mỡnh những cỏch thức phự hợp.
- Ra quyết định dự thầu
Sau khi hoàn tất cỏc nghiờn cứu sơ bộ, một bản bỏo cỏo sẽ được cỏc cỏn bộ kỹ thuật của phũng Kế hoạch đầu tư trỡnh lờn Ban giỏm đốc xin phờ duyệt. Nếu bản bỏo cỏo được thụng qua thỡ cụng ty sẽ cử người đi mua Hồ sơ dự thầu và bắt tay vào cụng việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của cụng ty, đú là soạn thảo hồ sơ dự thầu.
Quyết định cú tham gia dự thầu 1 gúi thầu hay khụng được cụng ty cần nhắc như sau:
Giả sử quyết định cú dự thầu cho L đồng lợi nhuận. Cú 2 trường hợp xảy ra: Trường hợp 1: Nếu cụng ty tham gia dự thầu thỡ xỏc suất thắng thầu là A% và phải bỏ ra B đồng. B đồng này là chi phớ một số khoản tiền như mua hồ sơ dự thầu, chi phớ lập hồ sơ dự thầu (lập phương ỏn dự thầu) tiếp thị và ngoại giao… Nếu thắng thầu sẽ được giải quyết được việc làm và cú thể thu được một khoản lợi nhuận
=> Xỏc suất khụng thắng thầu là 100% -A%, khi đú cụng ty mất toàn bộ chi phớ bỏ ra tronggiai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Nếu E là kết quả của quyết định thỡ trong trường hợp này,
E0= (L.A%)+ [-B(100% - A%)]
Trường hợp 2: Cụng ty khụng dự thầu thỡ sẽ khụng được gỡ và cũng khụng mất gỡ. E1= 0
So sỏnh nếu xem kết quả trường hợp vào lớn hơn thỡ chọn trường hợp đú.
- Mua và nghiờn cứu hồ sơ mời thầu
Trong bước này, cụng ty sẽ nhận được một bộ hồ sơ mời thầu do bờn mời thầu cung cấp gồm cỏc nội dung sau:
Thư mời thầu
Chỉ dẫn đối cới nhà thầu
Hồ sơ thiết kế kĩ thuật kốm theo bản tiờn lượng và chỉ dẫn kĩ thuật .
Tiến độ thi cụng
Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng
Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu được bờn mời thầu cung cấp, đầu tiờn cụng ty cần tiến hành nghiờn cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Cụng việc này rất quan trọng vỡ nú là xuất phỏt điểm để cụng ty lập hồ sơ dự thầu và xỏc định xem khả năng của mỡnh cú thể đỏp ứng được cỏc yờu cầu của bờn mời thầu hay khụng, từ đú giỳp cụng ty tiết kiệm được chi phớ và thời gian lập hồ sơ dự thầu trong trường hợp năng lực của cụng ty khụng đỏp ứng được yờu cầu của chủ đầu tư hoặc gúi thầu khụng đủ sức hấp dẫn đối với cụng ty. Đối với những vấn đề chưa rừ trong hồ sơ mời thầu cỏn bộ kỹ thuật của cụng ty cú thể tỡm được lời giải thụng qua hội nghị tiền thầu do bờn mời thầu tổ chức hoặc trao đổi cụng khai bằng văn bản với bờn mời thầu. Trong hồ sơ mời thầu, cụng ty cần xỏc định rừ thời gian mở thầu và đúng thầu để đảm bảo việc soạn thảo hồ sơ dự thầu đỳng so với cỏc mốc thời gian trờn.Một điều đỏng quan tõm trong việc thực hiện những cụng việc tiếp theo là cụng ty nờn thực hiện đỳng theo những điều đó chỉ ra trong phần chỉ dẫn đối với nhà thầu (tài liệu cung cấp thụng tin về yờu cầu kĩ thuật, năng lực tài chớnh, thời hạn và cỏch thức nộp hồ sơ dự thầu…) của hồ sơ mời thầu vỡ nú giỳp trỏch mắc sai lầm khụng mong muốn trong khi soạn thảo hồ sơ dự thầu.
Nội dung tiếp theo cần quan tõm đặc biệt đú là bản thiết kế kỹ thuật và bản tiờn lượng vỡ nú hết sức quan trọng đối với cỏc gúi thầu xõy lắp. Tài liệu này cung cấp thụng tin về khối lượng và chất lượng cụng trỡnh, dự toỏn khối lượng từng loại cụng việc mà cụng ty cần thực hiện nờn nú là cơ sở để cụng ty tớnh toỏn giỏ dự thầu
Mẫu bảo đảm dự thầu giỳp cho cụng đi xỏc định mức bảo lónh dự thầu. Bản dự thảo hợp đồng cung cấp thụng tin về cỏc điều khoản, quyền lợi và nhiệm vụ cỏc bờn trong hợp đồng để rừ ràng và giảm bớt thời gian cho việc kớ hợp đồng sau này.
Tiếp theo, cụng ty cõn nhắc trỏch nhiệm và rủi ro của chớnh mỡnh, cụng ty sẽ đến thăm và xem xột hiện trường, cỏc khu vực xung quanh để khảo sỏt hiện trạng và cú tất cả cỏc thụng tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi cụng cụng trỡnh. Cụng ty trong bước này phải chịu cỏc chi phớ cho việc đến thăm hiện trường và cử những cỏn bộ cú trỡnh độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sỏt. Vỡ điều này sẽ giỳp cho cụng ty nắm được thực địa làm cơ sở xõy dựng giải phỏp kỹ thuật thi cụng hợp lý cũng như nắm được tỡnh hỡnh thị trường nơi đặt thi cụng. Nghĩa là xỏc định những điều kiện thuận lợi và khú khăn trong mụi trường làm việc mới, điều kiện địa lý, khớ hậu, kinh tế - xó hội, đặc biệt là thị trường cỏc yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi cụng cụng trỡnh để cú cơ sở thực
tế cho việc lập giỏ dự thầu.
- Lập hồ sơ dự thầu
Sau khi nắm chắc cỏc thụng tin trờn cỏc phương diện, cụng ty mới tiến hành cụng việc quan trọng nhất của quỏ trỡnh dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đú là lập hồ sơ dự thầu. Vỡ vậy hồ sơ dự thầu cần được xõy dựng một cỏch tỉ mỉ, cẩn thận từ khõu nhỏ nhất
Về mặt nhõn sự: Cỏc cỏn bộ kỹ thuật của phũng Kế hoạch đầu tư sẽ đảm nhiệm việc soạn thảo Hồ sơ dự thầu, nhưng đối với những gúi thầu cú giỏ trị lớn hoặc cú kỹ thuật phức tạp thỡ cần cú sự hỗ trợ từ nhõn sự cỏc bộ phận khỏc như phũng tài chớnh kế toỏn, cỏn bộ ban quản lý dự ỏn trong cụng ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về cơ bản, nội dung của hồ sơ dự thầu xõy lắp do cụng ty lập thường bao gồm
+ Nội dung về hành chớnh, phỏp lý
Đơn dự thầu hợp lệ: phải cú chữ ký của người cú thẩm quyền (được trớch
dẫn ở Phụ lục 2)
Đõy là nội dung cú mẫu sẵn trong hồ sơ mời thầu, trỡnh bày giỏ trị hợp đồng hay giỏ chào thầu và cỏc cam kết thực hiện gúi thầu theo đỳng thỏa thuận hai bờn nếu cụng ty trỳng thầu
Bảo lónh dự thầu
Đõy là giấy bảo lónh của một tổ chức tớn dụng, cam kết sẽ thanh toỏn cho bờn mời thầu một số tiền nếu cụng tty vi phạm cỏc quy chế đấu thầu trong thời gian bảo lónh cú hiệu lực
Bản sao giấy đăng ký kinh doanh: thường bao gồm:
• Tờn xớ nghiệp, tờn giao dịch, tờn viết tắt
• Địa chỉ trụ sở chớnh, website, điện thoại, fax, email
• Ngành nghề kinh doanh
• Vốn điều lệ
Giấy ủy quyền(được trớch dẫn ở Phụ lục 3)
Văn bản thỏa thuận liờn doanh (được trớch dẫn ở Phụ lục 4)
Tài liệu chứng minh năng lực của cụng ty
N
ăng lực về tài chớnh: Một đặc trưng của lĩnh vực kinh doanh xõy dựng là cần vốn rất lớn và vốn bị ứ đọng rất lõu ở cỏc cụng trỡnh, tức là vũng quay của vốn rất chậm. Đặc điểm này đũi hỏi cụng ty phải cú nguồn vốn rất dồi dào đủ để trang trải chi phớ thi cụng trong thời gian dài trước khi cụng trỡnh hoàn thành bàn giao cho bờn chủ đầu tư. Do vậy, năng lực tài chớnh cũng là một yếu tố quyết định khả năng thắng thầu trong quỏ trỡnh tranh thầu. Năng lực tài chớnh sẽ được bờn mời thầu xem xột ở cỏc nội dung sau:
- Quy mụ vốn kinh doanh vỡ nú biểu hiện quy mụ tài chớnh của cụng ty
- Khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của cụng ty. Đõy là một yếu tố về nguồn lực tài chớnh đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xõy dựng ,bởi vỡ nguồn vốn đỏp ứng nhu cầu trong bảo lónh thực hiện hợp đồng và ứng vốn chủ yếu là vốn vay tớn dụng. Vỡ vậy khả năng vay vốn dễ hay khú cú ảnh hưởng trược tiếp tới khả năng cạnh tranh của cụng ty. Đồng thời, việc làm rừ nguồn vốn huy động để thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà doanh nghiệp xõy dựng phải trỡnh bày trong hồ sơ dự thầu và chỉ tiờu này được cỏc chủ đầu tư đỏnh giỏ rất cao.
Tỡnh hỡnh tài chớnh lành mạnh cũng cú ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của cụng ty. Tỡnh hỡnh tài chớnh lành mạnh được thể hiện qua kết quả sản xuất kinh doanh cũng như sự hợp lý và linh hoạt trong cơ cấu tài chớnh của doanh nghiệp. Một hệ số nợ cao sẽ ảnh hưởng xấu tới khả năng huy động vốn cho việc thi cụng, một hệ số sinh lời của vốn đầu tư cao lại cú khả năng tạo uy tớn. Ngược lại, khi cụng ty nõng cao được khả năng cạnh tranh tức là cụng ty cú cụng trỡnh để thi cụng, nú sẽ tạo ra một kết quả kinh doanh tốt và do đú khả năng tài chớnh của cụng ty cũng được nõng lờn.
Kinh nghiệm thực hiện cỏc cụng trỡnh tương tự: Nhõn tố này cú tỏc động khụng nhỏ tới kết quả đỏnh giỏ chung của bờn mời thầu đối với cỏc nhà thầu vỡ sản phẩm xõy dựng được trao đổi mua bỏn trước khi tiến hành việc xõy lắp tạo ra cỏc sản phẩm này và tài liệu quỏ khứ của nhà thầu chớnh là bằng chứng thực tế để nhà thầu khẳng định khả năng và năng lực thi cụng của mỡnh cú thể xõy lắp và hoàn
thành cỏc cụng trỡnh cú tớnh chất và qui mụ tương tự với cụng trỡnh đang được đấu thầu với chất lượng đảm bảo. Đối với những cụng trỡnh cú qui mụ lớn, yờu cầu kỹ thuật phức tạp thỡ nhõn tố được chủ đầu tư khỏ coi trọng và sẽ chiếm một tỉ lệ khỏ cao trong tổng số điểm đỏnh giỏ nhà thầu của bờn mời thầu. Mặt khỏc, khi cụng ty đó nõng cao khả năng cạnh tranh của mỡnh, tức là cú điều kiện thi cụng cỏc cụng trỡnh thỡ kinh nghiệm xõy lắp của cụng ty cũng được nõng lờn.
Vớ dụ về kờ khai cỏc cụng trỡnh tương tự do cụng ty thực hiện:
TT Tờn hợp đồng Tờn dự ỏn Chủ đầu tư Giỏ hợp đồng Giỏ trị phần cụng việc chưa hoàn thành 1 Xõy dựng trụ sở làm việc cục thuế tỉnh Cao Bằng Xõy dựng trụ sở làm việc cục thuế tỉnh Cao Bằng Cục thuế tỉnh Cao Bằng 26.215 2.000 2 xõy dựng nhà mỏy sản xuất phõn lõn Supe Lao Cai
Dự ỏn đầu tư xõy dựng nhà mỏy sản xuất phõn lõn Supe Lao Cai Cụng ty cổ phần vật tư nụng sản 38.498 đó hoàn thành 3 Cụng trỡnh : Nhà ở cho học sinh, sinh viờn lụ đất CT1, khu đo thị Mỹ Đỡnh II, huyện Từ Liờm
Dự ỏn Nhà ở cho học sinh, sinh viờn lụ đất CT1, khu đo thị Mỹ Đỡnh II, huyện Từ Liờm Tổng cụng ty đầu tư và phỏt triển