CỔ PHẦN ĐẦU TƯ ĐỨC PHÁT 3.1 Nhận xét chung
3.3. Một số góp ý cho quy trình thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Đầu tư Đức Phát
hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Đầu tư Đức Phát
Xuất nhập khẩu là hoạt động mạnh ngày càng phát triển. Nó là ngành kinh tế để mở rộng việc trao thương, buôn bán giữa các quốc gia là ngành
đóng vai trò quan trọng cho nền kinh tế quốc dân và tạo điều kiện cho lực lượng lao động lớn. Vì vậy ngày càng có nhiều công ty vận tải và dịch vụ giao nhận ra đời, vì vậy trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa cần:
Về công việc nhận hồ sơ và kiểm tra chứng từ: đây là khâu quan trọng trong quá trình lấy hàng. Bộ hồ sơ khi mà chuẩn bị cần phải đầy đủ mọi chứng từ có liên quan về lô hàng mà công ty nhập khẩu cần kiểm tra thật kỹ những chi tiết ghi trên mỗi chứng từ thật chính xác để tránh sự nhầm lẫn. Và nếu có thiếu sót hay sai về chứng từ cần phải sửa ngay cho kịp thời, không lô hàng sẽ bị lưu kho, lưu bãi và việc lấy hàng sẽ muộn. Điều này sẽ làm bất lợi cho cả các bên như tổn thất chi phí thời,…
Khi nhận hồ sơ từ khách hàng, nhân viên giao nhận cần có thái độ, tác phong trong công việc cố gắng hơn. Đây là khâu để tạo lòng tin cho khách hàng trước tiên về dịch vụ và khi kiểm ta chứng từ của khách hàng cần phải sắp xếp bộ chứng từ cho phù hợp, thứ tự sắp xếp chứng từ nào trước, chứng từ nào sau, từ đó khi lấy hàng sẽ thuận tiện hơn.
Trong khâu này các bộ chứng từ cần phải có dấu của các bên. Điều này để chứng thực và tính pháp lý của bộ chứng từ để thuận lợi hơn cho việc lấy hàng.
Về việc lấy lệnh giao hàng: đây là khâu mà nhân viên giao nhận cần nắm rõ thông tin liên quan đến chuyến hàng như hàng đến và đi từ đâu, và cần phải lên hãng tàu xác nhận chuyển hàng ngày nào đến cảng và những thông tin khác của chuyến hàng.
Việc lấy lệnh giao hàng cần phải có chữ ký và con dấu rõ ràng của hãng tàu và người đại diện lấy hàng, cần tránh sự không rõ ràng trong các chứng từ. Về việc lên tờ khai: đây là khâu cần thiết cho việc kê khai mặt hàng, loại hình, thuế phải đóng và các phần liên quan khác…Đây là quá trình lấy hàng của doanh nghiệp nên cần thiết phải kê khai đầy đủ về số lượng, mặt hàng nhập khẩu… để từ đó tính thuế cho lô hàng.
Nhân viên giao nhận cần phải kê khai đầy đủ các mục của tờ khai hải quan thật chi tiết và chính xác những thông tin liên quan đến lô hàng. Cần tránh sự thiếu sót thông tin. Khi mà sai sót về khâu này nhân viên hải quan sẽ không chấp nhận tờ khai, điều này sẽ làm cho việc lấy hàng không thuận tiện có thể sẽ bị lưu chứng từ muộn.
Khi nhân viên giao nhận lên tờ khai và phải tiếp xúc nhiều với nhân viên hải quan, nhân viên giao nhận cần phải khéo léo, nhạy bén trong công việc và có thái độ ân cần, nói lưu loát để tạo lòng tìn cho cán bộ hải quan để việc lấy hàng thuận lợi. Về tờ khai hải quan, đây là tờ khai ghi đầy đủ các chi tiết, thuế, mã hàng, tên hàng, số lượng, chất lượng… đầy đủ mà nhà nước ban hành, ngoài ra cần phải có những mục khác như những thủ tục phát sinh trong quá trình lên tờ khai. Điều này sẽ giúp thuận lợi hơn cho cả hai bên.
Phần dành cho kiểm tra hải quan, như kiểm tra hàng hóa và phần kiểm tra thuế.
Đây là khâu mà nhân viên hải quan phải kiểm tra thật chi tiết xem nhân viên giao nhận đã kê khai các phần liên quan đến lô hàng thật đầy đủ và chính xác những thông tin và các phần bắt buộc của nhà nước đưa ra. Nếu có sai sót mà cán bộ hải quan đã duyệt bộ chứng từ thì cán bộ hải quan sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm. Về phần tính thuế, thì khâu này cán bộ sẽ bắt buộc nhập mã hàng, mỗi mã hàng sẽ có giá trị tính thuế riêng và khối lượng để từ đó hệ thống máy móc sẽ yêu cầu doanh nghiệp nộp các loại thuế là bao nhiêu. Khâu này thì cần phải trang bị những máy móc cần thiết để phục vụ cho công tác.
Đăng ký tờ khai: khâu này cần phải sắp xếp bộ hồ sơ về lấy hàng theo thứ tự cần thiết như chứng từ nào trước, chứng từ nào sau. Tránh sự nhầm lẫn, riêng rẽ từng bộ hồ sơ ra và các chứng từ kèm theo. Các chứng từ phải đầy đủ, không được thiếu sót. Nếu thiếu sót chứng từ thì sẽ không bổ sung được hay lấy hàng không thuận tiện. Tuyệt đối không được làm mất các chứng từ, các chứng từ phải đầy đủ, cần thiết phải đầy đủ và sau này việc lấy hàng hoàn
thành nếu có thắc mắc, khiếu kiện sau này về lô hàng thì dựa vào các chứng từ mà mình đã kê khai.
Về việc kiểm tra hàng hóa khi hàng hóa đến cảng. Đây là khâu thiết yếu để lấy hàng, kiểm tra thật kỹ thông báo hàng đến và mấy giờ tàu đến và hàng hóa sẽ tập kết ở đâu để xác định hàng đã nhập khẩu. Sau khi xác định được vị trí cần có sự kiểm tra và giám sát chứng kiến của nhân viên và các bên liên quan để kiểm kê hàng. Hàng đến yêu cầu phải còn nguyên, còn kẹp chì sẽ là minh chứng cho việc hàng còn nguyên hay bị phá bỏ trước. Sau khi bỏ kẹp chì thì yêu cầu nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật kỹ lô hàng, số lượng ghi trên hợp đồng và kiểm tra xem trong quá trình vận chuyển hãng tàu có chuyển đến an toàn hay bị đổ, vơ, ẩm ướt… điều này cần tránh nó sẽ làm cho việc nhập khẩu khó khăn vì nếu có sẽ làm cho lươịng hàng hóa thiếu hụt và khiếu nại sau này.
Nhân viên giao nhận cần giám sát lô hàng bốc xếp lên xe vận tải về đến khi lô hàng được giao cho khách hàng. Mọi thủ tục nhận lô hàng từ khách hàng sẽ đươc xác nhận và ký, ghi rõ để việc nhập khẩu lô hàng được thành công và tránh sự kiện cáo, không hài lòng của khách hàng sau này.