Mục đớch của lớp nghiệp vụ/quy trỡnh:
Cơ sở dẫn liệu:
• Khoản phải thu: Tồn tại, Đỏnh giỏ đỳng, Đầy đủ, Quyền và nghĩa vụ. • Bỏn hàng: Hiện hữu, Phương phỏp tớnh giỏ đỳng và Đầy đủ.
Mục tiờu hoạt động (Thời gian/Chi phớ/Chất lượng)*
• Chuyển hàng đỳng thời gian • Doanh thu được ghi nhận đỳng kỳ
Những mục tiờu về tuõn thủ
• Tuõn thủ những quy định về kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh.
• Trớch dự phũng cho nợ xấu và xúa nợ khụng thu hồi được theo những chớnh sỏch của cụng ty
Đầu ra/Đầu vào của cỏc lớp nghiệp vụ/quy trỡnh
Đầu ra/đầu vào của ứng dụng cụng nghệ hỗ trợ Đầu vào: • Bảng chào giỏ • Hợp đồng Đầu vào: • File quản lý khỏch hàng • Thanh toỏn của khỏch hàng Đầu ra:
• Yờu cầu mua hàng
• Biờn bản vận chuyển hàng • Húa đơn
• Ghi nhận nghiệp vụ
Đầu ra: •Húa đơn
•Nhập nghiệp vụ vào Sổ chi tiết Doanh thu, Cỏc khoản phải thu và hàng tồn kho •Nhập nghiệp vụ vào sổ Cỏi
•Bỏo cỏo quản lý chi phớ
Những lớp nghiệp vụ quan trọng:
•Bỏn hàng •Xuất kho •Thu tiền
Những tài khoản cần chỳ ý bị ảnh hưởng và những rủi ro kinh doanh và bỏo cỏo tài chớnh liờn quan đến những tài khoản này:
• Khoản phải thu • Bỏn hàng • Hàng tồn kho • Giỏ vốn hàng bỏn • Tiền
Những thụng tin về quy trỡnh thực hiện nghiệp vụ Bỏn hàng của cụng ty:
Miờu tả những thụng tin nổi bật trong lớp nghiệp vụ cần chỳ ý Miờu tả sự hỗ trợ của cụng nghệ thụng tin đối với
nghiệp vụ
Cụng ty ABC cú 5 văn phũng thuộc phũng Kinh doanh ở Hà Nội,Quảng Bỡnh, Hải Phũng, Đó Nẵng, Thành phố Hồ Chớ Minh và cụng ty khụng cú hoạt động xuất khẩu.
Quy trỡnh bỏn hàng bắt đầu từ Phũng Kinh doanh:
• Cỏc nhõn viờn bỏn hàng sẽ thu thập thụng tin về nhu cầu của khỏch hàng, sau đú sẽ gửi cho Phũng Định giỏ.
• Cỏc nhõn viờn ở Phũng Định giỏ sẽ dựa trờn những thụng tin (như loại cửa, cỏc tớnh năng đặc biệt…) để lập bản bỏo giỏ, rồi gửi lờn trưởng phũng và thành viờn Hội đồng quản trị để phờ chuẩn và đúng dấu trước khi gửi cho khỏch hàng.
Khụng cú
Trong trường hợp Khỏch hàng đồng ý với bản bỏo giỏ, phũng Kinh doanh sẽ chuẩn bị một Hợp đồng quy định giỏ trị hợp đồng, cỏch thức thanh toỏn…bao gồm cả cỏc điều khoản về yờu cầu đặt cọc cho hợp đồng.
Hợp đồng sẽ được ký kết giữa khỏch hàng và thành viờn Ban Giỏm đốc.
Thụng tin về khỏch hàng sẽ được chuyển tới phũng Kế toỏn để ghi nhận vào hệ thống kế toỏn nếu là khỏch hàng mới.
Những khoản đặt cọc sẽ được ghi nhận để ghi vào bờn Cú Tài khoản phải thu.
Để thực hiện sản xuất, nhõn viờn kinh doanh sẽ chuẩn bị những chứng từ như Hợp đồng, Bản bỏo giỏ, Yờu cầu sản xuất để gửi cho nhà mỏy. Yờu cầu sản xuất phải được phờ chuẩn bởi Ban Giỏm đốc cũng như những kiểm soỏt viờn, người cú trỏch nhiệm kiểm tra tớnh thống nhất giữa yờu cầu của khỏch hàng với yờu cầu sản xuất để chắc chắn rằng sản phẩm làm ra đỏp ứng được yờu cầu của khỏch hàng.
Khụng
Sản phẩm hoàn thành từ nhà mỏy sẽ được chuyển trực tiếp đến khỏch hàng.
Phiếu giao hàng phải cú chữ ký của khỏch hàng để chắc chắn rằng sản phẩm đó được chuyển đến đỳng khỏch hàng.
Khụng
Phũng Kinh doanh cú trỏch nhiệm kiểm tra chất lượng hoạt động và giải quyết tất cả những kiến nghị của khỏch hàng.
Khụng
Sau khi việc kiểm tra hoàn tất, phũng Kinh doanh sẽ chuẩn bị Biờn bản thanh lý hợp đồng để khỏch hàng và Trưởng phũng Kinh doanh ký.
Khụng
Sau khi đó hoàn tất hợp đồng, nhõn viờn phũng Kinh doanh sẽ chuyển tất cả tài liệu chứng từ cho phũng Kế toỏn để ghi nhận doanh thu và cỏ khoản phải thu.
Khụng
Dựa trờn biờn bản thanh lý hợp đồng, kế toỏn sẽ ghi nhận doanh thu và cỏc khoản phải thu.
Tự động nhập doanh thu và khoản phải thu vào Sổ Cỏi. Húa đơn sẽ được phỏt hành khi khỏch hàng đó thanh toỏn hết hợp
đồng và phải cú chứ ký của Kế toỏn trưởng và đúng dấu trước khi gửi cho khỏch hàng.
Khụng
Từ việc tỡm hiểu quy trỡnh nghiệp vụ, cỏc kiểm toỏn viờn đó đưa ra những đỏnh giỏ về kiểm soỏt cỏc rủi ro dễ gặp phải trong quỏ trỡnh thực hiện nghiệp vụ và đó kết luận rằng quy trỡnh của cụng ty ABC là cú tồn tại.
Sai sút dễ gặp Hoạt động kiểm soỏt Tần suất Người thực hiện Đỏnh giỏ về thiết kế Đỏnh giỏ hoạt động
Doanh thu khụng được ghi nhận đầy đủ
Số hợp đồng được đỏnh số bởi nhõn viờn phũng Kinh doanh
Hàng ngày Phũng Kinh doanh Hiệu quả Khụng hiệu quả Yờu cầu sản xuất được xem xột
bởi nhõn viờn kiểm soỏt
Hàng ngày Nhõn viờn Kiểm soỏt Hiệu quả Khụng hiệu quả Húa đơn và phiếu xuất
kho khụng khớp với số hàng chuyển đi
Phiếu giao nhận hàng phải được ký giữa Giỏm đốc sản xuất và Khỏch hàng
Hàng ngày Giỏm đốc sản xuất Hiệu quả Hiệu quả
Thủ kho phải kiểm tra và chấp nhận số với Phiếu giao nhận và Yờu cầu sản xuất trước khi xuất hàng.
Hàng ngày Bộ phận thủ kho Hiệu quả Hiệu quả
Cỏc số liệu về mức giỏ, chiết khấu, mức thuế… trong húa đơn bị ghi sai
Hợp đồng phải được kiểm tra và trựng khớp với số liệu trong bảng bỏo giỏ do Phũng Kinh doanh lập
Hàng ngày Nhõn viờn kiểm soỏt Hiệu quả Khụng hiệu quả
Chiết khấu phải được ghi trong hợp đồng và được phờ chuẩn bởi Tổng Giỏm đốc
Hàng ngày Tổng giỏm đốc Khụng hiệu quả
Nhõn viờn kế toỏn phải thực hiện đối chiếu để kiểm tra sự trựng khớp về số liệu giữa húa đơn với hợp đồng đó ký kết
Hàng ngày Kế toỏn tổng hợp Hiệu quả Hiệu quả
2.1.6. Tỡm hiểu và thực hiện kiểm tra xuyờn suốt về hệ thống thụng tin kiểm soỏt
Do hệ thống cụng nghệ thụng tin của cụng ty ABC là hết sức đơn giản, phần mềm sử dụng là phần mềm kế toỏn Bravo và Window2003, do đú cỏc kiểm toỏn viờn đó khụng thực hiện việc kiểm tra chi tiết đối với hoạt động kiểm soỏt của hệ thống cụng nghệ thụng tin. Cỏc kiểm toỏn viờn đó thực hiện thủ tục kiểm tra xuyờn suốt về những vấn đề quan trọng sau:
Những thay đổi trong hệ thống
Phần mềm cụng ty ABC sử dụng được cung cấp bởi bờn ngoài, do đú mọi sự thay đổi đều được thực hiện bởi nhà cung cấp. Những yờu cầu về những thay đổi trọng yếu sẽ được phờ chuẩn bởi Giỏm đốc.
Nhà cung cấp và cỏc nhõn viờn của cụng ty sẽ hợp tỏc để thử nghiệm những thay đổi, đồng thời những thay đổi đú cũng được xem xột lại và được thỏa thuận giữa cỏc bờn.
Về sự phõn cụng nhiệm vụ của cụng ty về những thay đổi:
•Những người lập trỡnh nờn phần mềm hệ thống hay những thay đổi sẽ khụng được phờ chuẩn việc phỏt triển, thay đổi chương trỡnh hay thực hiện những thử nghiệm kiểm soỏt cú liờn quan.
•Những người thực hiện cỏc kiểm soỏt thử nghiệm cú liờn quan đến việc phỏt triển chương trỡnh hay những thay đổi khụng được phờ chuẩn bởi việc phỏt triển và thay đổi chương trỡnh, hay di chuyển chương trỡnh.
Trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm tra xuyờn suốt, cỏc kiểm toỏn viờn đó thẩm vấn những người quản lý của cụng ty và được cho biết rằng tất cả những thay đổi đều được nhà cung cấp thực hiện, do đú khụng cú bất kỳ sự thay đổi trọng yếu nào trong năm 2007 được giải thớch. Tuy nhiờn, cụng ty cũng giải thớch rằng tất cả những thay đổi đú đều được xem xột và cú sự đồng ý của cỏc nhõn viờn cụng ty trước khi hoàn tất và người thực hiện sự thay đổi đú là nhõn viờn của nhà cung cấp.
Từ đú, cỏc kiểm toỏn viờn đó đưa ra kết luận rằng những thay đổi trong cụng nghệ thụng tin kiểm soỏt là hiệu quả.
Truy cập logic
Bằng việc phỏng vấn cỏc nhà quản lý của cụng ty, cỏc kiểm toỏn viờn đó cú được những thụng tin sau: Hệ thống cụng nghệ thụng tin của cụng ty được bảo vệ bởi tờn truy cập và mật khẩu được cài đặt bởi nhà cung cấp. Cụng ty khụng cú một chớnh sỏch đặc biệt nào về quyền quản trị hệ thống. Toàn bộ cơ sở dữ liệu của cụng ty đều được lưu trờn mỏy chủ và tất cả cỏc nhõn viờn đều cú thể truy cập vào để lấy thụng tin bằng mật khẩu của mỡnh. Ngoài ra, cụng ty ABC khụng cú thờm bất kỳ một phần mềm cụng nghệ thụng tin nào. Như vậy, ta cú thể thấy phần mềm của cụng khụng phức tạp và cỏc nghiệp vụ thỡ đơn giản và cỏc kiểm toỏn viờn đó kết luận rằng những truy nhập logic của hệ thống cụng nghệ thụng tin kiểm soỏt là hiệu quả.
Những thụng tin khỏc
Cỏc kiểm toỏn viờn đó tiến hành phỏng vấn cỏc kế toỏn của cụng ty và được cho biết hoạt động sao chộp dữ liệu ra ổ cứng để lưu trữ được thực hiện đều đặn hàng thỏng bởi kế toỏn. Tất cả cỏc dữ liệu của cụng ty đều được lưu trữ trờn mỏy chủ và phần mềm diệt virus được cài đặt cho từng mỏy tớnh riờng biệt. Sau đú, cỏc kiểm toỏn viờn đó phỏng vấn và quan sỏt quy trỡnh sao chộp dữ liệu và xỏc nhận rằng những thủ tục kiểm soỏt trờn đó được thiết lập và hoạt động cú hiệu quả.
2.1.7 Đỏnh giỏ rủi ro tổ hợp
Từ những nhận xột rỳt ra từ những bước đỏnh giỏ trờn, cỏc kiểm toỏn viờn cú thể rỳt ra những đỏnh giỏ cuối cựng về mức độ rủi ro tổ hợp (CRA) mà họ phải đảm bảo duy trỡ được với mỗi cơ sở dẫn liệu của mỗi khoản mục để đảm bảo một mức độ rủi ro cú thể chấp nhận được cho bỏo cỏo tài chớnh mà Ernst & Young Việt Nam đó kiểm toỏn. Từ những bằng chứng thu được từ những bước cụng việc trờn, đầu tiờn là những tỡm hiểu về những khoản mục cú mức rủi ro lớn trờn bỏo cỏo tài chớnh, tiếp đú, cỏc kiểm toỏn viờn đi sõu vào từng nghiệp vụ cú liờn quan đến khoản mục đú để tỡm ra những nghiệp vụ cú rủi ro lớn. Khi đó xỏc định được những rủi ro trọng yếu cú thể xuất hiện đối với nghiệp vụ đú, cỏc kiểm toỏn viờn sẽ cú thể dựa vào mức rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt của mỗi nghiệp vụ để xỏc định được mức rủi ro tổ hợp để đảm bảo mức độ rủi ro trờn bỏo cỏo tài chớnh đó được Ernst &
Ta sẽ lấy khoản mục doanh thu bỏn hàng của cụng ty ABC để minh họa cho việc đỏnh giỏ này. Do loại sản phẩm mà cụng ty ABC cung cấp cho khỏch hàng là loại sản phẩm dựng chất liệu mới, phự hợp với cuộc sống hiện đại, hơn thế nữa hiện nay trờn thị trường số lượng nhà cung cấp loại sản phẩm này khụng lớn, tuy vẫn cũn một vài cụng ty cạnh tranh nhưng với lợi thế về cụng nghệ nờn cụng ty ABC phải chịu một ỏp lực cạnh tranh cú thể chấp nhận được, do đú rủi ro tiềm tàng của cụng ty núi chung và cỏc khoản mục núi riờng là khụng lớn. Cũn về mặt kiểm soỏt, tuy cụng ty đó thiết kế một quy trỡnh bỏn hàng khỏ chặt chẽ với sự phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng cho từng phũng ban, cú sự kiểm tra chộo giữa cỏc bộ phận nhưng do ở một số cụng đoạn việc thực hiện chưa được cỏc nhõn viờn thực hiện triệt để, những rủi ro kiểm soỏt cú thể xuất hiện trong khoản mục doanh thu, vỡ vậy rủi ro kiểm soỏt đối với khoản mục này được đỏnh giỏ là ở mức Trung bỡnh. Như vậy, theo cụng thức xỏc định rủi ro tổ hợp của Ernst & Young thỡ mức độ rủi ro tổ hợp sẽ được đỏnh giỏ ở mức độ thấp. Mức độ đỏnh giỏ này sẽ ảnh hưởng rất nhiều và là cơ sở để lựa chọn và thiết kế cỏc thủ tục kiểm toỏn tiếp theo nhằm duy trỡ được mức độ rủi ro kiểm toỏn chấp nhận được theo quy định của Ernst & Young đối với những thụng tin được trỡnh bày trờn bỏo cỏo tài chớnh đó kiểm toỏn của cụng ty ABC.
Cơ sở dẫn liệu Rủi ro tiềm tàng (IR)
Rủi ro kiếm soỏt (CR) Rủi ro tổ hợp (CRA) Doanh thu bỏn hàng- Tớnh cú thật (O) Thấp Trung Bỡnh Thấp Doanh thu bỏn hàng- Tớnh đầy đủ (C) Thấp Trung Bỡnh Thấp Doanh thu bỏn hàng-
Đo lường Thấp Trung Bỡnh Thấp
Doanh thu bỏn hàng-
Phõn loại và trỡnh bày
Thấp Trung Bỡnh Thấp
TRONG GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN DO CễNG TY TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN TẠI TẠI NGÂN HÀNG ZYZ (KHÁCH HÀNG CŨ)
2.2.1 Tỡm hiểu và ra quyết định chấp nhận khỏch hàng kiểm toỏn
Ngõn hàng XYZ là khỏch hàng mà cụng ty đó kiểm toỏn vào năm 2006, do đú trước khi tiến hành thực hiện kiểm toỏn, tổng giỏm đốc hay phú tổng giỏm đốc và giỏm đốc kiểm toỏn của cụng ty phải tổ chức một số cuộc họp với khỏch hàng mà cụ thể là ban giỏm đốc, cỏc giỏm đốc cỏc phũng ban của ngõn hàng XYZ để nghiờn cứu, tỡm hiểu lại về tỡnh hỡnh của khỏch hàng, đặc biệt xem xột những thay đổi của khỏch hàng trong năm 2007 cú khả năng ảnh hưởng đến quỏ trỡnh kiểm toỏn và rủi ro mà Cụng ty phải gỏnh chịu. Những thụng tin thu được từ khỏch hàng sẽ được cỏc giỏm đốc sử dụng để trả lời những cõu hỏi trong “Mẫu khỏch hàng tiếp tục kiểm toỏn”. Trong số những đỏnh giỏ cần thiết nhằm đưa ra quyết định cú tiếp tục tiến hành kiểm toỏn cho khỏch hàng hay khụng thỡ những đỏnh giỏ về rủi ro cú thể nảy sinh đúng một vai trũ quan trọng. Mỗi sự thay đổi trong năm 2007 của ngõn hàng đều cú thể làm nảy sinh những rủi ro mới cho cuộc kiểm toỏn, bởi vậy, Ernst & Young Việt Nam đó thực hiện đỏnh giỏ những yếu tố rủi ro thụng qua việc lập một bảng cõu hỏi về những sự thay đổi của khỏch hàng trong năm 2007 cú thể làm tăng rủi ro cho cỏc Kiểm toỏn viờn. Những cõu hỏi này được đưa ra, một số được cho lời bởi Ban Giỏm đốc của Ngõn hàng và một số thỡ được trả lời dựa vào sự đỏnh giỏ của cỏc kiểm toỏn viờn dựa trờn những thụng tin do Ban Giỏm đốc, những người cú liờn quan của Ngõn hàng XYZ cung cấp.
BẢNG CÂU HỎI VỀ NHỮNG RỦI RO PHÁT SINH