-Chọn View Sorting and Grouping
hoặc nháy vào nút để xuất hiện cửa sổ Sorting and Grouping.
- Trong cửa sổ Sorting and Grouping
đưa vào các trường hoặc biểu thức dùng để sắp xếp. Mỗi trường hoặc biểu thức trên một dòng (chọn trong danh sách các trường; mở danh sách các trường bằng cách nháy vào mũi tên kéo xuống ở góc phải ô thuộc dòng đó và cột Field/Expression). Chọn kiểu thứ tự sắp xếp theo các trường PHONGTHI, SBD theo thứ tự ưu tiên giảm dần trong một Báo cáo in kết quả thi tuyển sinh (H. 46). Đầu tiên là xếp tăng theo PHONGTHI, sau đó trong cùng một phòng thi sẽ xếp tăng theo SBD (số báo danh).
Hình 47. Thuật sĩ tạo báo cáo
Hình 48. Chọn trường để gộp nhóm
Hình 49a. Chọn cách SX bản ghi Hình 49b.Chọn cách tổng hợp
Hình 50. Bước cuối cùng của việc tạo báo cáo bằng thuật sĩ
hợp theo nhóm
- Trong trang báo cáo nháy đúp chuột vào
Createreport using Wizard.
- Trong hộp thoại Report Wizard (H.47) chọn thông tin đưa vào báo cáo:
+ Chọn bảng hoặc mẫu hỏi trong mục
Tables/Queries.
+ Chọn lần lượt các trường cần thiết từ ô
Available Fields sang ô Selected Fields. + Trong ví dụ của chúng ta, chọn BANG_DIEM và chọn tất cả 3 trường. Nháy Next để sang bước tiếp theo.
Chọn trường để gộp nhóm trong báo cáo. Nháy đúp vào trường TO để nhóm theo tổ ( H. 48). Nháy Next.
- Chỉ ra (các) trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi.
+ Ta sẽ sắp xếp HOTEN theo bảng chữ cái (H. 49a). Ngoài ra, trong Summary Options chọn cách tổng hợp bằng đánh dấu vào Avg để tính trung bình theo tổ và nháy vào Calculater percent of total for sum (H. 49b) để tính phần trăm của tổng mỗi nhóm so với tổng toàn thể. Nháy
Next.
- Chỉ ra cách bố trí các bản ghi và các trường trên báo cáo cũng như chọn kiểu trình bày cho báo cáo. Nháy Next để tiếp tục.
- Bước cuối cùng. Gõ tiều đề cho báo cáo trong ô What title do you want for your report (H. 50) rồi chọn một trong hai tùy chọn :
+ Xem báo cáo (Preview the report).
+ Sửa đổi thiết kế báo cáo (Midify the report’s design).
- Sau cùng nháy Finish để kết thúc việc tạo báo cáo.
Có thể chỉnh sửa và bổ sung thêm nội dung cho báo cáo do thuật sĩ tạo ra thành báo cáo theo ý muốn bằng cách mở báo cáo ở chế độ thiết kế rồi sử dụng hộp
Toolbox như khi thiết kế Biểu mẫu. Một báo cáo được tạo như H.51.
Hình 51. Mẫu báo cáo thống kê điểm từng nhóm học sinh (điểm của mỗi nhóm chiếm bao nhiêu phần trăm của tổng số đếm)
4. Củng cố, hướng dẫn về nhà