Nhà thầu sẽ đệ trình những vấn đề sau để Kiến trúc sư chấp thuận trước khi thực hiện bất kỳ công việc gì trên công trường:
1. Đệ trình đầy đủ danh mục nhà sản xuất; giấy chứng nhận kiểm tra; phương thức lắp đặt, vận chuyển và bảo quản; bảng vật liệu mẫu; bảng vẽ thi công cho toàn bộ các vật liệu liên quan. 2. Tất cả những thông tin đệ trình bằng tiếng Việt.
3. Hồ sơ đệ trình được copy thành 3 bản.
4. Thời gian kiểm định cần thiết cho mỗi hồ sơ đệ trình là 15 ngày làm việc.
5. Trừ khi được ghi chú khác, các vật liệu là loại đã được xác định từ sự đồng ý của Chủ đầu tư. 6. Nhà thầu phải cho phép Kỹ sư tư vấn giám sát, Kiến trúc sư lấy mẫu vật liệu của mỗi loại miễn
phí để tiến hành kiểm tra như đã yêu cầu.
5.1.3.2. Các dữ liệu đệ trình
Trước khi bắt đầu đặt hàng khối lượng lớn, phải có báo cáo bằng văn bản từ tất cả các nhà cung cấp. Trừ các yêu cầu khác của Ban quản lý xây dựng, phải đưa đệ trình các thông tin sau:
1. Chi tiết kinh nghiệm của nhà cung cấp trong từng công việc cụ thể.
2. Khả năng sản xuất các vật liệu theo yêu cầu về chủng loại, kích thước và chất lượng. 3. Nguồn cung cấp vật liệu.
4. Số lần vận chuyển vật liệu đến công trường. 5. Hướng dẫn kỹ thuật cho từng vật liệu.
6. Bảng báo cáo cùng giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng cho mỗi vật liệu của cơ quan kiểm định độc lập phù hợp với các tiêu chí đặc điểm kỹ thuật.
5.1.3.3. Vật liệu mẫu
1. Trước khi đặt hàng khối lượng lớn, nhà cung ứng cần phải đệ trình không ít hơn 6 mẫu cho từng vật liệu thể hiện ở tất cà các hiện trang kể cả những lỗi phát sinh
2. Xác định nhãn cho từng mẫu, cho biết tên thương hiệu và tên sản phẩm, mã đối chiếu của nhà sản xuất, ngày sản xuất.
3. Loại sử dụng cho công trình phù hợp với mẫu được duyệt trong các mẫu đã đệ trình do Chủ đầu tư quyết định.
4. Giữ mẫu được duyệt trong tình trạng tốt trên công trường cho đến khi công trinh hoàn thành. 5. Trước khi thi công ốp lát từng loại gạch nêu trên, nhà thầu phải thi công mẫu một khu vực với
loại gạch, màu… để công ty tư vấn phê duyệt, mà không được tính thêm chi phí. Sau khi được chấp thuận, mẫu gạch này được dùng làm tiêu chuẩn cho những công việc còn lại, bất cứ hạng mục nào sử dụng loại gạch không phù hợp với vật liệu mẫu sẽ bị từ chối nghiệm thu.
6. Nếu có điểm nào không phù hợp với yêu cầu nêu trên, nhà thầu phải chịu mọi chi phí để cắt, bóc dỡ toàn bộ hoặc một phần khu vực ốp lát không phù hợp về màu sắc, vân gạch… với các khu vực lân cận và thay loại gạch khác, và phải hoàn thiện các khu vực lân cận bị ảnh hưởng.