CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN
3.2.1. Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
kiệm, hiệu quả. Tiết kiệm trong việc sử dụng chi phí, sử dụng nhân sự nhưng phải hiệu quả trong việc sử dụng nhân sự và hiệu quả trong kinh doanh. Mặt khác, hoàn thiện phải mang tính kịp thời, tránh gây những thiệt hại không đáng có khi chưa có sự hoàn thiện.
Để hoàn thiện tốt công tác kế toán bán hàng thì các nhân viên phòng kế toán cần phải có năng lực, trình độ chuyên môn cũng như tinh thần trách nhiệm đối với công việc cao. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần phải trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cho phòng kế toán để tạo môi trường làm việc tốt nhất có thể cho các kế toán viên.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Kim Tín Kim Tín
3.2.1. Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá, phương pháp kế toán toán
Về tài khoản phải thu khách hàng
Hiện nay, Công ty bán hàng theo hai phương thức là bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. Đa phần khách hàng đều chọn phương thức mua hàng trả chậm. Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng, Công ty mới chỉ sử dụng TK cấp 4 như TK 331_SS, 331_HN1,… như vậy rất khó kiểm soát và quản lý, chưa kể đến trường hợp những Công ty có tên viết tắt giống nhau dễ gây nhầm lẫn các khoản phải thu giữa các Công ty. Công ty nên chi tiết TK 331 theo vùng, tỉnh thành và cuối cùng là các Công ty. Ví dụ:
TK 331: Phải thu khách hàng
TK 3311: Phải thu khách hàng ở khu vực Hà Nội
TK 3313: Phải thu khách hàng ở khu vực Đông Bắc
TK 3314: Phải thu khách hàng ở khu vực Tây Bắc
TK 33141: Phải thu khách hàng ở tỉnh Sơn La
TK 33142: Phải thu khách hàng ở tỉnh Phú Thọ
TK 33143: Phải thu khách hàng ở tỉnh Thái Nguyên
TK 331431: Phải thu của Công ty Samsung
TK 331432: Phải thu của Công ty xây lắp Bảo Sơn
………
Bằng việc chi tiết TK 331 thành các tài khoản như trên, Công ty có thể theo dõi được tình hình công nợ của các khách hàng ở mỗi tỉnh, mỗi vùng để từ đó đưa ra các quyết định thu hồi công nợ đúng đắn, hợp lý.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Do trong vài năm gần đây thị trường có nhiều sự biến đổi gây khó khăn cho tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp làm cho tình hình tài chính của các doanh nghiệp cũng trở nên khó khăn hơn kéo theo việc thanh toán đối với các nhà cung cấp trở thành một vấn đề lớn đối với họ. Vì vậy mà trong vài năm gần đây tình hình thu hồi công nợ của Công ty cũng gặp không ít khó khăn, số tiền không thu hồi được cũng ngày một tăng. Điều này được thể hiện dưới bảng phân tích sau:
Bảng 3.1: Bảng phân tích tình hình thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín Đơn vị tính: nghìn đồng
STT Năm Phải thu
khách hàng Số tiền không thu hồi được Tỷ lệ mất nợ
2 2012 7.284.892 111.459 1,53%
3 2013 8.295.872 163.428 1,97%
Nguồn: phòng kế toán Công ty Cổ phần Kim Tín Qua bảng phân tích tình hình thanh toán tại Công ty trong ba năm gần đây cho thấy số tiền không thu hồi được cũng như tỷ lệ mất nợ ngày càng tăng. Vì vậy, việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết. Dự phòng nợ phải thu khó đòi được hạch toán là chi phí QLDN. Việc có thêm TK dự phòng nợ phải thu khó đòi có thể sẽ làm tăng chi phí QLDN, làm giảm lợi nhuận sẽ kéo theo làm giảm các khoản thuế phải nộp NSNN. Đây là một điểm có lợi cho Công ty. Bên cạnh đó, việc có thêm TK dự phòng nợ phải thu khó đòi có thể sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính.
Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 - 2 năm trích lập dự phòng 30%.
- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 - 3 năm trích lập dự phòng 50%.
Tài khoản sử dụng: TK 139_dự phòng phải thu khó đòi Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
-Xử lý nợ phải thu khó đòi.
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi vào chi phí QLDN. Dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.
Phương pháp kế toán
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính, ghi:
Nợ TK 6422_Chi phí QLDN
Có TK 139_Dự phòng phải thu khó đòi
-Cuối niên độ kế toán sau tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu: + Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm dự phòng, ghi:
Nợ TK 6422_Chi phí QLDN
+ Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6422_Chi phí QLDN
- Xóa nợ phải thu khó đòi không thu hồi được:
+ Khi xóa nợ phải thu khó đòi phải căn cứ vào quyết định của Giám đốc theo quy định hiện hành, ghi:
Nợ TK 139_Dự phòng phải thu khó đòi Nợ TK 415_Quỹ dự phòng tài chính Nợ TK 6422_Chi phí QLDN
Có TK 131_Phải thu khách hàng
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004_Nợ khó đòi đã xử lý (theo dõi ít nhất 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ).
+ Nếu khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa, sau đó lại thu hồi được, ghi: Nợ TK 111, 112,…
Có TK 711_Thu nhập khác
Đồng thời ghi bên Có TK 004_Nợ khó đòi đã xử lý
Về hệ thống các tài khoản doanh thu và giá vốn
Hiện nay, Công ty đang sử dụng tài khoản cấp 4 để phản ánh doanh thu và giá vốn được chi tiết theo từng mục sản phẩm. Việc chỉ sử dụng tài khoản cấp 4 như này rất khó theo dõi tình hình doanh thu, giá vốn của từng loại sản phẩm, khó biết được loại sản phẩm nào đem lại doanh thu chủ yếu cho Công ty. Em xin kiến nghị như sau:
TK 51111 thay thế cho TK 511_Vật liệu hàn TK 51112 thay thế cho TK 511_Ván MDF TK 51113 thay thế cho TK 511_Đinh
TK 51114 thay thế cho TK 511_Kim khí khác TK 51115 thay thế cho Tk 511_Thiết bị điện
TK 511111_Doanh thu bán que hàn TK 511112_Doanh thu bán dây hàn TK 511113_Doanh thu bán thuốc hàn TK511114_Doanh thu bán cáp hàn TK 511115_Doanh thu bán thau hàn
…………..
Qua việc sử dụng các tài khoản chi tiết như trên giúp ban lãnh đạo có thể theo dõi chi tiết được tình hình giá vốn cũng như doanh thu của từng loại sản phẩm để có những chiến lược về bán hàng kịp thời, đúng đắn, theo kịp xu thế của thị trường giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty ngày một bền vững.