Trong những năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin đã đi vào hầu hêt các lĩnh vực của cuộc sống và hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO cũng không phải là một ngoại lệ, công ty có thể quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến hay còn gọi là ISO Online.
Theo chức năng, hệ thống ISO được áp dụng ở công ty phục vụ 3 đối tượng: người quản lý ( lãnh đạo tổ chức); người quản trị hệ thống ( QMR); người sử dụng( các nhân viên trong doanh nghiệp). trong khi đó, tiêu chí của ISO Online là cung cấp đúng tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ. Điều này là một ưu điểm của hệ thống thông tin hiện nay đặc biệt khi mà hệ thống viễn thông ngày càng phát triển cho phép máy tính kết nối mọi lúc mọi nơi và
thông qua mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) hay thậm chí qua mạng Internet cho phép người dụng truy cập hệ thống không phụ thuộc vào vị trí địa lý.
Tại sao cần áp dụng ISO Online?
Có một sự liên hệ mật thiết giữa hệ thống ISO 9000 và công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ tốt cho việc quản lý hoạt động theo hệ thống ISO 9000 của công ty. Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online sẽ tạo ra cho công ty một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin, hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin, tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý bằng giấy tờ, tài liệu; tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.
ISO Online tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. ngoài ra, hệ thống ISO Online được thiết kế với khả năng mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.
So với ISO truyền thống, ISO Online có những lợi ích đối với các đối tượng phục vụ của ISO trong công ty. Cụ thể, đối với QRM, việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng – chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay.
Đối với nhân viên: có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tập trung ( lưu trên máy chủ) và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ lưu theo các công việc cụ thể. Quá trình tạo hồ sơ và phê duyệt hồ sơ trực tuyến khi thực hiện công việc hệ thống email nội bộ tích hợp để trao đổi thông tin, cảnh báo tất cả các thay đổi của bất kỳ một tài liệu nào, hệ thống cho phép phản quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng.
hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao – trạng thái, tiến độ.
Cần gì để áp dụng ISO Online?
Yêu cầu đầu tiên của công nghệ thông tin trực tuyến là công ty phải có hệ thống mạng nội bộ để các máy tính trong doanh nhgieepj có thể kết nối được với nhau. Tùy thuộc vào giải pháp của nhà cung cấp mà công ty cần phải chuẩn bị các hệ thống ứng dụng nền tảng cần thiết cho việc chạy ứng dụng.
Để áp dụng thành công hệ thống ISO Online cần các điều kiện: đào tạo, hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty để mọi người có thể vận hành thành thạo hệ thống này. Ngoài ra, vai trò của chuyên gia tư vấn cũng hết sức quan trọng.