Trong công việc, quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới rất quan trọng. Nói chuyện là sợi dây quan trọng gắn kết giữa cấp trên với cấp dưới, vì vậy bạn cần phải tìm tòi, suy nghĩ về vấn đề này, đó là vấn đề liên quan đến tiền đồ, thăng cấp và nâng lương của bạn.
Một số người nói thao thao bất tuyệt trước mặt bạn bè, đồng nghiệp nhưng ấp a ấp úng khi đứng trước mặt cấp trên, có rất nhiều lời hay ý đẹp muốn nói nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Có nhiều nguyên nhân gây ra tình trạng này. Nhưng thường thì, về khách quan khoảng cách địa vị giữa cấp trên và cấp dưới đã tạo thành khoảng cách trong tình cảm. Mọi người hay lo lắng cho “số phận”, “tiền đồ” của mình nằm trong tay sếp nên nếu nói những lời sai sót thì sẽ ảnh hưởng đến tương lai sau này. Một số người thì cho rằng, nói chuyện với sếp cần phải khác với mọi người nên đã tự gây áp lực tâm lý cho chính mình. Là sếp nên hiểu được những điều này và nên có thái độ bình thường, gần gũi với mọi người, chủ động tiếp xúc với cấp dưới, tìm cách xóa bỏ
khoảng cách giữa trên và dưới, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến cho mình, trong cuộc sống thì cần phải đồng cam cộng khổ với mọi người. Những người lãnh đạo như vậy thì cấp dưới nào cũng muốn nói chuyện và còn xóa được khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới. Vậy thì, trong các tình huống nên nói chuyện với cấp trên như thế nào?
- Thái độ đúng mực, không kiêu ngạo cũng không tự ti
Thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên, cần phải thừa nhận cấp trên luôn có những điểm mạnh hơn mình, giỏi giang hơn mọi người, có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên cần phải nói cho lịch sự và khiêm tốn. Nhưng không nên tỏ thái độ “hạ thấp” bản thân mình. Phần lớn những người lãnh đạo giỏi đều coi thường những người cấp dưới hay nịnh bợ, phụ họa. Bạn giữ được nhân cách của mình và nói năng với thái độ đúng mực sẽ được cấp trên yêu quý, tôn trọng. Trong trường hợp cần thiết không nên sợ hãi bày tỏ những quan điểm khác nhau của mình, chỉ cần lý do xuất phát từ công việc, nói sự thực, có tình có lý thì sếp nào cũng hài lòng.
- Tìm hiểu cá tính của cấp trên
Cấp trên là người lãnh đạo nhưng trước hết họ cũng là người, là một con người thì họ cũng có tính cách, sở thích, thói quen ăn nói của mình, như có một số người có tính cách thoải mái, dứt khoát, có một số người thích im lặng, việc gì cũng suy nghĩ kỹ càng...
Bạn cần phải thích ứng với những tính cách của họ. Không nên cho rằng đó là hành động “đón ý cho vừa lòng” đối phương, thực ra đó chính là một nghệ thuật ứng dụng vào cuộc sống của tâm lý học.
- Hãy viết giấy gửi cho cấp trên
Là cấp trên từ sáng đến tối có rất nhiều vấn đề phải suy nghĩ. Do đó, bạn cần phải xem xét vấn đề của mình có quan trọng hay không, nếu là chuyện vụn vặt cá nhân của bạn thì không nên quấy rầy trong lúc họ đang vùi đầu vào làm việc. Nếu bạn không biết lúc nào cấp trên rỗi thì hãy viết giấy gửi họ, về những vấn đề mình cần giải quyết và đề nghị họ nói chuyện với mình, bạn có thể đề nghị thời gian, địa điểm nói chuyện, như vậy đối phương mới biết và chủ động sắp xếp thời gian.
- Hãy chuẩn bị một vài phương án
Khi nói chuyện cần hiểu rõ về chủ đề của mình, báo cáo với cấp trên rõ ràng, chuẩn xác, nếu cần xin ý kiến thì hãy nêu ra một vài phương án, nói rõ lợi ích, thiệt hại của từng phương án, để cấp trên quyết định. Cấp trên đồng ý cách nào thì bạn hãy viết ra giấy trắng mực đen rõ ràng để trình lên phê duyệt tránh sự tranh cãi sau này.
Phản ánh lại tình hình cần phải trung thực, báo cáo đúng sự thực. Điều này rất quan trọng, không chỉ để lãnh đạo có những quyết định đúng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của lãnh đạo. Chưa nắm được điều gì thì không nên nói, chưa làm được việc gì thì đừng nói nó trọn vẹn, như vậy sẽ giành được thiện cảm của cấp trên.
2. Hãy để cấp trên tán thưởng bạn
Cấp trên có biết bạn làm việc gì hay không? Có đánh giá bạn cao không? Mọi người đều cho rằng chỉ cần mình thể hiện tốt, làm việc tốt thì sớm hay muộn cũng đến tai sếp. Đáng tiếc là tình hình không như vậy, có thể bạn làm việc rất xuất sắc nhưng cấp trên lại không biết đến điều đó.
Do đó, chúng ta không chỉ cần làm tốt mà cũng cần phải nói tốt, như vậy mới được cấp trên tán thưởng. Vậy thì làm thế nào để cấp trên biết được điều đó?
- Hãy giành thành tích, vinh quang cho cấp trên
Đây là cách tốt nhất để ứng phó với cấp trên: Hãy chỉ ra những ưu điểm của cấp trên ở chỗ đông người, hãy để cho cấp trên biết rằng, thành tích này cũng có công của sếp. Khi họp hành bạn không nên khoe tài liệu mới đến mà hãy báo cáo trước với sếp trước để sếp tự làm điều đó, không nên nói hết về kế hoạch phát triển, hãy giành cho sếp nói. Tóm lại, luôn luôn phải cho sếp thấy rằng sếp là người quan trọng, được tôn trọng.
- Hãy truyền đạt tình hình nhân viên với cấp trên
Đa số cấp trên đều muốn tìm hiểu các vấn đề của cấp dưới, như mẹ ai ốm nằm việc, hôm qua là sinh nhật của ai. Khi cấp trên hiểu được tình hình của cấp dưới thì sẽ bày tỏ sự quan tâm để tăng cường sự gần gũi với cấp dưới. Cần nhớ là những điều mà cấp trên cần tìm hiểu không phải là xích mích của bạn với người khác, cũng không phải là bí mật của ai đó, lại càng không phải là cấp trên yêu cầu bạn thậm thụt điều gì. Khi nói chuyện với cấp trên về đồng nghiệp bạn chỉ nên nói những ưu điểm của đồng nghiệp thì mới tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa bạn và đồng nghiệp, đồng thời để cấp trên thấy rằng bạn là người thẳng thắn.
- Không nên nghe ngóng bí mật riêng tư của cấp trên
Cấp trên thường ngồi lại một mình ở văn phòng khi nhân viên đã về hết, cấp trên cũng là người, cũng cảm thấy áp lực trong công việc, cũng có những điều khó xử trong cuộc sống gia đình... Nhiều khi cấp trên có những biểu hiện mềm yếu, mong muốn được người khác an ủi. Nhưng nếu bạn luôn dò hỏi những bí mật của cấp trên và tìm cách này cách nọ thì chỉ là nịnh bợ, xun xoe thì thật sai lầm. Lúc cấp trên yếu đuối nhất họ chỉ tìm kiếm sự quan tâm đúng mức, dù chỉ là một tách trà nóng cũng làm cho họ cảm thấy bạn là người thấu hiểu tình cảm. Bạn có thể kể cho cấp trên nghe một câu chuyện cười để làm cho cấp trên bớt buồn bực. Họ sẽ cảm ơn bạn nhiều lắm. Hãy nhớ là quý trọng cấp trên thực sự xuất phát từ tình cảm chứ không để lợi dụng.
- Làm nhiều, nói ít
Dù nhiều sếp không phản đối việc cấp trên lấy lòng, nịnh hót nhưng họ thích những người có tác phong làm việc chân thực, đúng đắn. Nếu bạn làm việc đâu ra đấy và nói những câu thích hợp đúng mức thì tốt hơn những người làm ít nói nhiều. Cấp trên sẽ mong được gần gũi với những người cấp dưới như bạn. Khi tiếp xúc với cấp trên, bạn cần phải dũng cảm nhìn thẳng vào mắt cấp trên, không nên né tránh, thẳng thắn trao đổi cách suy nghĩ của mình với cấp trên, không giấu giếm, không khoa trương, không bàn luận về bí mật của cấp trên và cố gắng làm việc, tranh thủ trở thành một cấp dưới tài giỏi. Làm được như vậy thì lo gì cấp trên không tán thưởng bạn?
3. Hiệu quả kỳ diệu của ý kiến và kiến nghị
Nhiều người không biết nên làm thế nào với những yêu cầu không hợp lý của cấp trên. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ chỉ cho các bạn một số cách làm sau.
- Hãy đứng trên lập trường của cấp trên
Anh Lý là trợ lý Tổng giám đốc của một Công ty chuyên về Internet. Sếp của anh học kỹ thuật nên không thạo quản lý mạng nhưng với chức vụ như vậy nên hay chú ý đến mảng kỹ thuật làm hệ thống quản lý cấp dưới rối tung mà không ai dám nói, chỉ thì thầm tranh cãi. Do đó, việc phối hợp giữa anh và các bộ phận khác rất khó khăn.
Qua nhiều lần suy nghĩ, anh quyết định kiến nghị với sếp. Anh đã nói với sếp là ý nghĩa thực sự của lãnh đạo là lãnh đạo về kỹ thuật và quản lý, ai cũng biết sếp rất giỏi kỹ thuật nhưng cần phải nhấn mạnh quản lý hơn nữa. Nghe anh nói vậy sếp gật đầu liên tục và trầm tư suy nghĩ.
Anh đã nói rất khéo gộp cả lập trường của sếp làm sếp phải thay đổi lập trường. Sau đó, quả nhiên sếp chú ý đến phần quản lý nhân sự, kinh doanh và tài vụ nhiều hơn, đã kiềm chế được một số nhân tố bất ổn ở trong công ty, công ty làm ăn phát đạt và anh Lý cũng có nhiều uy tín hơn.
Qua đó, chúng ta có thể thấy đứng trên lập trường của cấp trên đúng là một thượng sách để nêu ý kiến với sếp. Trước hết không bác bỏ thẳng thừng lập trường của cấp trên mà suy nghĩ vấn đề đứng ở lập trường của cấp trên và đích cuối cùng nhằm bảo vệ uy quyền của sếp, điểm xuất phát là rất thiện ý. Thứ hai, biện pháp này là cách xử lý tế nhị, không làm tổn thương tính tự trọng của sếp, dễ được sếp chấp nhận, đạt được hiệu quả cao. Muốn áp dụng được biện pháp này, bạn cần có khả năng tổng hợp và kiến thức xã hội, không phải ai cũng gộp được lập trường của sếp với các vấn đề khác nhau. Khi bạn đứng trên lập trường của sếp thì bạn cũng có cơ hội tăng cường khả năng lãnh đạo của mình.
Chọn đúng thời gian thích hợp để kiến nghị với cấp trên, đáng chú ý là điều đó không chỉ bao gồm ý kiến bạn nêu mà phải kèm theo phương án giải quyết.
Trước hết, khi nêu kiến nghị với cấp trên cần phải chọn đúng thời cơ, chú ý đến tâm tư, tình cảm của sếp. Bạn phải nhớ sếp cũng là một người bình thường, khi họ đang bừa bộn với công việc, tâm tư buồn bực thì dù kiến nghị của bạn có hay thế nào, mang tính xây dựng cao thì họ cũng không nghe.
Thứ hai, khi nói chuyện với sếp bạn cần phải chú ý đến phản ứng của họ, qua ngôn ngữ, cử chỉ và cách biểu lộ tình cảm nhanh chóng phán đoán xem sếp có đồng ý với quan điểm của mình hay không. Khi nói chuyện để lời nói của bạn có sức thuyết phục hơn nên nêu những ví dụ đúng.
Cuối cùng, bạn cần phải chú ý đến thái độ của cấp trên, hãy tôn trọng cấp trên và thể hiện được ý kiến của mình. Có thể cấp trên không hoàn toàn đồng ý với quan điểm của bạn nhưng họ cũng vui lòng lắng nghe ý kiến của bạn vì tấm lòng thẳng thắn và chân thành của bạn, cái họ chấp nhận chính là cá tính con người của bạn.
- Giới hạn thời gian nói chuyện trong 1 phút
Nếu bạn cần nêu ý kiến với cấp trên thì bạn cho rằng thời gian bao nhiêu lâu là phù hợp? Đa số những người lãnh đạo rất khó chấp nhận những ý kiến dài dằng dặc. Tranh thủ nói hết những gì bạn muốn nói trong 1 phút, như vậy cấp trên cũng cảm thấy hài lòng và ý kiến của bạn cũng dễ được chấp nhận hơn. Nếu họ không đồng ý với ý kiến của bạn thì cũng không tỏ ra bực bội với bạn vì bạn không làm lãng phí nhiều thời gian của họ.
- Tin chắc phủ nhận cũng là ý kiến
Nếu bạn nêu ý kiến với cấp trên mà được họ đồng ý ngay thì còn gì tốt bằng. Nhưng đa số các trường hợp sếp thường là người rất “ngoan cố”, không dễ dàng thuyết phục như vậy. Bạn nêu ý kiến, còn chấp nhận ý kiến của bạn hay không thì họ cần phải suy nghĩ cẩn thận.
Nhiều người nản lòng thoái chí vì không được sếp đồng ý ngay với ý kiến mình nêu hoặc bị sếp phản bác “không phù hợp”, “không tán thành”. . Thực ra, bạn vội vứt bỏ quan điểm của mình chỉ vì một hai lần không được sếp chấp nhận thì thật là ấu trĩ. Bạn đã quyết định nếu ý kiến với cấp trên thì cũng cần biết rằng phủ nhận cũng là ý kiến, cần phải dũng cảm và chuẩn bị sẵn tâm lý để đón nhận lời phủ nhận của đối phương. Bên cạnh đó bạn cũng cần suy nghĩ như thế nào về nội dung và cách nêu ý kiến.
Trước hết, bạn là người nêu ý kiến thì cần phải nêu thật hoàn chỉnh, rõ ràng. Bạn cần phải có nhiều tài liệu để chứng minh cho ý kiến của mình. Nếu không, cấp trên hỏi lại mà cứng lưỡi thì lúc đó cấp trên nêu ý kiến với bạn chứ không phải bạn là người nêu ý kiến. Thứ hai, nội dung ý kiến phải đầy đủ, cần chú ý đến cách nêu ý
kiến. Nêu ý kiến với cấp trên là một việc làm tốt, nhưng nếu quá “nhiệt tình” thì bạn sẽ tự chuốc họa vào thân, khi ấy liệu cấp trên có chấp nhận ý kiến của bạn hay không? Do vậy, khi nêu ý kiến với cấp trên đừng bao giờ cho mình là trên hết mà cần phải chú ý đến cấp trên.
“Những người muốn trèo cao thì nên đi trên bậc thang của sự khiêm tốn”. Đó là câu nói của Sêchpia, nhà đại văn hào vĩ đại. Câu nói này cũng rất thích hợp với những người muốn được sếp chấp nhận ý kiến của mình.
4. Những lời nói gây trở ngại cho việc thăng tiến
Những người luyện võ đều biết rằng, dù bạn là cao thủ giỏi nhất thì cũng vẫn có những điểm yếu. Nếu bị mọi người phát hiện ra điểm yếu này thì tính mạng của mình sẽ gặp nguy hiểm. Với bạn cũng vậy, bạn cũng có những điểm yếu của mình, nếu để lộ thì sẽ ảnh hưởng đến tương lai sau này.
- Quá tự ti
Nếu bạn tin rằng mổ xẻ mình ở văn phòng là một cách làm đúng đắn, để cấp trên có ấn tượng hoàn thiện hơn về bạn thì thật sai lầm. Đó là do bạn quá tự tin, tự cảm thấy mình quá tuyệt vời. Nếu gặp phải cấp trên ghét những lỗi lầm của bạn thì bạn sẽ bị từ chối thẳng thừng thậm chí còn bị thôi việc.
- Khoa trương tài năng của mình
Một số phụ nữ do thiếu tự tin nên luôn khoa trương bản thân để mở rộng ảnh hưởng trong đồng nghiệp, hoặc thổi phồng tài năng của mình để lôi cuốn sự chú ý của cấp trên. Những người phụ nữ biết chứng minh giá trị của bản thân thật đáng kính trọng, nhưng nếu bạn nói về mình không đúng thì sẽ không để lại ấn tượng tốt với mọi người. Trong quá trình tiếp xúc với bạn người khác sẽ quên đi ưu điểm của bạn do bạn tự khoe trương, khoác lác. Hơn nữa, làm như vậy càng làm lộ thêm nhược điểm của bạn, người khác sẽ cho rằng bạn nói khoác để lấy can đảm, đó là một biểu hiện không tự tin. Như vậy thì nhận xét tốt của cấp trên về bạn sẽ bị giảm đi rất nhiều.
- Kết cục của “trò chơi khóc lóc”
Có người cho rằng “Tín nghĩa và danh dự của một nhân viên ở văn phòng có đến 50% là sự thể hiện của họ trước mặt người khác”.