ty TNHH Cát Lâm:
Công ty TNHH Cát Lâm là một doanh nghiệp t nhân, tuy mới tham gia hoạt động trên thị tr ờng máy phát điện cha lâu, nhng cũng đã tham gia và thành công rất nhiều cuộc đấu thầu, đã cung cấp một số lợng lớn máy phát điện, với đủ loại khác nhau, đa dạng cả về công suất lẫn nguồn gốc xuất xứ. Sở dĩ có đ ợc kết quả nh vậy là bởi công ty luôn coi trọng công tác đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng.
1. Công tác mua hồ sơ dự thầu:
Trớc khi có hoạt động đấu thầu, cán bộ kinh doanh của công ty thờng rất trú trọng đến việc thu thập thông tin có liên quan đến các dự án, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị có kế hoạch mua máy phát điện. Để từ đó thờng xuyên liên hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đó bản năng lực công ty. Hoạt động này rất quan trọng, có ảnh h ởng lớn đến khả năng thắng thầu của công ty sau này.
Khi có thông báo mời thầu công ty sẽ cử cán bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu không có điều kiện đến tận nơi công ty có thể mua thông qua đờng bu điện. Giá của một bộ hồ sơ thờng từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng. Tất cả những chi phí có liên quan đến công tác mua hồ sơ thầu th ờng đợc tính vào phí công tác của cán bộ và
sẽ đợc công ty thanh toán sau khi làm giấy thanh toán.
2. Công tác lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợpđồng. đồng.
Song song với việc mua hồ sơ dự thầu, công ty đồng thời tiến hành nghiên cứu thu thập những thông tin liên quan đến dự án nh : - Chủ đầu t, chủ quản đầu t, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng nh tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chính.
- Nguồn vốn và quy mô dự án. Điều này là rất cần thiết đối với công ty khi tham gia thầu dự án. Nó có liên quan đến mức giá, đến loại thiết bị mà công ty sẽ dự thầu.
- Các đối thủ sẽ tham gia vào dự án để từ đó có những đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thác thế mạnh của công ty hơn so với các đối thủ khác cùng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của công ty.
2.1 Lập hồ sơ dự thầu.
Sau khi mua đợc hồ sơ dự thầu, công ty sẽ xem xét các điều kiện của gói thầu đợc nói rõ trong nội dung của hồ sơ thầu. Có thể gồm: Khả năng công ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chính, catalogue, các chứng chỉ liên quan, bảo đảm về pháp lý, điều kiện thanh toán, bảo hành, biện pháp thi công, tiến độ thi công, có thể kèm theo danh sách một số khách hàng… Nói chung là phải bảo đảm đầy đủ. Thông thờng để hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiên và quan trọng là cán bộ công ty sẽ nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu để có những quyết định đúng đắn khi lập hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu xem xét đánh giá lựa chọn nhà thầu. Do vậy đòi hỏi ở công ty phải đầu t kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều, nói chung là cả chi phí về vật chất và chi phí về tinh thần. Ngoài những chi phí cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, công ty có thể gặp phải những rủi ro không thể tránh khỏi trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ban lãnh đạo công ty thờng phân tích rất kĩ những rủi ro có thể gặp phải đồng
thời tìm ra giải pháp để khắc phục nó.
2.2 Nộp hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ đ ợc cán bộ công ty gửi đến hội đồng xét thầu đúng thời gian quy định. Hồ sơ có thể đ ợc gửi trực tiếp hoặc gián tiếp qua đ ờng bu điện, miễn là bảo đảm về mặt thời gian. Thông thờng các dự án quy định mở xét thầu cách ngày đóng thầu là một đến hai ngày, đặc biệt là các dự án ở các tỉnh ngoài Hà Nội nên cán bộ của công ty th ờng trực tiếp đa hồ sơ dự thầu đến tận nơi, sau đó nghỉ trọ lại để chờ ngày mở thầu.
2.3 Thời gian đánh giá
Thời gian và thời điểm mở thầu đ ợc ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu sẽ đợc mở công khai trớc sự chứng kiến của các bên tham gia dự thầu, cán bộ của công ty cũng luôn có mặt trong buổi mở thầu để chứng kiến, ghi lại toàn bộ những chi tiết có liên quan đến công tác mở thầu, các thông tin về hồ sơ của các bên tham gia
dự thầu nh mức giá dự thầu của đối thủ, loại máy mà đối thủ dự thầu, chế độ bảo hành, các dịch vụ kèm theo… từ đó tập hợp thành những tài liệu hỗ trợ cho công ty trong việc đánh giá về đối thủ, để có những chính sách đối phó thích hợp hơn sau này.
2.4 Ký kết hợp đồng
Khi có thông báo trúng thầu của chủ đầu t , đại diện của công ty Cát Lâm sẽ cùng với chủ đầu t ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng sẽ phản ánh đúng và đầy đủ những cam kết giữa hai bên trong quá trình đấu thầu.
Nội dung bao gồm:
+ Các tài liệu kèm theo (là một phần) của hợp đồng kinh tế. + Đối tợng của hợp đồng
+ Yêu cầu về số lợng, chất lợng, chủng loại, của thiết bị + Biên bản nghiệm thu
+ Phơng thức và điều kiện thanh toán + Bảo hành thiết bị
Ngoài ra, nội dung của hợp đồng còn có các điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm ký
nhận hợp đồng, phạm vi hợp đồng, xử lý hợp đồng, những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, cam kết của chủ đầu t . Mọi thay đổi hay bổ sung đều theo sự đồng ý của cả hai bên, bên nào vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật và theo những điều khoản trong hợp đồng, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn tr ớc những thiệt hại đã gây ra cho bên kia.