Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu Công ty sử dụng hai loại chứng từ bắt buộc đó là “ Hóa đơn”( Do người bán gửi cho Doanh nghiệp) và “phiếu nhập kho”( nhân viên phòng kế hoạch lập).
Trường hợp nhập kho do mua ngoài:
Đối với những nguyên vật liệu mua về Công ty thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT do khách hàng cung cấp, căn cứ phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán hạch toán ghi.
Nợ TK 152 : Giá thực tế nhập kho chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK111,112: Tổng tiền thanh toán
Ví dụ 2.1 Ngày 8/1/2009 phòng kế toán Công ty nhận được phiếu nhập
kho số 0005 ngày 8/1/2009 kèm hóa đơn số 51520 ngày 8/1/2009 của Công ty TNHH TM Đức Mậu. Công ty đã trả tiền cho người bán bằng tiền mặt, tổng hóa đơn bao gồm cả thuế GTGT 5% là 17.436.165 đ.
Kế toán hạch toán
Nợ TK 152.1 : 16.605.300
Nợ TK 133 : 830.265
Có TK 111 : 17.435.565
Đối với những nguyên vật liệu mua về Công ty chưa thanh toán ngay cho người bán. Căn cứ vào hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập. Kế toán hạch toán
Nơ TK 152: Giá thực tế nhập kho chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán
Khi nào Công ty thanh toán cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán ghi
Nợ TK 331:
Có TK111,112:
Ví dụ 2.2 Ngày 20/1/2009 phòng kế toán nhận được phiếu nhập kho số
0007 ngày 20/1/2009 kèm hóa đơn số 60625 ngày 20/1/2009 của Công ty TNHH Trường anh. Công ty chưa trả tiền cho người bán
Kế toán hạch toán
Nợ TK 152.1 : 13.271.500
Nợ TK 133 : 663.300
Có TK 331 : 13.934.800
Ngày 20/2/2009 Công ty thanh toán cho Công ty TNHH Trường anh tổng số tiền trên hóa đơn số 60625 ngày 20/1/2009 bằng tiền gửi ngân hàng.
Kế toán hạch toán
Nợ TK 331: 13.934.800
Có TK 112: 13.934.800
Trường hợp nhập kho do thuê gia công
Có một số phụ tùng lắp ráp mà công ty không có trang thiết bị để làm do đó phải thuê gia công. Do đó khi hàng gia công về đến Công ty và qua các khâu kiểm tra đánh giá, xác nhận của bộ phận KCS thông qua biên bản kiểm nghiệm, có xác nhận của phòng kinh doanh, thủ kho. Số hàng trên sẽ được nhập và chuyển một liên lên cho phòng kế toán. Kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu nhập gia công
Có TK 154: Trị giá nguyên vật liệu nhập gia công
* Hàng tháng sau khi tập hợp được các phiếu nhập kho được gửi lên nhân viên tổng hợp vật tư tiến hành lập bảng kê nhập nguyên vật liệu của
Bảng 2.10: Bảng kê Nhập nguyên vật liệu
BẢNG KÊ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU THÁNG 1/2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng Số phiếu
Tên vật tư Đơn giá Số
lượng Nợ TK Có TK 152 133 331 111 112 8/1 0005 Thép ống 16.500 565 9.322.500 466.125 9.788.625 8/1 0005 Thép tròn 14.450 504 7.282.800 364.140 7.646.940 12/1 0006 Thép U 12.906 441 5.691.661 284.330 5.975.991 20/1 0007 Tôn 12.065 1.100 13.271.500 663.300 13.934.800 22/1 0008 Thép ống 16.200 730 11.826.000 591.300 12.417.300 22/1 0008 Thép tròn 15.625 348 5.437.560 271.728 5.709.288 22/1 0009 Gang 12.000 2.375 28.500.000 1.425.000 29.925.000 30/1 0010 Động cơ 5.614.900 10 56.149.000 2.807.450 58.956.450 1/1-31/1 Vật tư lẻ 98.142.000 9.814.200 107.956.200 1/1-31/1 Các nhóm vật liệu khác 4.642.800 4.642.800 Tổng cộng 240.265.821 16.687.573 96.993.829 130.034.565 29.925.000
Thuế GTGT của thép , gang, động cơ là 5%, còn vật tư lẻ 10%, các nhóm vật liệu khác là không có thuế GTGT
Hà nội, ngày 31 tháng 01 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên
Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập kho kèm hóa đơn của đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, và phiếu chi, chứng từ ngân hàng. Kế toán lên nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2,sổ chi tiết thanh toán với người bán, nhật ký chứng từ số 5.
Với hình thức mua hàng trả tiền ngay Công ty sử dụng phiếu chi và Nhật ký chứng từ số 1 để thể hiện.
Bảng 2.11: Phiếu Chi
Đơn vị:Công ty cổ phần Đồng tháp Mẫu số: 02- TT
Địa chỉ: 129D Trương Định – HBT-HN ( Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)