Kiém soàt chat lugng là mot bd phàn trong moi qua trình san xuàt, trong tùng càc dich vu dàc biét là càc dich vu vd hình nhàn dugc su quan tàm va tin tudng cùa cdng chùng, nhu dich vu kè toàn, kiém toàn. Càc cdng ty ké toàn, kiém toàn, phài dàm bào ràng càc dich vu ma hg cung càp déu ed chat lugng cao va dugc giàm sàt day dù - Cdng viéc này dugc tién hành thdng qua mot he thóng kiém soàt chat lugng.
Kiém soàt chat lugng là mdt bien phàp hùu hiéu de xù ly càc rùi ro phàt sinh tu viéc tranh chàp tràch nhiem nghè nghiep kiém toàn là dich vu kinh doanh ed dièu kién va mang tinh chat tu vàn phàp ly cao, Kiém toàn vién phài làm viéc trong khudn khd cùa càc Chuàn mire chuyén nghiep va càc quy dinh cùa phàp luàt va néu làm trai vdi nhùng yèu càu dd thi Kiém toàn vién sé bi phàn xét. De dàp ùng yéu càu này, cdng ty kiém toàn phài tu de ra va trién khai quy trình kiém soàt chat lugng de ed thè dàm bào vói cdng ty cùng nhu vói xà bòi ràng càc Chuàn muc cao nhàt cùa nghè nghiep luòn dugc tuàn thù va coi day nhu là mot "Chuàn mire cùa cdng ty". Ngoài Chuàn mire kiém toàn sd 220 - "Kiém soàt chat lugng hoat ddng kiém toàn". Lién doàn ké toàn qudc té (IFAC) dà cdng bó Chuàn mire quóc té vè "Kiém soàt chat lugng ddi vdi cdng ty kiém toàn va soàt xét thdng tin tài chinh qua khù, càc dich vu dàm bào va dich vu lién quan khàc". (ISQC sd 1 ed hiéu lue tu ngày 15/06/2005), Ò Vièt Nam càc cdng ty kiém toàn nuóc ngoài dà thuc hién nghiém ngàt càc thù tue kiém soàt chat lugng trong nhiéu nàm qua.
Quàn ly chat lugng hay kiém soàt chat lugng bàt dàu ngay tu ngày day làm viéc dàu tièn cùa kiém toàn vién va khdng dugc két thùc cho dén tàn ngày làm viéc cudi cùng cùa hg. Kiém soàt chat lugng khdng phài là mot cdng viéc tàch biét ma là mot qua trình lién tue
va xuyén suÓt nhàm cùng cÓ mgi phuong dién boat ddng cùa còng ty kiém toàn. Viéc kiém soàt chat lugng trong noi bg cùa tùng cdng ty kiém toàn khdng thè thay thè cho viéc kiém tra cùa co quan chùc nàng. Trong ITnh vuc kiém toàn, viéc thuc hién kiém soàt chat lugng ngay tu khi bàt dàu cdng viéc sé hiéu qua hon rat nhièu là thuc hién dièu này sau khi dà hoàn thành cdng viéc. Quy trình kiém soàt chat lugng góm 7 bd phàn càu thành, cùng là 7 còng viéc phài làm:
Thù nhàt: Trudc hét phài dàm bào tinh ddc làp, trung thuc, khàch quan
Ddc lap là nguyén tàc hành nghé kiém toàn, là tiéu chuàn nghè nghiep là dièu khdng thè thiéu dugc trong nghé kiém toàn. Néu khdng ddc làp thi cdng viéc kiém toàn sé khdng dugc tin cày, khdng ed co sd dao due de dàm bào Igi ich cho nhùng ngudi su dung thdng tin tài chinh. Khi bành nghé, Kiém toàn vién phài that su vd tu, va làm cho ngudi khàc thày minh vd tu , khdng lién quan dén Igi ich bi coi là khdng phù hgp vdi tinh trung thuc, khàch quan va tinh ddc làp khi Kiém toàn vién thuc hành nghè nghiép.
Tinh ddc làp de càp dén càc mdi quan he vdi khàch hàng. Kiém toàn vién bi coi là ddc làp khi ed quan he kinh té, tài chinh, quan he già dinh hoac quan he khàc vdi khàch hàng. Nhung ddc làp khdng chi don giàn nhu vày, ddc lap là trang thài tàm ly, su tu do quyét dinh nhùng gì kiém toàn vién tin tuòng nhàt, eó thè tu quyét doàn, khòng bi tàc ddng, khdng bi khdng che hoac bàt ky sue ép tu ben ngoài nào. Kiém toàn vién phài dugc ddc lap vè tu tuóng, tu duy va phài hoàn toàn vùng tàm. Kiém toàn vién khòng phài chiù sue ép kinh té cùa viéc phài giù khàch hàng boàc là do thu phi cao. Kiém toàn vién khdng dugc xem minh là nguòi làm cdng cho khàch hàng, ma phài là ben thù ba ddc lap, dang thuc hién cdng viéc vói chuyén mdn tdt nhàt.
Cdng ty kiém toàn va tàt cà nhàn vién cùa minh phài tuàn thù càc nguyén tàc vè tinh ddc lap, chinh truc, khàch quan, bào màt va quy dinh chung vè tu càch nghè nghiép. Cdng ty kiém toàn va nhàn vién khdng nhùng phài thuc su ddc lap vè tu tudng ma cdn phài ddc làp vè hinh thùc, tue là phài dugc nguòi khàc nhìn nhàn là dòc làp vdi khàch hàng.
Quàn ly chat lugng kiém toàn bao gdm yéu càu kiém toàn vién ky cam két vói cdng ty kiém toàn vè tinh ddc lap. Cdn cdng ty kiém toàn thi xàc nhàn vdi khàch hàng vè tinh ddc làp. Do mdi truòng kinh doanh ngày càng phùc tap, càn luòn ed càc hudng dàn, bó sung cho kiém toàn vién vè càch duy trì tinh ddc làp,
Thù hai: Ky nàng thuc hién chuyén mdn
Càc cdng ty kiém toàn mudn cung càp dich vu vdi chat lugng cao thi phài tuyén chgn càc nhàn vién ed ky nàng va nàng lue chuyén mdn cao, phài thuòng xuyén duy trì, càp nhàt va nàng cao kién thùc va phàt trién càc khà nàng cùa hg mot càch lién tue.
Trén thuc té, còng tàc kiém soàt chat lugng thuòng phài bàt dàu bang mot chuong trinh tuyén dung nhàn vién toàn dién vói càc tiéu chuàn tdi thiéu dugc nghién cùu, xem xét ky ludng. Chuong trình này ddi hdi nguòi thuc hien còng tàc tuyén dung phài dugc dào tao de ed thè tuyén chgn dugc càc nhàn vién ed dù phàm chat phù hgp vói yéu càu cùa nghé nghiép kiém toàn. Ngay sau khi tuyén chgn, nhàn vién mói phài dugc dào tao va viéc dào tao sé dugc tiép tue trong suót thòi gian làm viéc tai còng ty. Viéc dào tao ed thè thdng qua thuc té (dào tao qua cdng viéc) hoac qua càc khoà dào tao chinh thùc vè càc chinh sàch va thù tue cùa cdng ty. Dào tao chuyén mdn thudng là de ed càc bang càp chuyén
nghiép thi phài tiép tue tham già càc chuong trinh phàt trién nghè nghiép tiép theo cao hon mài.
Thù ba: Giao vice:
Cdng viéc kiém toàn phài dugc giao cho Kiém toàn vién dugc dào tao va ed day dù ky nàng va nàng lue chuyén mdn dàp ùng dugc yéu càu thuc té. trong mdi truòng kinh doanh phùc tap, tinh nàng ddng, yéu càu vè chuyén mdn, càc kién thùc ve luat phàp ... là rat khàc nhau, ludn thay ddi. Diéu dd ddi hdi kiém toàn vién phài ed kinh nghiém vè tùng ITnh vuc cu thè de ed thè hiéu dugc rÒ vè ITnh vuc kinh doanh va Bào cào tài chinh cùa khàch hàng.
Thù tu': Huóng dàn va giàm sàt
Cdng viéc kiém toàn phài dugc chi dao, huóng dàn, giàm sàt va soàt xét ò tàt cà càc khàu de ed su dàm bào hgp ly là cdng viéc dà làm dàp ùng dugc càc tièu chuàn vè chat lugng ngày càng cao hon. càc kiém toàn vién càp cao nhàt phài phàn cdng cdng viéc nhung khdng thè chuyén giao tràch nhiém dói vdi toàn bd cdng viéc kiém toàn, do dd, ké hoach va cdng viéc kiém toàn phài dugc kiém tra, soàt xét day dù va tàt cà càc cdng viéc déu dugc soàt xét qua nhiéu càp do.
Néu viéc làp ké hoach va giàm sàt thuc hién tòt thi viéc soàt xét nhièu khi chi don thuàn là viéc xàc nhàn lai cdng vice yèu càu dà dugc thuc hién hay chua.
Dàm bào chat lugng kiém toàn, khi càn thiét Kiém toàn vién phài tham khào y kién tu vàn cùa chuyén già trong va ngoài cdng ty. Càc chuyén già dugc tham khào y kién phài Cd hiéu biét sàu sàc vè chuyén ngành ed lién quan càn tham khào va phài ed càch nhìn
khàch quan, tdng quàt vè càc vàn dk ma khdng bi ành hudng tu phia khàch hàng.
Thù sàu: Duy trì va chàp nhàn khàch hàng
Cdng ty kiém toàn phài dành già khàch hàng tièm nàng va thuòng xuyén phài xem xét lai khàch hàng hien ed cùa minh. khi kiém soàt chat lugng yéu càu vè duy trì va chàp nhàn khàch hàng, càc cdng ty kiém toàn càn xem: Nàng lue phue vu khàch hàng cùa cdng ty va cùa Kiém toàn vién, tinh ddc làp cùa cdng ty kiém toàn, tinh chinh truc cùa Ban lành dao cùa khàch hàng.
Khi xem xét viéc duy trì va chàp nhàn khàch hàng, càc cdng ty kiém toàn thuòng thuc hién càc thù tue: Xem xét thòng tin tài chinh va càc thdng tin khàc cùa khàch hàng, trao ddi vdi ben thù ba va Kiém toàn vién nàm truóc. Viéc dành già càc khàch hàng hién ed va càc khàch hàng tièm nàng phài dugc Giàm ddc cdng ty kiém toàn phè duyet. Chat lugng kiém toàn cdn dugc xàc dinh bdi chat lugng khàch hàng cùa cdng ty kiém toàn dd. néu bàn thàn khàch hàng khdng ddi hdi dich vu kiém toàn phài ed chat lugng cao thi ddng co dói mdi chat lugng kiém toàn cao cùng ành hudng truc tiép dèn Kiém toàn vién.
Thù bay: Kiém tra
Càc cdng ty kiém toàn phài thudng xuyén theo ddi, kiém tra tinh hiéu lue, tinh day dù va tinh hiéu qua cùa càc chinh sàch va thù tue kiém soàt chat lugng cùa dich vu kiém toàn cùa cdng ty duói nhièu hình thùc, nhu dành già tinh ddc lap cùa kiém toàn vién, dành già bào cào tài chinh ed rùi ro cao (bào cào tài chinh ed y kién khdng chàp nhàn); hoac lira chon de kiém tra chat lugng va cdng vice cùa tùng hgp dóng kiém toàn ... càc cdng ty chi nhành, vàn phdng phài thuc hien kiém tra chéo giùa càc vàn phdng, chi nhành, sau khi dà phàt hành bào cào, bàt cu sai sdt nào dugc phàt hién dèu phài xù ly nghiém tue d càp cao nhàt cùa cdng ty. Càc sai sdt này phài dugc pbó bién thdng qua dào tao va càp nhàt kién thùc hàng nàm cho nhàn vién.